Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Правильное её ведение и хранение, не только требование закона, но и защита прав как работника, так и работодателя․ В 2026 году действует актуальная редакция правил, утверждённая Приказом Минтруда России от № 320н (с изменениями)․ Старое Постановление Минтруда от № 69 утратило силу․

Общие положения и нормативная база

Основным документом, регулирующим все вопросы, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утверждённые Приказом Минтруда № 320н․

• Кто обязан вести: Все работодатели (организации, ИП, иностранные компании) для работников, с которыми заключён трудовой договор․
• Исключения: Лица, работающие по гражданско-правовым договорам, не получают трудовую книжку․
• Форма: Используются только бланки установленной формы, изготовленные в соответствии с техническими требованиями․

Инструкция по заполнению трудовой книжки (актуальные правила)

ьный лист (первая страница)

Заполняется при первом оформлении․ Все данные вносятся разборчиво, без сокращений, чёрными чернилами (шариковой ручкой) или при помощи печатающих устройств․

1. ФИО — полностью, в именительном падеже, согласно паспорту․
2. Дата рождения, цифрами (день, месяц, год)․
3. Место рождения, населённый пункт, область/край/республика, страна (если не РФ)․
4. Образование — указывается наименование учебного заведения, год окончания, документ об образовании (диплом, аттестат)․
5. Специальность — по диплому или по фактическому месту работы․
6. Кем и когда принят на работу, наименование организации/должность и дата приёма;
7. Кем и когда уволен — заполняется при увольнении․

Раздел «Сведения о работе» (основной раздел)

Записи о каждом месте работы ведутся сквозной нумерацией (1, 2, 3․․․)․ В одну строку вносятся сведения об одном работодателе․

Обязательные реквизиты записи:

• Дата перевода/приёма, день, когда возникли трудовые отношения․
• Наименование организации/ИП — полное название, как в учредительных документах․
• Сведения о реорганизации: При смене наименования или реорганизации в той же записи делается отметка: «В связи с реорганизацией (переименованием) с ․․․ (дата) ․․․ (новое наименование)»․
• Должность/специальность — точное наименование из штатного расписания или трудового договора․
• Подразделение — структурное подразделение (если есть)․
• Основание — номер и дата приказа (распоряжения) о приёме, переводе, увольнении․
• Подпись, лица, внесшего запись (обычно сотрудник отдела кадров), и печать (при наличии)․

Пример записи о приёме на работу:

Принят на работу
ООО «Технологии Будущего»
Должность: Инженер-программист
Подразделение: Отдел разработки
Приказ № 85-к от
Подпись: _____________ / Иванова А․П․ /
Печать (при наличии)

Раздел «Сведения об обучении и повышении квалификации»

Заполняется при прохождении:

• Обучения по основным программам профессионального образования (вуз, колледж, техникум)․
• Повышения квалификации и профессиональной переподготовки (с указанием организации-учредителя и номера документа)․
• Стажировки, если они являются обязательным условием для присвоения квалификации․

Важно: Указывается только обучение, дающее право на выполнение работы․ Краткосрочные курсы (менее 72 часов) обычно не отражаются, если они не являются обязательными по закону․

Раздел «Награждения, поощрения и взыскания»

Вносятся государственные и ведомственные награды, поощрения (благодарность, премия) и дисциплинарные взыскания (замечание, выговор)․

• Указывается дата и номер документа (приказа)․
• Награждения и взыскания, не оформленные письменным документом, в книжку не вносятся․
• Дисциплинарное взыскание снимается по истечении срока или досрочно при положительном поведении — делается соответствующая запись․

Правила хранения трудовых книжек

На рабочем месте

Трудовая книжка хранится у работника, но работодатель обязан обеспечить её сохранность в период работы:

• На время отпуска, болезни, командировки книжка может храниться у работодателя (с письменным заявлением работника)․
• При утере или порче по вине работника он несёт материальную ответственность․

После увольнения

Это критически важный момент, часто вызывающий вопросы․

1. Обязанность выдачи: При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (под роспись в трудовой книжке и в личной карточке Т-2)․
2. Невостребованные книжки: Если работник не получил книжку (например, не явился за ней), она хранится у работодателя в сейфе или другом защищённом помещении․
3. Срок хранения невостребованных книжек: 3 года с даты увольнения․ По истечении этого срока книжка уничтожается с составлением акта․
4. Дубликаты: Порядок хранения и уничтожения дубликатов такой же․

Ответственные лица и документооборот

• Ответственный за ведение: Назначается приказом работодателя (обычно специалист отдела кадров)․ Он должен знать правила заполнения․
• Журнал учёта: Рекомендуется вести журнал регистрации выдачи трудовых книжек (номер, ФИО работника, дата выдачи, подпись)․
• Акт о порче/уничтожении: Испорченные при заполнении бланки и вкладыши, а также невостребованные книжки после 3 лет уничтожаются по акту, подписанному комиссией․

Типичные ошибки и как их избежать

1. Сокращения в записях․ Пишите полностью: «Уволен» вместо «Ув․», «Принят» вместо «Прин․»․
2. Неправильное основание․ Указывайте номер и дату именно того приказа, который послужил основанием для записи․
3. Нет сквозной нумерации․ Проверяйте порядковые номера в разделе «Сведения о работе»․
4. Исправления и помарки․ Они недопустимы․ При ошибке переписывайте запись на новом бланке, старый актируется․
5. Задержка выдачи при увольнении․ Это прямое нарушение ТК РФ․ Выдавайте в день увольнения․
6. Хранение невостребованных книжек бесконечно․ Установите срок в 3 года и контролируйте его․

Что делать при утере трудовой книжки?

Если книжка утеряна, работник должен:

1. Написать заявление о выдаче дубликата․
2. Работодатель (последний или любой предыдущий) обязан в течение 15 дней выдать дубликат․
3. В дубликате вносятся все сведения из подлинника (копируются с архивных документов)․
4. На первом листе дубликата делается отметка: «Дубликат», присваивается новый номер․
5. Подлинник, если будет найден, подлежит сдаче работодателю и уничтожению․

Ведение и хранение трудовых книжек в 2026 году — это строго регламентированный процесс․ Ключевые принципы: актуальность норм (Приказ №320н), чёткость записей, сквозная нумерация, своевременная выдача при увольнении и организованное хранение невостребованных документов․ Соблюдение этих правил минимизирует риски проверок Государственной инспекции труда и судебных споров․

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В спорных ситуациях необходимо обращаться к тексту официальных нормативных актов и получать консультацию у юриста․