Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажный формат остается актуальным для миллионов граждан․ Работодателям крайне важно соблюдать установленный законом порядок ее оформления, ведения и хранения, так как любые нарушения чреваты серьезными штрафами от трудовой инспекции․
В данной статье мы подробно разберем актуальные требования к оформлению трудовых книжек, ключевые изменения в законодательстве и правила их учета․
Нормативно-правовая база
Порядок работы с трудовыми книжками регламентируется несколькими ключевыми документами:
- Приказ Минтруда России от № 320н, основной действующий документ, утвердивший новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек․ Он вступил в силу 1 сентября 2021 года․
- Постановление Правительства РФ от № 225 — «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей с дополнениями и изменениями, установленными Постановлением Правительства РФ № 132 от г․)․
Несмотря на то, что старая Инструкция по заполнению трудовых книжек многим специалистам казалась составленной удачнее и содержала больше показательных примеров, в настоящее время именно Приказ Минтруда № 320н имеет приоритет․
Оформление трудовой книжки: основные правила
Оформление документа зависит от того, впервые ли человек устраивается на работу или уже имеет стаж․
Работник, принятый на работу впервые
Ранее действовало жесткое правило: оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществлялось работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу․
Однако в новом Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утвержденном Приказом № 320н) это требование претерпело изменения․ Теперь заполнять трудовую книжку впервые принятому сотруднику в его присутствии не обязательно, что несколько упростило процедуру для кадровиков․
Общие правила заполнения
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо соблюдать следующие актуальные требования:
- Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета)․ Использование шариковой ручки запрещено;
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение»)․
- Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, )․
- Приказ № 320н четко регламентировал положения о заполнении бумажной трудовой книжки в случае признания временного перевода постоянным․ Теперь для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» указываеться, что временный перевод стал постоянным, а в графе 2 проставляется дата этого перехода․
Учет и хранение трудовых книжек
Обеспечение сохранности трудовых книжек — не менее важная задача, чем их правильное заполнение․ Раздел VI и VIII Правил, а также Приказ № 320н устанавливают строгие регламенты․
Назначение ответственного лица
В организации обязательно должно быть назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них․ Это делается путем издания специального приказа (в 2025 году актуальны типовые примерные формы таких приказов от систем «Гарант» и «КонсультантПлюс»)․ Если ответственный сотрудник увольняется или уходит в отпуск, обязанность передается другому лицу по акту приема-передачи․
Книги учета
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрируются все полученные от сотрудников трудовые книжки и выданные им новые бланки․
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, ведется в бухгалтерии для учета приобретенных и розданных кадровику чистых бланков․
Отчетность и архивирование
- Ежемесячный отчет: По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации․
- Хранение: Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в сейфе работодателя в течение 2 лет․ По истечении этого срока невостребованные документы передаются в архив организации, где хранятся в течение 50 лет (для документов после 2003 года)․
Порядок оформления и ведения трудовых книжек претерпел значительные изменения с вступлением в силу Приказа Минтруда № 320н․ Отмена требования о присутствии работника при первичном оформлении, новые правила фиксации постоянного перевода и строгие нормы учета — все это требует от кадровых служб постоянного обновления знаний․ Главное для работодателя — четко следовать актуальным нормативным актам, своевременно назначать ответственных лиц и обеспечивать надежное хранение как самих книжек, так и их чистых бланков․