Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. В современных реалиях, когда информационные технологии активно внедряются в трудовые отношения, традиционная бумажная форма документа переживает масштабные изменения. Одним из ключевых этапов этой трансформации стал переход на формат ТК-IV и развитие электронной трудовой книжки (ЭТК).
Что такое трудовая книжка формы ТК-IV?
Форма ТК-IV представляет собой унифицированный бланк бумажной трудовой книжки, который долгое время являлся стандартом для ведения кадрового учета. Несмотря на повсеместную цифровизацию, традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются для тех граждан, кто уже имеет их на руках и сознательно выбрал продолжение ведения записей в бумажном виде.
Главные особенности бумажной ТК-IV:
- Строгая отчетность: бланки подлежат строгой регистрации в бухгалтерии и кадровых службах.
- Физический носитель: требует бережного хранения, защиты от порчи и утери.
- Ручное заполнение: записи вносятся от руки, что оставляет риск ошибок, помарок и опечаток.
Цифровизация: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Внедрение информационных технологий в трудовые отношения привело к тому, что Трудовой кодекс был дополнен новыми статьями, регулирующими ведение электронных трудовых книжек. Это стало настоящим прорывом в кадровом делопроизводстве.
Преимущества электронной трудовой книжки:
- Безопасность и сохранность: данные не могут быть утеряны, испорчены или уничтожены (например, при пожаре или заливе водой).
- Доступность: работник в любой момент может ознакомиться со своим стажем и записями через портал государственных услуг или МФЦ.
- Удобство для работодателя: кадровикам больше не нужно хранить огромные сейфы с бумагами, а процесс внесения записей автоматизируется.
- Прозрачность: исключаются поддельные записи, так как данные поступают напрямую из систем работодателя в базы Пенсионного фонда (СФР).
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Один из самых частых вопросов, возникающих у граждан и работодателей: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Сделать это достаточно просто. При приеме на работу нового сотрудника кадровая служба или бухгалтерия запрашивает выписку из электронной трудовой книжки. Работник может предоставить:
- Справку о стаже из СФР (Социального фонда России), полученную лично или в электронном виде через Госуслуги;
- Сведения о трудовой деятельности, сформированные в формате PDF или XML через личный кабинет на портале государственных услуг.
- Бумажную выписку, заверенную работодателем по последнему месту работы.
Оформление при первичном приеме на работу
Важным нововведением стало изменение правил для тех, кто только начинает свой трудовой путь. Возникает резонный вопрос: с какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка?
С 2021 года лица, впервые устраивающиеся на работу, автоматически получают статус владельцев электронной трудовой книжки. Бумажный бланк формы ТК-IV им более не выдается. Это означает, что их весь будущий трудовой стаж будет вестись исключительно в цифровом формате. Данное решение было принято для того, чтобы постепенно отказаться от бумажного документооборота и полностью перевести рынок труда на цифровые рельсы.
Бумажная или электронная: что выбрать?
Для тех, кто уже имел стаж до начала цифровизации, был предоставлен выбор. Граждане могли подать заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки (продолжении ведения записей в бланке ТК-IV) или о переходе исключительно на электронный формат.
Важно помнить: те, кто выбрал бумажный формат, сохранили свои права. Традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже заведены, и работник не отказался от них. Однако, если человек, ведущий бумажную книжку, уволится и устроится на новую работу, он сможет в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК. Обратный процесс (отказ от ЭТК и возврат к бумажному бланку ТК-IV) законодательством не предусмотрен.
Эпоха формы ТК-IV постепенно уходит в прошлое, уступая место современным цифровым технологиям. Год трудовой книжки сегодня — это время перехода, адаптации и выбора. Электронная трудовая книжка делает взаимодействие между работником, работодателем и государством более простым, быстрым и надежным. Тем не менее, бумажный вариант все еще остается важной частью кадрового учета для миллионов граждан, обеспечивая преемственность и доверие к подтверждению трудового стажа.