Вопрос о том, нужна ли работодателю трудовая книжка и обязан ли он её выдавать, регулируется Трудовым кодексом РФ, а также рядом нормативных актов Министерства труда и социальной защиты РФ. Ниже подробно разбираем, какие требования действуют в 2026 году.
Что говорит закон
Согласно ст; 66 ТК РФ, работодатель (кроме ИП‑физических лиц) ведет трудовые книжки на каждого работника. При этом:
- Трудовая книжка может вестись бумажной или электронной;
- С 2021 года работодатели обязаны переводить сведения о трудовой деятельности в электронный вид;
- Работник, подавший заявление о переходе на электронную форму, получает трудовую книжку на руки, а работодатель освобождается от дальнейшего её ведения.
Электронная трудовая книжка
Электронный формат вводится постепенно. На 2026 год:
- Все работодатели обязаны формировать сведения о каждом работнике в электронном виде (ЭТК).
- Переход на ЭТК возможен по инициативе работника или работодателя.
- При переходе на ЭТК работник получает твердую копию (печатную) книжки, но дальнейшее её хранение и обновление осуществляются в электронном виде.
Эксперт проекта НИФИ Минфина Ольга Дайнеко отмечает, что все работодатели обязаны формировать такие сведения для каждого сотрудника, независимо от выбранного формата.
Обязанности работодателя
При приёме на работу работодатель должен:
- Получить от кандидата документы, подтверждающие его трудовой стаж (трудовую книжку, справку о предыдущей работе и т.п.).
- Если кандидат перешёл на электронную форму, трудовую книжку на бумаге предоставлять не требуется.
- Внести сведения о трудовой деятельности в систему ПФР не позднее 15‑го числа следующего месяца.
- Сохранять доступность данных для контроля органов соцстрахования и инспекции труда.
Что делать, если книжка утеряна или повреждена
В случае утраты, порчи или иных причин, когда у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- Получить от сотрудника письменное заявление о невозможности предъявить книжку;
- Подтвердить факт работы через документы ПФР или другие официальные источники;
- Внести сведения в электронный реестр и, при необходимости, оформить дубликат (бумажный или электронный);
Бумажная vs электронная: что выбрать?
По мнению специалистов, выбор формата зависит от:
- Предпочтений самого работника;
- Типа организации (большие компании чаще используют ЭТК);
- Требований отраслевых коллективных договоров.
Важно помнить, что никаких изменений в требованиях к ведению бумажных книжек в 2026 году не введено. Если у организации уже есть бумажная книжка, она должна вестись по старым правилам, одновременно с ведением электронной.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Обязана ли организация выдавать трудовую книжку новому сотруднику?
Ответ: Да. При приёме на работу работодатель обязан получить документ, подтверждающий стаж. Если сотрудник уже использует электронную форму, бумажная книжка не требуется, но работодатель всё равно должен внести сведения в электронный реестр.
Вопрос: Можно ли полностью отказаться от ведения трудовых книжек?
Ответ: Нет. Закон требует вести сведения о трудовой деятельности для каждого работника, независимо от выбранного формата. Отказ от ведения невозможен.
Вопрос: Как оформить переход на электронную форму?
Ответ: Работник подаёт заявление о переходе, после чего работодатель выдаёт ему книжку на руки и переводит всю информацию в электронный вид. Дальнейшее ведение осуществляется в системе ПФР.
Итак, организация обязана предоставлять трудовые книжки, но форма их ведения может быть как бумажной, так и электронной. Главное требование — вести сведения о трудовой деятельности каждого работника и обеспечить их доступность для контроля соцстраховых органов. При переходе на электронную форму работодатель освобождается от дальнейшего ведения бумажной книги, однако обязанность по внесению данных в электронный реестр остаётся.
Для получения более подробных рекомендаций рекомендуется обращаться к официальным ресурсам:
- Министерство труда и социальной защиты РФ – mintrud.gov.ru
- КонсультантПлюс – правовая база ТК РФ
- Экспертные материалы (Газета.ру, БУХГАЛТЕР.UA, PNZ.RU)
Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов, упростить кадровое сопровождение и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.