Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда работал человек, какие должности занимал, почему увольнялся, а также о награждениях. Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные экземпляры всё ещё остаются в обороте, и работодатели обязаны вести их по строгим правилам.

Бумажная трудовая книжка: актуальные требования

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Форма, порядок ведения и хранения регламентируются специальными нормативными актами. Важно отметить, что несмотря на развитие электронных систем, у многих сотрудников всё ещё остаются бумажные книжки.

С 2023 года вступили в силу изменения, согласно которым оформлять новые бумажные трудовые книжки нужно на новых бланках. Работодателям следует следить за актуальностью используемых форм, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как заполнять?

Внедрение информационных технологий в трудовые отношения — это новация, которая существенно меняет кадровый документооборот. Теперь Трудовой кодекс пополняется статьями, регулирующими работу с электронными сведениями о стаже.

Основные правила заполнения ЭТК

• Когда заполнять? Сведения о трудовой деятельности в электронном виде подаются работодателем при приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность или присвоении квалификации.
• Как заполнить? Данные заполняются на основе приказов (распоряжений) работодателя и передаются в информационную систему Пенсионного фонда (СФР) в установленные сроки.
• При увольнении как оформить? При увольнении сотрудника работодатель обязан подать соответствующую отчетность в электронном виде. Кроме того, по запросу работника компания должна выдать ему распечатку сведений о трудовой деятельности за период работы, заверенную подписью и печатью.

Отзыв заявления о переходе на ЭТК

Если сотрудник, ранее выбравший электронную трудовую книжку, решил отозвать свое заявление и вернуться к бумажному формату, такая операция обязательно отражается в системе. Для этого формируется документ «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Важно учитывать, что существуют ограничения: например, нельзя отозвать заявление с видом «Сведения о…», если данные уже переданы и учтены в системе.

Оформление дубликата трудовой книжки

Утрата трудовой книжки — частый случай в кадровой практике. Например, ситуация: сотрудник уволился, сменил фамилию и потерял трудовую книжку, а после объявился и попросил, чтобы бывшая компания выдала ему дубликат. В таком случае работодатель обязан оформить новый документ.

Новация в оформлении дубликатов

Существует важное нововведение: при оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 года подтверждается информацией о трудовом стаже из электронных баз данных (СФР). Это значительно упрощает процесс восстановления стажа, так как за указанный период работодателю не нужно требовать архивные справки с предыдущих мест работы — достаточно выгрузки из системы.

Пошаговый алгоритм: как сделать запись в трудовую книжку

Чтобы грамотно внести запись о приеме на работу или увольнении в бумажную трудовую книжку, следуйте базовым правилам:

1. Проверка основания. Записи вносятся только на основании изданного приказа (распоряжения) работодателя.
2. Графа 1. Укажите порядковый номер записи.
3. Графа 2. Поставьте дату внесения записи (арабскими цифрами, например: ).
4. Графа 3. Внесите информацию о приеме на работу, переводе или увольнении. Текст должен строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса (особенно при увольнении).
5. Графа 4. Укажите дату, номер приказа (распоряжения) и его наименование, на основании которого внесена запись.

Важные нюансы ведения записей:

• Все записи должны вноситься без сокращений (например, нельзя писать «пр.», только «приказ», «распоряжение»).
• Записи нумеруются в пределах соответствующего раздела сквозной нумерацией.
• Использование зачеркивания в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи.

Ведение трудовых книжек — ответственная задача кадровика и работодателя. Сегодня приходится соблюдать баланс: корректно вести оставшиеся бумажные бланки по новым стандартам и своевременно передавать данные в электронные системы. Помните, что правильное заполнение трудовой книжки гарантирует работнику беспроблемное подтверждение стажа, а работодателю — отсутствие претензий от контролирующих органов.