Трудовая книжка долгие годы оставалась главным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность гражданина. Однако современное законодательство и изменения в технологиях приводят к тому, что всё больше ситуаций предполагает оформление трудового договора без записи в трудовую книжку. Насколько это законно? В каких случаях работодатель обязан внести запись, а когда может обойтись без неё? Разберемся во всех нюансах.
Общее правило: когда запись обязательна
По общему правилу, закрепленному в ст. 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней по основному месту работы. Это означает, что при стандартном трудоустройстве в компанию или к индивидуальному предпринимателю (ИП) отсутствие записи является грубым нарушением трудового законодательства и влечет штрафы.
Тем не менее, из этого правила есть ряд существенных исключений, когда работа по трудовому договору без внесения записи в бумажную трудовую книжку абсолютно правомерна.
Законные случаи работы без записи в трудовую книжку
Трудовой кодекс и сопутствующие нормативные акты выделяют несколько ситуаций, когда оформление без записи в бумажный документ не является нарушением:
- Работа по совместительству. Если сотрудник уже работает на другом предприятии как по основному месту работы (где трудовая книжка и хранится), то на работе по совместительству работодатель не обязан делать запись в бумажную книжку. По желанию работника запись может быть внесена по основному месту работы на основании справки, но это право, а не обязанность сторон. При этом совместитель пользуется всеми гарантиями по ТК РФ.
- Краткосрочный трудовой договор (до 5 дней). Если общий срок отработанного времени в компании не достиг минимального 5-дневного лимита, работодатель не обязан вносить запись в трудовую книжку.
- Работодатель — физическое лицо, не являющееся ИП. Закон прямо запрещает таким работодателям (например, при найме няни, домработницы, водителя в семью) производить записи в трудовых книжках работников и оформлять их впервые. Трудовой договор заключается в письменной форме, а стаж подтверждается этим договором и уплатой страховых взносов.
- Дистанционная (удаленная) работа. При оформлении удаленных работников трудовой договор может заключаться без записи в трудовую книжку. В таком случае подтверждением стажа служит сам договор и сведения, подаваемые работодателем в Пенсионный фонд (Социальный фонд России).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года для граждан, впервые устраивающихся на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется вообще. Она заводится и ведется исключительно в электронном формате. При заключении контракта работодатель просто подает сведения в государственные органы, и записи в бумажном носителе не производятся. Отсутствие бумажной книжки не является препятствием для трудоустройства.
Гражданско-правовой договор (ГПХ) вместо трудового
Часто работодатели и работники путают трудовой договор с договором гражданско-правового характера (ГПХ). Если сотрудник вступает с работодателем в отношения гражданско-правового характера (договор подряда, оказания услуг), то:
- Никакие кадровые документы, в т.ч. трудовая книжка, не оформляются.
- Запись о заключении или расторжении ГПД заносить в трудовую книжку не нужно.
- Временные задания обычно оформляются именно через упрощенные соглашения без обязательств по записи.
Однако важно помнить: договор ГПХ регулируется Гражданским кодексом, а не Трудовым. Работник по договору ГПХ не имеет права на оплачиваемый отпуск, больничный, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и других гарантий, предусмотренных ТК РФ. Переквалификация ГПХ в трудовой договор грозит работодателю штрафами и доначислением налогов.
Что делать, если сотрудник сам не хочет запись?
Иногда возникает ситуация, когда нужный вам сотрудник по личным причинам (например, хочет скрыть место работы от текущего работодателя или просто не хочет «портить» книжку краткосрочными записями) не желает делать запись о трудоустройстве.
В рамках строгого трудового законодательства по основному месту работы работодатель обязан внести запись, если срок работы превышает 5 дней. Законных способов обойти это для обычного трудового договора нет. Возможные решения проблемы:
- Оформить сотрудника как совместителя (если у него есть другое подтвержденное основное место работы).
- Заключить договор на оказание услуг (ГПХ), если характер работы позволяет это сделать без нарушения закона.
- Оформить договор дистанционной работы, что позволяет законно не вносить запись в бумажную книжку (при наличии заявления от работника о выборе ЭТК).
Порядок оформления без трудовой книжки
Если ваш случай подпадает под законные основания, порядок оформления выглядит следующим образом:
- Издание приказа. Если заключается именно трудовой договор (например, с совместителем или удаленщиком), работодатель издает приказ о приеме на работу.
- Подача сведений. Работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (ранее ПФР). Записи бумажного носителя на это не влияют — электронный стаж формируется в любом случае.
Последствия и подводные камни для работника
Когда оформляется трудовой договор без записи в трудовую книжку, работнику нужно знать возможные нюансы:
- Подтверждение стажа. Бумажная книжка — привычный способ подтверждения стажа. При ее отсутствии стаж придется подтверждать через выписку из электронного формата или копии договоров.
- Риск нелегального оформления. Если работодатель предлагает поработать по «трудовому» договору без записи и без подачи сведений в фонды, это признак теневой занятости. В будущем такой стаж придется отстаивать в суде.
Резюме
Оформить на работу сотрудника без трудовой книжки возможно, и во многих случаях это абсолютно законно. Главное — правильно выбрать форму договора (трудовой или ГПХ), учитывать статус работника (совместитель, удаленщик, первично устраивающийся) и не забывать, что отсутствие записи в бумажной трудовой книжке не лишает работника права на пенсию и социальные гарантии при условии официальной уплаты работодателем всех необходимых взносов.