Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника․ С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Поэтому сегодня почти каждый сотрудник может «показать» свою трудовую книжку в цифровом виде․

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Бумажная vs․ электронная трудовая книжка
3. Как показать бумажную трудовую книжку
4. Как показать электронную трудовую книжку
5. Как получить выписку из трудовой книжки
6. Роль HR‑специалистов при работе с ТК
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Согласно ст; 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Она используется для:

• расчёта пенсионных прав;
• подтверждения опыта при поиске новой работы;
• оформления государственных льгот (отпуск, больничный, декрет и т․д․);
• проверки работодателем достоверности сведений о предыдущих местах работы․

Бумажная vs․ электронная трудовая книжка

Сейчас в России существуют два формата:

Как показать бумажную трудовую книжку

Для большинства ситуаций (собеседование, проверка в госорганах, оформление соцльгот) достаточно предъявить оригинал․ Ниже – пошаговый алгоритм․

1. Убедитесь, что книжка актуальна․ Проверьте, что в ней внесены все записи о приёмах, переводах, увольнениях․
2. Подготовьте сопроводительные документы․ Часто требуется копия трудового договора и приказа о назначении․
3. Сделайте копию (по желанию)․ При передаче в органы иногда просят копию с заверением․
4. Предъявите оригинал․ На собеседовании обычно просят показать книжку «на месте», а не отправлять её по почте․
5. Сохраните книжку в безопасном месте․ Храните её в сухом, защищённом от механических повреждений месте․

Как показать электронную трудовую книжку (ЭТК)

ЭТК хранится в единой базе данных, доступ к которой осуществляется через портал Госуслуг или мобильное приложение «Госуслуги»․ Ниже – детальная инструкция․

Шаг 1․ Подготовка аккаунта

• Убедитесь, что у вас есть подтверждённый аккаунт на Госуслугах (паспортные данные, телефон, СМС‑коды)․
• Если аккаунт ещё не привязан к ЭТК, зайдите в раздел «Мои услуги» → «Трудовая книжка» и нажмите «Подключить»․

Шаг 2․ Доступ к ЭТК

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах․
2. В меню «Сервисы» найдите пункт «Электронная трудовая книжка»․
3. Нажмите «Открыть электронную трудовую книжку»․ Появится список всех записей․

Шаг 3․ Показать запись работодателю

Есть два удобных способа:

• Экранный показ․ Откройте нужный раздел (например, «Трудовой стаж») и покажите экран смартфона/компьютера․
• Скачивание выписки․ Нажмите «Скачать выписку в PDF», сохраните файл и отправьте его работодателю по электронной почте․

Шаг 4․ Печать (при необходимости)

Для официальных процедур иногда требуется бумажный документ․ После скачивания PDF‑выписки:

1. Откройте файл в любой программе для чтения PDF․
2. Распечатайте на принтере, подпишите (если требуется) и приложите к пакету документов․

Как получить выписку из трудовой книжки

Выписка – официальное подтверждение сведений из ТК, оформляемое в виде PDF‑документа․

1. Войдите в Госуслуги и откройте раздел «Электронная трудовая книжка»․
2. Нажмите кнопку «Сформировать выписку»․
3. Выберите период (все записи или только за определённый срок)․
4. Подтвердите действие через СМС‑код․
5. Скачайте готовый PDF‑файл․ Он будет подписан электронной подписью государства․

Роль HR‑специалистов при работе с ТК

Для специалистов по кадрам важно знать нюансы как бумажных, так и электронных трудовых книжек․

• Ведение записей․ Приём на работу фиксируется приказом о назначении и подписывается в ЭТК автоматически через интеграцию с кадровой системой․
• Корректировка ошибок․ Если в ТК допущена ошибка, работник подаёт заявление, а HR вносит исправление через электронную систему (при наличии согласия работника)․
• Хранение документов․ Электронные копии договоров, приказов и справок хранятся в архиве компании и могут быть использованы для подтверждения записей в ЭТК․
• Консультация сотрудников․ HR обязан объяснить, как работнику получить доступ к ЭТК и как правильно показывать её при проверках․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне подписывать отдельный документ, чтобы перейти на электронную ТК?

Нет․ Самим работникам ничего делать не нужно․ Достаточно подписать трудовой договор и приказ о назначении (если такой документ предусмотрен в компании)․ После этого запись автоматически появляется в ЭТК․

Что делать, если моя бумажная трудовая книжка утеряна?

Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с заявлением о восстановлении․ Работодатель оформит новый документ и внесёт в него все известные записи․ При наличии ЭТК можно запросить выписку, которая будет приложена к новой книжке․

Можно ли использовать ЭТК в частных компаниях?

Да․ С 2026 года все организации обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если работник согласился на такой формат․ Частные компании могут использовать собственные кадровые системы, интегрированные с государственной базой․

Как проверить, что все записи в моей ЭТК актуальны?

Откройте ЭТК в личном кабинете и сравните даты с вашими трудовыми договорами и приказами․ При обнаружении несоответствия сразу сообщите в HR‑отдел․

Нужно ли печатать выписку, если меня просят «показать трудовую книжку»?

Обычно достаточно показать запись на экране смартфона или ноутбука․ Однако в некоторых государственных учреждениях (например, ПФР) могут потребовать распечатанную копию с подписью сотрудника․

Показать трудовую книжку сегодня проще, чем когда‑либо: достаточно открыть электронную запись в личном кабинете «Госуслуги» или предъявить оригинал бумажного документа․ Главное – следить за актуальностью сведений, своевременно получать выписки и при необходимости обращаться к HR‑специалистам за помощью․

Помните: правильное ведение трудовой книжки – залог корректного расчёта пенсии, подтверждения профессионального опыта и уверенности в своих трудовых правах․

Дата публикации: