Ответ на этот вопрос однозначен: да, трудовая книжка является официальным документом, устанавливающим и подтверждающим трудовой стаж работника, а также содержащим сведения о его трудовой деятельности. Однако с появлением электронного формата вопрос приобрел новые нюансы. Давайте разберем все детально.

Правовое определение и суть документа

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66, 67, 69) и иным нормативным актам, трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Её цель — фиксация всех этапов карьеры: прием на работу, увольнение, переводы, награждения, данные о работодателях и должностях.

Ключевые признаки документа:

• Установленный законодательством перечень обязательных сведений.
• Официальный характер (ведется работодателем, заверяется печатью).
• Используется для расчета пенсий, пособий, подтверждения стажа.
• Является основанием для получения социальных льгот.

Два формата: бумажная и электронная

С 2020 года в России параллельно существуют два вида трудовых книжек. Важно понимать, что оба формата имеют одинаковую юридическую силу.

Бумажная трудовая книжка

Это классический физический документ в виде booklet (тетради) с прошитыми страницами. Её ключевые особенности:

• Носитель у работника. Документ хранится у самого работника, работодатель лишь вносит в него записи.
• Требует заверения. Все записи (прием, увольнение) должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.
• Риски. Возможна утрата, повреждение (пожар, вода), подделка. Для проверки нужна заверенная копия.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это не просто скан бумажной версии, а самостоятельный юридический документ в цифровом виде, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).

• Нет физического носителя. У работника нет «книжечки». Все данные хранятся в базе ПФР.
• Ведение. Сведения формирует и передает в ПФР работодатель в электронном виде. Работник вправе получить выписку из ЭТК на бумаге (формат A4), которая имеет равную силу.
• Преимущества. Высокая безопасность (нет риска утери или подделки), автоматический расчет стажа, удобство для работодателя и госорганов.
• Обязательность. С 2020 года при первом трудоустройстве гражданину оформляется только ЭТК. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника.

Юридическая сила: электронная vs бумажная

Законодательство (часть 5 статьи 66.1 ТК РФ) прямо устанавливает, что электронная трудовая книжка имеет такую же юридическую силу, что и бумажная. Выписка из ЭТК, заверенная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя или ПФР, является полноценным документом.

Важный нюанс: Если у работника есть только ЭТК, а работодатель или госорган запрашивают «трудовую книжку», он обязан предоставить официальную выписку из неё. Отсутствие бумажного носителя не лишает права на подтверждение стажа.

Как убедиться в наличии и корректности документа?

При приеме на работу работодатель обязан проверить документ.

Для бумажной книжки:

• Проверить наличие всех обязательных записей.
• Убедиться в целостности (нет отрывов, подчисток).
• Проверить подписи и печати.

Для электронной книжки:

• Запросить у кандидата выписку из ЭТК (можно получить через портал Госуслуг, личный кабинет на сайте ПФР или в МФЦ).
• Проверить выписку на соответствие данным, указанным в анкете (ФИО, период работы, должность, работодатель).
• Обратить внимание на отсутствие ошибок или пропусков записей.

Если отметки о работе в выписке из ЭТК нет, работодатель вправе потребовать от работника предоставить пояснения и, при необходимости, оформить новую запись через ПФР.

Что делать при отсутствии трудовой книжки?

Ситуация, когда у поступающего на работу нет документа (бумажного или электронного), регулируется ТК РФ.

1. Причина отсутствия. Работник должен предоставить письменное заявление с указанием причины (утрата, повреждение, никогда не было и т.д.).
2. Оформление новой. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную) на основании этого заявления; При этом он запрашивает сведения о прошлой трудовой деятельности в ПФР.
3. Для ЭТК. Если у гражданина никогда не было трудовой книжки (первое трудоустройство), работодатель самостоятельно откроет ему электронную книжку в ПФР, передав необходимые сведения.

Таким образом, трудовая книжка, это безусловный документ, но его форма эволюционировала.

• Бумажная — физический носитель, хранится у работника, требует аккуратного ведения.
• Электронная — цифровой аналог, хранится в ПФР, более надежная и современная форма, которая с 2020 года является основной.

Для работника: Регулярно проверяйте выписку из своей ЭТК на сайте ПФР, чтобы оперативно заметить и исправить ошибки. Если вы предпочитаете бумажный носитель, заявите об этом работодателю при первом трудоустройстве.

Для работодателя: При приеме на работу запрашивайте выписку из ЭТК (если она есть) или проверяйте бумажную книжку. При открытии новой ЭТК — передавайте сведения в ПФР в установленные сроки. Помните, что ведение документа — ваша прямая обязанность.

Статья составлена на основе анализа актуального законодательства РФ и практики применения трудового права по состоянию на 2026 год. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу.