Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина в Республике Беларусь. Несмотря на активное внедрение цифровых технологий и электронных сервисов, бумажный носитель по-прежнему требует строгого соблюдения правил ведения, установленных законодательством. В данной статье мы подробно разберем актуальные требования, порядок заполнения, выдачи и хранения трудовых книжек, опираясь на нормативные акты, действующие в 2026 году.

Нормативная база: Что нужно знать

Основным документом, регулирующим вопросы ведения трудовых книжек, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (далее — Инструкция № 40). Именно этот документ определяет:

• Порядок заполнения и выдачи трудовых книжек и вкладышей;
• Правила оформления дубликатов;
• Порядок расчетов и учета бланков;
• Требования к хранению документов у нанимателя.

Важно помнить, что все записи вносятся на основании официальных документов (приказов, распоряжений) и должны быть точными и достоверными.

Первичное оформление: Прием на работу впервые

Если сотрудник поступает на работу впервые, обязанность по приобретению и оформлению трудовой книжки лежит на нанимателе. Согласно пункту 8 Инструкции № 40, процесс выглядит следующим образом:

1. Срок оформления: Трудовая книжка заполняется не позднее семи календарных дней со дня приема работника на работу.
2. Присутствие работника: Заполнение производится обязательно в присутствии работника.
3. Образец: Используется бланк установленного образца (согласно приложению к Инструкции № 40).

Стоимость бланка трудовой книжки удерживается с заработной платы работника, либо работник может внести деньги в кассу организации. Наниматель обязан обеспечить наличие бланков, заказывая их через местные исполнительные и распорядительные органы или администрации районов (в г. Минске).

Особенности работы с иностранными гражданами

В условиях интеграции в рамках Союзного государства, частым вопросом является оформление документов для граждан Российской Федерации. Если иностранный гражданин (в частности, гражданин РФ) имеет трудовую книжку российского образца, наниматель в Беларуси не вносит записи в нее.

В этом случае наниматель обязан:

• Завести работнику новую трудовую книжку белорусского образца (утвержденного Постановлением № 40).
• Внести в нее запись о приеме на работу в белорусской организации.

Это необходимо для правильного ведения учета стажа на территории Республики Беларусь.

Дубликаты и электронные услуги: Новшества 2024-2026 гг.

С 4 января 2024 года в Беларуси запущена новая электронная услуга на едином портале platform.gov.by. Теперь наниматели могут подавать сведения для оформления дубликатов трудовых книжек в электронном виде (код услуги 3.25.12).

Когда необходим дубликат?

• При утере трудовой книжки работником;
• Если документ пришел в негодность (сгорел, порван, залит жидкостью) и записки не читаемы.

Для выдачи дубликата наниматель собирает пакет документов, подтверждающих стаж работника, и подает соответствующие сведения через портал электронных услуг или в органы соцзащиты, что значительно упрощает процедуру по сравнению с прошлыми годами.

Вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка имеет ограниченное количество страниц для записей. Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» полностью заполнены, к трудовой книжке оформляется вкладыш.

Важные моменты:

• Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
• На титульном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
• Порядок приобретения и учета вкладышей аналогичен порядку работы с основными бланками трудовых книжек.

Памятка нанимателю: Основные правила

Чтобы избежать штрафных санкций и проблем с проверяющими органами, нанимателю необходимо соблюдать следующие правила:

1. Учет и хранение: Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности. Ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Записи: Все записи вносятся чернилами (черного, синего или фиолетового цвета), разборчиво, без сокращений. Даты указываются арабскими цифрами.
3. Исправления: Зачеркивания в разделах о работе и награждениях не допускаются. Ошибочная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом делается правильная запись с ссылкой на документ-основание.
4. Выдача при увольнении: В день увольнения работнику выдается на руки его трудовая книжка с внесенной записью об увольнении. Факт выдачи подтверждается подписью работника в книге учета.

Где получить бланки?

Бланки трудовых книжек и вкладышей выдаются субъектам хозяйствования местными исполнительными и распорядительными органами по месту нахождения организации или по месту жительства индивидуального предпринимателя. В городе Минске этим занимаются администрации районов. Для получения необходимо подготовить письмо на имя главы администрации и пакет документов, подтверждающий необходимость заказа.

Соблюдение правил оформления трудовой книжки — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работника на подтверждение своего стажа и пенсии в будущем. Нанимателям рекомендуется регулярно обновлять знания сотрудников кадровых служб в связи с изменениями в законодательстве и появлением новых электронных сервисов.