Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В России с 2020 года проходит масштабная реформа‚ завершающаяся в 2026 году. Сегодня статус этого документа разделен: существуют как бумажные‚ так и электронные трудовые книжки (ЭТК). Давайте разберемся в текущих правилах.
Ключевые нормативные акты
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — регулирует ведение сведений о трудовой деятельности.
- Федеральный закон № 439-ФЗ, устанавливает порядок ведения ЭТК.
- Постановление Правительства № 906н — утверждает Правила ведения ЭТК.
Два вида трудовых книжек: кто что получает
Бумажная трудовая книжка
Кому выдается:
- Работникам‚ у которых бумажная книжка была оформлена до 1 января 2021 года.
- Работодатели (юридические лица‚ ИП) продолжают ее вести для этой категории сотрудников.
Важно: Если человек впервые устроился на работу в 2021 году или позже‚ ему оформляют только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк не предоставляется.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Кому выдается автоматически:
- Всем‚ кто впервые принят на работу с 1 января 2021 года.
- Работникам‚ которые подали заявление о переходе на ЭТК (по желанию).
Где хранятся данные: Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)‚ теперь — в Социальном фонде России (СФР).
Переходный период завершается в 2026 году
С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает:
- Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех новых работников.
- Для работников с бумажной книжкой‚ принятых до 2021 года‚ работодатель продолжает вести бумажный бланк‚ но также обязан передавать сведения в СФР.
- Если работодатель не передаст данные в СФР (формы СЗВ-ТД‚ ЕФС-1)‚ то период работы не будет учтен в трудовом стаже.
Как выглядит запись при выдаче трудовой книжки на руки (2026 год)
Если работник получает бумажную книжку на руки (например‚ при увольнении)‚ в графе 13 (Книга учета движения трудовых книжек) делается следующая запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Далее работник ставит свою подпись. С момента выдачи ответственность за ведение и хранение книги лежит на работнике.
Как проверить свою электронную трудовую книжку
Электронная трудовая книжка доступна только самому работнику. Проверить ее можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
- Через личный кабинет на сайте СФР (социальfund.ru).
- Через работодателя, по письменному заявлению работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК.
Важно: Доступ к вашей ЭТК имеет только вы и уполномоченные государственные органы. Никакие третьи лица (например‚ новые работодатели) не могут ее увидеть без вашего согласия. Они запрашивают выписку.
Правила заполнения записей (актуально для бумажной книжки)
При оформлении записей в бумажной трудовой книжке необходимо:
- Указывать точные наименования должностей и профессий‚ используя Общероссийский классификатор профессий‚ должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР).
- В разделе «Сведения о работе» (графа 3) указывать полное и сокращенное название организации. Для ИП — его статус и ФИО.
- Запись о приеме на работу должна содержать дату‚ наименование должности и подпись уполномоченного лица работодателя.
Что делать работнику: инструкция
- Определите‚ какой у вас тип книжки. Если вы впервые устроились на работу после 2021 года — у вас электронная.
- Для доступа к ЭТК: зарегистрируйтесь на Госуслугах или сайте СФР.
- Если у вас бумажная книжка: храните ее бережно. При увольнении требуйте правильно оформленную запись в графе 13 о выдаче на руки.
- При смене работы вы можете:
- Передать бумажную книжку новому работодателю (если она у вас есть).
- Подать заявление новому работодателю о формировании ЭТК (если у вас ее еще нет).
- Регулярно проверяйте актуальность записей в своей ЭТК через Госуслуги или СФР.
Что делать работодателю: ключевые обязанности
- Для новых сотрудников (с 2021 г.): оформлять ЭТК автоматически‚ не выдавая бумажный бланк.
- Для сотрудников со старыми бумажными книжками: вести их‚ а также передавать сведения в СФР в установленные сроки (формы СЗВ-ТД‚ ЕФС-1).
- При увольнении: по письменному заявлению работника выдать бумажную книжку на руки (если она есть) с обязательной записью в графе 13.
- Не позднее 3 рабочих дней с даты увольнения выдать работнику трудовую книжку или предоставить выписку из ЭТК.
Ответы на частые вопросы
Могу ли я отказаться от электронной книжки и получить бумажную?
Нет‚ если вы впервые устроились на работу после 1 января 2021 года. Закон предусматривает только электронный формат. Если у вас есть старая бумажная книжка‚ вы можете продолжать ее вести‚ но новые записи работодатель также должен передавать в СФР.
Что будет‚ если работодатель не передаст сведения в ПФР/СФР?
Период работы не будет учтен в ваш трудовой стаж. Это повлияет на назначение пенсии и других социальных выплат. Работник вправе обжаловать бездействие работодателя в трудовой инспекции или суде.
Как получить заверенную копию бумажной трудовой книжки?
Копия оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного лица и печатью организации. Срок заверения — не более 1 месяца с даты запроса.
К 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки в России практически завершен. Основные правила:
- Бумажная книжка — для «старых» сотрудников (принятых до 2021 года).
- Электронная книжка — для всех новых работников и по заявлению остальных.
- Данные в ЭТК хранятся в СФР‚ доступ — через Госуслуги или сайт фонда.
- Работодатель обязан передавать все сведения в СФР‚ иначе стаж не counting.
Следите за состоянием своей электронной трудовой книжки‚ храните бумажную (если есть) в надежном месте и не забывайте проверять корректность записей. Это залог вашего будущего пенсионного обеспечения.