В процессе оформления новых сотрудников часто возникает вопрос: что делать, если у кандидата нет бумажной трудовой книжки? Законодательство РФ позволяет в таких случаях оформить электронную или дублирующую трудовую книжку, однако для этого необходимо правильно составить заявление и соблюсти определённые процедуры. Ниже – полное разъяснение, образцы заявлений и практические рекомендации.
Правовая основа
Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). Если трудовой договор заключается впервые, отсутствие книжки не является препятствием, однако работодатель обязан оформить новую книжку по письменному заявлению сотрудника.
Ключевые нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, ст. 307)
- Постановление Правительства РФ № 530 от «Об утверждении Положения о ведении трудовой книжки»
- Разъяснения Минтруда от 2024‑2025 гг. о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Когда требуется заявление?
Заявление необходимо, если:
- Кандидат потерял бумажную трудовую книжку.
- Кандидат не вел бумажную книжку с самого начала (например, работал только в электронных системах).
- Работодатель хочет перевести сотрудника на электронный формат ведения трудовой.
В каждом из этих случаев в заявлении указываются причины отсутствия книжки и запрос на её оформление (дубликат или переход на ЭТК).
Как правильно составить заявление
Общие требования к форме
Заявление может быть написано в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО работника;
- Дата подачи заявления.
- Причину отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, отсутствие с самого начала).
- Запрос на оформление новой книжки (бумажной или электронной).
- Подпись работника.
Образец заявления (бумажный вариант)
Заявление Я, _______________________ (ФИО), прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что: Причина: утрата (повреждение, отсутствие с самого начала) моей прежней трудовой книжки. Запрос: Выдать мне дубликат (или оформить электронную трудовую книжку) для продолжения трудовой деятельности в вашей организации. Подпись: ______________________
Образец заявления (электронный вариант)
Для подачи в электронном виде (например, через корпоративный портал) можно использовать тот же текст, но оформить его в виде PDF‑документа или заполнить форму в системе СФР.
Как оформить новую трудовую книжку
После получения заявления работодатель обязан:
- Проверка наличия отметки о отказе от ведения бумажной трудовой (если сотрудник ранее выбирал ЭТК).
- Оформление дубликата бумажной трудовой книжки в отделении Пенсионного фонда (СФР) или в подразделении Трудовой инспекции.
- Если сотрудник желает перейти на электронную форму, оформить соответствующую записку и передать данные в ПФР для формирования ЭТК;
Важно: в случае, когда в книжке нет отметки об отказе от бумажной формы, необходимо запросить у сотрудника подтверждение его желания вести электронный вариант.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли сразу оформить электронную книжку без бумажной? – Да, если сотрудник ранее не отказывался от бумажной, но хочет перейти на ЭТК, он может подать заявление о переходе.
- Что делать, если у сотрудника нет ни бумажной, ни электронной книжки? – Необходимо оформить новую бумажную по заявлению, а затем при желании перейти на электронную.
- Как проверить подлинность электронной трудовой? – На портале Налоговый портал или через СФР, используя форму СТД‑Р.
- Какие документы требуются для подтверждения стажа? – Справка из предыдущей организации, выписка из ПФР, договоры подряда и т.п.
Где подать заявление
Заявление может быть подано в следующих местах:
- В отдел кадров вашей организации (обычно в HR‑отделе).
- В Пенсионный фонд (СФР) по месту жительства или работы.
- Через онлайн‑службу Госуслуги (раздел «Трудовая книжка»).
- В электронном виде через корпоративный портал (если он поддерживает подачу заявлений).
Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для начала работы, однако для легального оформления отношений необходимо правильно оформить заявление и следом – оформить новую (бумажную или электронную) книжку. Соблюдение вышеописанных процедур позволит избежать юридических рисков и обеспечит корректное оформление стажа сотрудника.
Если у вас возникнут сомнения по заполнению заявления или оформлению документов, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.
Источники информации: ГАРАНТ, Портал Налоговый, официальные разъяснения Минтруда, материалы СФР, публикации «КонсультантПлюс», «Правовед.ru», «МОИФИНАНСЫ.РФ».