Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Согласно законодательству РФ, именно работодатель обязан завести трудовую книжку на сотрудника, который проработал у него более пяти дней и для которого данная работа является основной. В этой статье мы подробно разберем, как происходит процесс заведения книжки, какие изменения произошли в связи с переходом на электронный формат, и что нужно знать кадровикам и работникам.

Кто и когда должен заводить трудовую книжку?

Обязанность по оформлению трудовой книжки полностью лежит на плечах работодателя. Это происходит в следующих случаях:

• Первое трудоустройство: если человек устраивается на работу впервые в жизни, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку.
• Утрата или повреждение: если сотрудник потерял документ или он пришел в негодность, работодатель по заявлению работника обязан завести новую трудовую книжку с указанием сведений о предыдущем стаже.

Важно помнить, что работник не должен сам покупать бланк в киоске или на рынке. Приобретение чистых бланков строгой отчетности — это зона ответственности работодателя.

Бумажная трудовая книжка: новые стандарты 2023 года

Несмотря на цифровизацию, бумажный вариант документа все еще остается актуальным. Однако его форма претерпела изменения:

1. Новая форма: с 1 января 2023 года применяется обновленный бланк трудовой книжки, утвержденный Приказом Минтруда № 320н от .
2. Изменение формата: с Нового года в России вводятся трудовые книжки измененного формата, что потребовало адаптации кадровых процессов.
3. Поставка бланков: с 2023 года изменился порядок обеспечения работодателей бланками. Теперь компаниям и ИП необходимо заранее договариваться с поставщиками о том, когда и как они получат нужное количество бланков, так как Минфин изменил регламент их распределения.

Бумажная трудовая книжка остается документом строгой отчетности. В ряде случаев она может служить единственным источником информации не только о трудовом пути россиян, но и о специальных стажах, наградах и поощрениях.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): современная реальность

Несколько лет назад в России стартовала масштабная реформа — внедрение электронных трудовых книжек. В двух словах: электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе Социального фонда России (ранее ПФР) на основании отчетов СЗВ-ТД.

Ключевые правила работы с ЭТК:

• Переходный период завершен: с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять и сдавать отчеты только по электронным трудовым книжкам.
• Отказ от бумажного варианта: означает ли это, что мы распрощались с бумагой раз и навсегда? Нет. За работниками сохранилось право вести бумажную книжку параллельно с электронной. Однако те, кто выбрал электронный формат, бумажную версию больше не продолжают.
• СЗВ-ТД — основа ЭТК: именно через этот отчет работодатель передает данные о приеме, увольнении, переводах и других кадровых событиях в фонд.

Алгоритм заведения трудовой книжки работодателем

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель должен выполнить четкую последовательность действий:

1. Получение заявления: от нового сотрудника необходимо получить письменное заявление о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная). Если выбрана бумажная, работодатель заводит ее впервые.
2. Приобретение бланка: работодатель закупает бланк за свой счет. Согласно закону, работодатель может удержать стоимость бланка из заработной платы работника, но только на основании его письменного заявления.
3. Заполнение титульного листа: вносятся ФИО, дата рождения, образование и профессия на основании паспорта и документов об образовании.
4. Внесение сведений о работе: делается запись о приеме на работу с указанием даты, должности, структурного подразделения и реквизитов приказа.
5. Подписание и заверение: записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение кадрового учета, а также печатью (при наличии).
6. Передача отчета СЗВ-ТД: независимо от того, заведена бумажная книжка или нет, работодатель обязан подать сведения в фонд по форме СЗВ-ТД.

Ответственность работодателя

Трудовая книжка, это не просто формальность, а важнейший юридический документ. Поэтому работодатель несет строгую ответственность за:

• Задержку выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Внесение неверных или неточных записей.
• Утрату или порчу документа (в этом случае работодатель обязан выдать дубликат).
• Несвоевременную сдачу отчета СЗВ-ТД (за это предусмотрены штрафы от контролирующих органов).

Процесс заведения трудовой книжки работодателем требует внимательности и знания актуального законодательства. Сегодня кадровикам приходится работать на стыке двух миров: соблюдать новые правила поставки и заполнения бумажных бланков образца 2023 года и своевременно передавать данные в электронную базу фонда. Главное — помнить, что обязанность по оформлению этого документа целиком и полностью лежит на работодателе, а от правильности его действий зависит будущая пенсия и карьера работника.