Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданы. Её правильное оформление и ведение гарантирует точность данных при расчёте стажа, выплате пособий и оформлении пенсии. В 2025‑2026 годах в законодательстве произошли значительные изменения, поэтому важно знать актуальные требования.

Правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» (с изменениями от 01 марта 2008 г. № 132).
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – утверждение формы бланка трудовой книжки и вкладыша.
• Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд России» (с изменениями, актуальными на 2025 год).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 692.

Эти документы определяют:

1. Какие сведения должны быть внесены в книжку.
2. Порядок выдачи, оформления дубликата и хранения.
3. Требования к оформлению электронных и бумажных форм.

Виды трудовых книжек

С 2025 года вводятся два варианта оформления:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, который продолжает использоваться в некоторых организациях.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательный документ для новых сотрудников, принятых с 1 января 2021 года, если у них нет трудового стажа.

Обе формы имеют одинаковую юридическую силу, однако электронный вариант simplifies процесс учёта и исключает потерю данных.

Порядок заполнения первой части (графы 1‑13)

Заполнение начинается сразу после приёма сотрудника на работу. Работодатель обязан оформить книжку в присутствии работника не позднее недели с даты приёма.

Что указывается в графе 13

В графе 13 фиксируются сведения о выдаче книжки:

• Дата выдачи.
• Подпись сотрудника при получении.
• Отметка о том, что сведения о трудовой деятельности будут направлены в Пенсионный фонд России.

Если работодатель не передаст данные в ПФР, соответствующий период работы не будет учтён в стаже.

Сведения, которые необходимо внести

В книжку включаются:

1. Ф.И.О. работника.
2. Дата рождения.
3. Место рождения.
4. Сведения о месте и дате заключения трудового договора.
5. Должность, подразделение, место работы.
6. Дата начала работы.
7. Сведения о предыдущем трудовом месте (если есть).
8. Сведения о продолжительности работы в предыдущих местах.
9. Дата увольнения (при увольнении).
10. Причина увольнения (по желанию работника).
11. Подпись работника и работодателя.

Правила оформления электронной трудовой книжки

С 1 января 2021 года для новых сотрудников, у которых нет трудового стажа, вводятся строгие требования к электронному документообороту.

• Электронная книжка создаётся в системе ГАРАНТ (или иной уполномоченной системе).
• Все сведения о трудовой деятельности фиксируються исключительно в электронном виде.
• Работодатель обязан обеспечить сотрудника доступом к электронной книжке через личный кабинет на портале Госуслуги или через Службу федеральной регистрации (СФР).
• Для получения выписки из ЭТК можно использовать сервис «Выписка из электронной трудовой книжки» на сайте ПФР.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или порчи документа.
• Моментальная обновляемость данных.
• Упрощённый процесс обращения в ПФР и другие инстанции.

Выдача, дубликат и хранение

Выдача первой копии

Первая копия трудовой книжки выдаётся новому сотруднику вручную. При этом:

1. Оформляется акт выдачи.
2. Сотрудник ставит свою подпись.
3. Работодатель фиксирует дату выдачи.

Оформление дубликата

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Потеря оригинала.
• Порча страниц.
• Требование сотрудника о замене (например, при смене ФИО).

Для получения дубликата необходимо:

1. Подать заявление в письменной форме.
2. Предоставить копию паспорта.
3. Оплатить государственную пошлину (если установлена).
4. Получить новый бланк, в который вносятся все ранее записанные сведения.

Хранение

Организация должна назначить ответственного за ведение и хранение трудовых книжек. Хранение осуществляется в защищённом помещении, доступном только уполномоченным сотрудникам.

Срок хранения:

• Бумажные книжки – до окончания срока действия трудового договора или до момента увольнения, после чего их передают в архив.
• Электронные книжки – хранятся в информационных системах организации в течение всего срока действия отношений и не менее 5 лет после увольнения.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата начала работы – указывайте точную дату, а не примерную.
• Отсутствие подписи сотрудника – без подписи книжка считается недействительной.
• Неправильный ввод данных в ПФР – проверяйте соответствие сведений в книжке и в системе ПФР.
• Задержка с выдачей дубликата – оформляйте дубликат сразу после обращения сотрудника.
• Неучёт перехода на электронный формат – следите за изменениями в законодательстве и своевременно обновляйте формы.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Определите, нужен ли сотруднику бумажный или электронный вариант.
2. Подготовьте бланк (бумажный или через систему ГАРАНТ).
3. Заполните все графы согласно Приложению N 2 к Постановлению № 225.
4. Оформите акт выдачи и получите подпись сотрудника.
5. Внесите сведения в ПФР и СФР (при необходимости).
6. Сохраните оригинал в архиве и, при необходимости, создайте резервный экземпляр.
7. При возникновении вопросов – обратитесь в отдел кадров или в консультацию по ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли использовать одновременно бумажную и электронную книжки?
  Ответ: Да, в 2025 году работодатель может вести обе формы, но для новых сотрудников без стажа обязательно используется электронный вариант.
• Вопрос: Как правильно оформить запись о работе в предыдущей организации?
  Ответ: Указываются полное название организации, дата начала и окончания работы, должность, основание увольнения.
• Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка?
  Ответ: Ошибку необходимо исправить в течение 5 рабочих дней, оформив соответствующее согласование и подписи сторон.
• Вопрос: Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
  Ответ: Через личный кабинет на портале Госуслуги или через сервис СФР – «Выписка из электронной трудовой книжки».

Ведение трудовой книжки – ответственная процедура, требующая внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. С 2025 года особое внимание уделяется электронному документообороту, однако бумажный вариант остаётся актуальным для многих организаций. Соблюдая перечисленные правила, работодатель минимизирует риск ошибок, упрощает работу с Пенсионным фондом и обеспечивает прозрачность отношений с сотрудниками.

Помните, что правильно оформленная трудовая книжка – залог юридической чистоты вашего бизнеса и уверенности сотрудников в их социальных правах.