Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина․ Долгое время этот документ существовал исключительно в бумажном виде и хранился в отделе кадров․ Однако цифровизация коснулась и этой сферы: с 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а к 2026 году правила игры существенно изменились․ В этой статье мы подробно разберем, где должна находиться трудовая книжка, кто за нее отвечает и какие права есть у работника․
Бумажная трудовая книжка: у работодателя или на руках?
Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о рабочем стаже․ Если речь идет о бумажной трудовой книжке, закон однозначно отвечает на вопрос о месте ее хранения:
- В период работы — бумажная трудовая книжка находится у работодателя․ Приняв сотрудника на работу, работодатель обязан забрать у него документ и хранить его в сейфе (в отделе кадров или бухгалтерии) до дня увольнения․
- В период безработицы — документ находится на руках у гражданина․ В это время он сам несет ответственность за его сохранность․
Выдача бумажной трудовой книжки на руки работнику в период его работы возможна только в двух случаях:
- Увольнение — в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать документ на руки․
- По письменному заявлению работника — согласно части первой ст․ 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления․ Это делается для предоставления сведений о стаже в Социальный фонд России (СФР) или другие органы․ При этом работник обязан вернуть документ работодателю также в течение 3 рабочих дней после возвращения из органа, который его запросил․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): где она хранится?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа․ Важно понимать, что ЭТК не существует в виде какого-то отдельного файла на компьютере работника или работодателя․
Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР)․ Таким образом, электронная трудовая книжка всегда находится «в облаке» — она недоступна для физической утери или порчи, что является ее главным преимуществом․
Что отражается в ЭТК?
В электронной базе СФР отражается следующая информация:
- Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Сведения о местах работы и должностях;
- Даты приема, перевода и увольнения;
- Основания прекращения трудового договора со ссылками на статьи ТК РФ;
- Реквизиты приказов работодателя․
Работодатели обязаны регулярно подавать эти данные в СФР, заполняя форму ЕФС-1 на всех лиц, работающих по трудовым договорам․
Переходный период и выбор формата в 2026 году
Действующее законодательство (ст․ 66, 66․1 ТК РФ) предоставляет работникам право выбора: вести бумажную трудовую книжку, перейти на электронную или использовать оба формата одновременно․ Однако есть важные нюансы, актуальные для 2026 года:
Для тех, кто устроился на работу впервые в 2026 году
Если сотрудник принимается на работу впервые (ранее он не работал по трудовому договору и трудовая книжка на него не оформлялась), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме․ Бумажный вариант таким работникам больше не заводится․
Для опытных работников
Другие работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная, бумажная или обе сразу․ Если работник написал заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки․ С этого момента работодатель перестает вносить в нее записи, и она становится просто архивным документом, подтверждающим прошлый стаж․
Иностранные граждане и лица без трудовой книжки
На практике часто встречаются ситуации, когда у работника нет бумажной трудовой книжки․ Например, при приеме на работу гражданина Республики Узбекистан, который ранее не работал в РФ, бумажной трудовой книжки у него нет․ В таком случае работодатель заводит на него электронную трудовую книжку (если это первичное трудоустройство в РФ) или оформляет новую бумажную, если работник выбрал такой формат (при условии, что он уже работал в РФ ранее, но документ утерян)․
Самое главное, что нужно помнить о месте нахождения трудовой книжки:
- Бумажная трудовая книжка во время работы хранится у работодателя․ На руки она выдается только при увольнении или по заявлению (на срок не более 3 дней)․
- Электронная трудовая книжка всегда храниться в базе СФР․ Она не может быть «на руках» ни у работника, ни у работодателя․
- Для тех, кто начинает свой трудовой путь в 2026 году, формат только один — электронная трудовая книжка․
Цифровизация снижает риски потери и повреждения документов, однако контроль за своими данными теперь ложится на плечи самого работника․ Рекомендуется регулярно проверять сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте СФР или портале Госуслуг, чтобы вовремя заметить возможные ошибки со стороны работодателя при сдаче отчетности․