Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В 2026 году в России действуют два формата: бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Ниже подробно описано, где и как оформить каждый из них, какие документы потребуются и какие сроки соблюдать․

Бумажная трудовая книжка

Где можно получить бланк

• В отделе кадров своей организации (если вы уже трудоустроены)․
• В многофункциональных центрах (МФЦ) – услуга «Изготовление бланка трудовой книжки»․
• В территориальных органах Пенсионного фонда РФ (ПФР) – отделы по работе с гражданами․
• В специализированных канцелярских магазинах и онлайн‑сервисах (например, «Госуслуги․Маркет», «ТрудоваяКнижка․рф»)․

Что нужно для оформления

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
2. СНИЛС․
3. Заявление о выдаче трудовой книжки (образец можно скачать на сайте ПФР или получить в МФЦ)․
4. Если книжка оформляется впервые – также потребуется трудовой договор или справка о приёме на работу․

Порядок действий

1. Подача заявления в выбранное учреждение (МФЦ, ПФР, отдел кадров)․
2. Проверка документов специалистом (обычно 1‑3 рабочих дня)․
3. Изготовление бланка и внесение первой записи о приёме на работу (если трудоустройство уже состоялось)․
4. Получение готовой трудовой книжки на руки․

Важно: если вы устраиваетесь на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии сотрудника не позднее недели с момента приёма на работу (ст․ 66 ТК РФ)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Где формируется ЭТК

Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ․ Работодатель передаёт сведения о кадровых мероприятиях через отчёт ЕФС‑1 (форма ЕФС-1)․ Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»)․
• В территориальном органе ПФР – запрос выписки формы СТД‑Р или СТД‑СФР․
• У текущего или бывшего работодателя (по запросу сотрудника)․

Что нужно для получения выписки

1. Учётная запись на портале Госуслуг (подтверждённая личность)․
2. СНИЛС․
3. Запрос на получение выписки (можно оформить онлайн или в МФЦ)․

Порядок действий при приёме на работу

1. Работник предоставляет работодателю паспорт, СНИЛС и (при наличии) бумажную трудовую книжку․
2. Если у сотрудника нет бумажной ТК и он не подал заявление об отказе от неё, работодатель обязан вести оба формата (бумажный + электронный)․
3. Работодатель в день приёма на работу (или не позднее следующего рабочего дня) формирует запись о приёме в системе ПФР и отправляет отчёт ЕФС‑1․
4. Сотрудник получает уведомление о successful загрузке данных в личном кабинете Госуслуг․

Примечание: с 2021 года при первичном трудоустройстве оформляется только электронная трудовая книжка, если сотрудник не выразил желание вести бумажный вариант (письмо Минтруда РФ от  № 14-2/В-136)․

Восстановление и дубликат трудовой книжки

Где обращаться за восстановлением

• В отдел кадров текущего или последнего места работы (если организация ещё существует)․
• В МФЦ – услуга «Восстановление трудовой книжки»․
• В территориальном органе ПФР – запрос архивных сведений о трудовой деятельности․
• Через суд (в случае спора о стаже или невозможности получить документы от работодателя)․

Необходимые документы

1. Заявление о выдаче дубликата (или восстановлении) трудовой книжки․
2. Паспорт и СНИЛС․
3. Документы, подтверждающие периоды работы (трудовые договоры, приказы, справки из бухгалтерии, выписки из ПФР)․
4. Если восстанавливаете через суд – исковое заявление и доказательства трудовой деятельности․

Сроки

• В МФЦ и ПФР – обычно 5‑10 рабочих дней после приёма полного пакета документов․
• Через суд – зависит от нагрузки суда, но в среднем от 1 до 3 месяцев․

Практические советы для работников и работодателей

Для работников

• Всегда проверяйте правильность внесённых записей (дата, наименование организации, должность, основание)․ Ошибки можно исправить только через работодателя или в суде․
• Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов и справок – они пригодятся при восстановлении ТК․
• Если вы предпочитаете бумажную форму, подавайте заявление о её ведении одновременно с заявлением на электронную форму (можно сделать в личном кабинете Госуслуг)․
• Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг – так вы вовремя заметите пропуски или неверные данные․

Для работодателей

• Ведение обеих форм ТК обязательно, пока сотрудник не подал официальное заявление об отказе от бумажной версии․
• Обеспечьте своевременную отправку отчёта ЕФС‑1 – не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового мероприятия․
• Обучите сотрудников отдела кадров правилам заполнения бумажных ТК (пункты 66‑66․1 ТК РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек)․
• При переходе на электронный документооборот храните копии бумажных ТК в течение 50 лет после увольнения сотрудника (как требует законодательство)․

Оформление трудовой книжки – процесс, который можно выполнить как в традиционном бумажном виде, так и в современном электронном формате․ Главное – знать, куда обращаться (отдел кадров, МФЦ, ПФР, Госуслуги), какие документы подготовить и соблюдать установленные сроки․ Следуя рекомендациям выше, вы избежите ошибок, обеспечите корректный учёт трудового стажа и сможете быстро получить необходимые выписки или дубликаты в любой ситуации․

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в службу поддержки портала Госуслуги или в горячую линию Пенсионного фонда РФ по номеру 8‑800‑200‑05‑55․