Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую историю работника. С 1 сентября 2025 г. в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н). Ниже приведены актуальные образцы заполнения, рекомендации по работе с документом и памятка о том, как избежать ошибок.

Общие требования к заполнению

• Трудовая книжка должна быть заполнена в соответствии с порядком 320н и приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г.
• Записи в книжке делаются в порядке возрастания дат.
• Весь текст записей пишется прописными буквами, без сокращений.
• Каждая запись должна содержать:
  1. Номер и дата записи (первый столбец).
  2. Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, смене фамилии, награждении и т.п.
  3. Сведения о должности и квалификации.
  4. Сведения о работодателе (название, ИНН, КПП).
• В случае ошибки запись не стирается, а вносится дополнительная запись с указанием причины исправления.

ьный лист

ьный лист – первая страница трудовой книжки. Он содержит основные сведения о работнике.

Образец заполнения ьного листа: Скачать PDF

Примеры записей в трудовой книжке

3.1 Приём на работу

Номер записи: 1
Дата записи: 01 01 2025
Сведения о приёме на работу: Приём на работу в должность «Системный администратор» в ООО «ТехноСервис» с 01 01 2025 г.
Должность: Системный администратор
Квалификация: Среднее специальное образование
Работодатель: ООО «ТехноСервис», ИНН 1234567890, КПП 123456789

3.2 Перевод на другую постоянную работу

Номер записи: 2
Дата записи: 15 06 2026
Сведения о переводе: Перевод на должность «Менеджер по продажам» в ООО «ТехноСервис» с 15 06 2026 г.
Должность: Менеджер по продажам
Квалификация: Высшее образование
Работодатель: ООО «ТехноСервис», ИНН 1234567890, КПП 123456789

3.3 Увольнение по собственному желанию

Номер записи: 3
Дата записи: 30 09 2027
Сведения об увольнении: Увольнение по собственному желанию с 30 09 2027 г.
Причина увольнения: По собственному желанию
Работодатель: ООО «ТехноСервис», ИНН 1234567890, КПП 123456789

3.4 Смена фамилии

Номер записи: 4
Дата записи: 10 02 2028
Сведения о смене фамилии: Смена фамилии с «Иванов» на «Петров» с 10 02 2028 г.
Новая фамилия: Петров

3.5 Награждение

Номер записи: 5
Дата записи: 20 11 2028
Сведения о награждении: Награждение орденом «За заслуги в развитии IT» с 20 11 2028 г. (Серия и номер документа: 10 123456)
Наименование документа: Орден «За заслуги в развитии IT»
Серия и номер: 10 123456
Дата выдачи: 20 11 2028

3.6 Перевод на ЭТК (экономический трудовой контракт)

Номер записи: 6
Дата записи: 01 01 2029
Сведения о переводе: Перевод на ЭТК в ООО «ТехноСервис» с 01 01 2029 г.
Должность: Менеджер по продажам
Квалификация: Высшее образование
Работодатель: ООО «ТехноСервис», ИНН 1234567890, КПП 123456789

Как заполнить дубликат трудовой книжки

Если оригинал трудовой книжки испорчен, утратился или потерян, необходимо оформить дубликат. Процедура:

1. Подать заявление в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата.
2. Предоставить копию паспорта и справку о регистрации в системе «МойДело».
3. Внести в дубликат все записи, которые были в оригинале (с сохранением последовательности).
4. Подписать дубликат руководителем организации и сотрудником, ответственным за кадровый учет.

Образец заполнения дубликата: Скачать PDF

Памятка «Как можно и нельзя заполнять трудовую книжку»

• Можно: Записывать данные в порядке возрастания дат.
• Нельзя: Стирать записи, использовать сокращения (например, «ТехноСерв» вместо «ООО ТехноСервис»).
• Можно: Вносить исправления в виде дополнительной записи с указанием причины.
• Нельзя: Записывать данные, которые не подтверждены официальными документами (например, дату начала работы без приказа).
• Можно: Включать сведения о смене фамилии, если они подтверждены официальным документом.
• Нельзя: Вносить данные о работе в другой организации, если работник не был официально принят на работу.

Ссылки на актуальные образцы и документы

• Образец заполнения ьного листа (2025 г.)
• Образец заполнения вкладыша (2026 г.)
• Приказ Минтруда № 320н (19 мая 2021 г.)
• Порядок 320н (с 1 января 2023 г.)
• Справочник серий трудовых книжек

Правильное заполнение трудовой книжки – залог корректного учета трудовой деятельности и избежания конфликтов с работодателем. Следуйте приведенным образцам, соблюдайте требования нового порядка 320н и не забывайте о необходимости сохранения копий всех документов. При возникновении сомнений – обращайтесь к руководству отдела кадров или к официальным источникам информации.

Если вам понадобится более подробная инструкция по конкретному случаю, вы можете воспользоваться памяткой от Системы Кадры или запросить консультацию у специалиста.