Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника․ При её выдаче (при приёме на работу, переводе, увольнении или восстановлении) бухгалтерия должна отразить операцию в учёте․ Ниже рассмотрены типичные проводки, нормативная база и порядок оформления․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (трудовая книжка выдаётся при приёме на работу, при увольнении и при восстановлении)․
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует порядок отражения операций в бухгалтерском учёте․
- Приказ Минфина России от № 94н – «План счетов бухгалтерского учёта организаций» (счета 76, 70, 60 и др․)․
- Положение по бухгалтерскому учёту «Операции с персоналом» (утв․ Приказом Минфина России от № 208н)․
Основные случаи выдачи трудовой книжки
- Приём на работу (первичная выдача)․
- Перевод внутри организации (выдача дубликата или внесение записи)․
- Увольнение (выдача на руки)․
- Восстановление утерянной или испорченной трудовой книжки․
Бухгалтерские проводки
Приём на работу (выдача новой трудовой книжки)
Стоимость бланка трудовой книжки относится к расходам на оплату труда (или к прочим расходам, если organisation приобретает бланки централизованно)․
- Дебет 70 субсчёт «Расчёты с персоналом по оплате труда» – Кредит 10 субсчёт «Материалы» (или Кредит 60 субсчёт «Расчёты с поставщиками» при покупке у стороннего поставщика)․
- Если бланк приобретается за счёт средств организации: Дебет 10 – Кредит 51 (или 50)․
Пример: При покупке бланка за 150 руб․ – Дт 10 Кт 51 150 руб․; при выдаче сотруднику – Дт 70 Кт 10 150 руб․․
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении сотрудник получает трудовую книжку на руки․ Стоимость бланка уже учтена ранее, поэтому дополнительных проводок не требуется, если только не производится компенсация за утерю или повреждение․
- Компенсация за утерю/повреждение: Дебет 73 субсчёт «Расчёты с персоналом по прочим операциям» – Кредит 70 субсчёт «Расчёты с персоналом по оплате труда» (или Кредит 91 субсчёт «Прочие доходы и расходы», если компенсация относится к прочим расходам)․
Выдача дубликата трудовой книжки (например, при утере)
Дубликат выдаётся за счёт работника (если утеря по его вине) или за счёт организации (если утеря по вине работодателя)․
- Если работник оплачивает дубликат: Дебет 50 (или 51) – Кредит 73 субсчёт «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (получение денег от работника)․ Затем Дебет 73 – Кредит 10 (списание стоимости бланка)․
- Если организация несёт расходы: Дебет 10 – Кредит 51 (или 50) (приобретение бланка); Дебет 70 – Кредит 10 (выдача сотруднику)․
Внесение записи в трудовую книжку (без выдачи нового бланка)
Операция не связана с движением средств, поэтому бухгалтерские проводки не требуются․ Однако в кадровом учёте делается запись о внесении сведений․
Оформление первичных документов
- Приказ о приёме/увольнении/переводе – основание для выдачи трудовой книжки․
- Трудовая книжка – документ строгой отчётности (ТОРГ-12 не применяется, но бланк учитывается на счёте 10)․
- Приходно‑кассовый ордер (ПКО) или расходно‑кассовый ордер (РКО) – при оплате/возмещении стоимости бланка работником․
- Акт о выдаче трудовой книжки (можно оформить в свободной форме, подписывается работником и ответственным лицом отдела кадров)․
Особенности учёта в разных системах налогообложения
- ОСНО – расходы на бланки трудовой книжки учитываются в составе прочих расходов (ст․ 252 НК РФ)․
- УСН – при объекте «доходы» расходы не учитываются; при объекте «доходы минус расходы» – включаются в состав расходов․
- ЕНВД (если ещё применяется) – расходы не влияют на налог, но учитываются в бухгалтерском учёте․
Бухгалтерские проводки при выдаче трудовой книжки работнику зависят от того, кто несёт расходы на бланк и в какой ситуации происходит выдача․ Основные счета, используемые в операциях:
- Счёт 10 «Материалы» – учёта бланков трудовой книжки․
- Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – отражение выдачи сотруднику (как часть расходов на оплату труда)․
- Счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» – учёта компенсаций, удержаний и возмещений․
- Счёт 50/51 «Касса/Расчётный счёт» – при оплате/возмещении стоимости бланка работником․
Правильное оформление первичных документов и своевременное отражение операций в учёте позволяют избежать ошибок при проверках налоговых и трудовых инспекций․