Трудовая книжка остаётся важным документом, фиксирующим трудовую деятельность сотрудника. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, многие организации и работники всё ещё сталкиваются с вопросами: какую форму выбрать, кто отвечает за её заполнение и как правильно вести учёт? В данной статье мы подробно разберём все аспекты, основываясь на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются:
- сведения о приёме на работу;
- переводы на другую постоянную работу;
- изменения квалификации;
- награждения и поощрения;
- увольнение (включая дату и основание).
Все записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя или иного официального решения. Запись делается не позднее 5 рабочих дней после издания приказа, а запись об увольнении – в день увольнения.
Бумажная или электронная трудовая книжка: как определиться?
С 2021 года в России бумажные трудовые книжки не заводятся для newly hired сотрудников. Однако уже заведённые книжки можно продолжать вести, если работник этого желает, но обязательно параллельно с электронной формой.
Когда выбирать бумажную форму?
- Сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку и хочет её продолжать вести.
- Организация по внутренним правилам предпочитает дублировать информацию на бумаге (например, для архивных целей).
- Отсутствие технической возможности вести электронные записи (редкий случай, но допустим по законодательству).
Когда предпочтительнее электронная трудовая книжка?
- Новый сотрудник – с 2021 года оформляется исключительно в электронном виде.
- Организация использует кадровые информационные системы (КИС), интегрированные с ПФР и ФСС.
- Требуется оперативный обмен данными с государственными органами (например, при подаче заявлений о пособиях).
- Снижение риска потери или повреждения документа.
Кто отвечает за корректное заполнение трудовой книжки?
Ответственность за правильное внесение записей лежит на:
- Кадровик (специалист по кадровому учёту) – непосредственно заполняет книжку на основании приказа.
- Руководитель подразделения – обеспечивает своевременное предоставление приказов и других оснований для записи.
- Руководитель организации – несёдёт общую ответственность за соблюдение трудового законодательства в организации.
Нарушение порядка заполнения (опоздание с записью, неверная формулировка, отсутствие подписи) может повлечь административные штрафы согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
Как правильно оформить трудовую книжку для нового сотрудника (2026 год)
Следуйте пошаговой инструкции:
- Получите согласие сотрудника на ведение электронной трудовой книжки (если он предпочитает бумажную – оформите заявление о dual‑ведении).
- Сформируйте приказ о приёме на работу (указав должность, подразделение, дату начала работы, оклад и т.д.).
- Внесите запись в трудовую книжку:
- Серия и номер книжки (для электронной – уникальный идентификатор в системе).
- ФИО сотрудника.
- Дата приёма.
- Наименование организации, её ИНН и КПП.
- Должность, подразделение, трудовой функционал.
- Основание – номер и дата приказа.
- Подпись и печать:
- Подпись кадровика.
- Подпись сотрудника (с расшифровкой).
- При наличии бумажной формы – печать организации.
- Сроки: запись делается не позднее 5 рабочих дней после издания приказа.
Особенности ведения бумажной трудовой книжки в 2026 году
Если вы решили вести бумажную книжку параллельно с электронной, учитывайте следующее:
- Используйте только утверждённые бланки (формат БТК‑2026).
- Записи делаются черной пастой, разборчивым почерком.
- Ошибки не зачёркиваются: признайте запись недействительной, сделав пометку «Запись недействительна» и внесите исправленную запись ниже.
- Храните книжку в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.
- Периодически (не реже одного раза в год) проводите сверку с электронными данными.
Электронная трудовая книжка: технические аспекты
Электронная форма ведётся в специализированных кадровых информационных системах, которые должны обеспечивать:
- Подключение к единому реestrу трудовой деятельности (ЕРТД) ПФР.
- Возможность выгрузки справки о трудовой деятельности в формате PDF.
- Защиту информации от несанкционированного доступа (шифрование, ролевая модель доступа).
- Автоматическую генерацию записей на основе приказов, загруженных в систему (через интеграцию с 1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.д.).
При переходе на электронную форму важно:
- Провести обучение кадрового персонала работе с системой.
- Убедиться, что все исторические данные (если есть бумажные книжки) перенесены в электронный реестр без потерь.
- Настроить резервное копирование и архивирование в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вести только бумажную трудовую книжку?
С 2021 года для newly hired сотрудников – нет. Для уже работающих сотрудников – возможно, но только при их письменном согласии и при условии дублирования в электронном виде.
Что делать, если в электронной книжке обнаружена ошибка?
Ошибка исправляется путём внесения уточняющей записи с пометкой «Исправлено» и указанием даты исправления. Первоначальная запись не удаляется, а помечается как недействительная.
Кто выдаёт справку о трудовой деятельности?
Справка выдаётся работодателем по требованию сотрудника. В электронном виде она формируется автоматически в КИС и подписывается электронной подписью уполномоченного лица.
Нужно ли заверять трудовую книжку нотариусом?
Нет; Трудовая книжка заверяется подписью уполномоченного лица организации и печатью (для бумажной формы). Нотариальное заверение требуется только для копий документа, предоставляемых третьим лицам.
Как хранить трудовые книжки после увольнения сотрудника?
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовые книжки хранятся у работодателя в течение 50 лет после увольнения (или 75 лет при работе во вредных условиях). После истечения срока они подлежат уничтожению по акту.
Определившись с формой трудовой книжки, помните о следующих ключевых моментах:
- Для новых сотрудников – обязательно электронная форма.
- При наличии бумажной книжки у сотрудника – возможен dual‑ведение с её согласия.
- Ответственность за корректность записей лежит на кадровой службе и руководителе организации.
- Соблюдайте сроки внесения записей (не более 5 рабочих дней, увольнение – в день события).
- Храните документы в условиях, обеспечивающих их сохранность и конфиденциальность;
- Регулярно проводите сверку бумажных и электронных данных, а также обучение персонала.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите законопослушное ведение трудовых книжек, минимизируете риски штрафов и споров с сотрудниками, а также создадите прозрачную систему учёта трудовой деятельности в вашей организации.