Дата актуализации:  08:08:50

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Выбор формы ведения трудовой книжки: бумажный или электронный вариант
3. Образцы заявлений работника
4. Примеры записей в трудовую книжку
5. Порядок действий работодателя
6. Где скачать готовые бланки

Нормативно‑правовая база

Ведение трудовой книжки регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

• Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает форму вкладыша в трудовую книжку.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от № 320н – устанавливает форму, порядок ведения и хранения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 533н – определяет особенности представления сведений о трудовой деятельности отдельных категорий зарегистрированных лиц.

Согласно этим документам, каждый работник обязан до 31 декабря 2020 г. (для новых сотрудников – в течение 30 дней с момента приема) подать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки.

Выбор формы ведения трудовой книжки

Бумажный вариант

Трудовая книжка в бумажном виде остаётся обязательным документом, если работник не выразил согласие на её перевод в электронный формат. При этом:

• Книга должна быть оформлена в соответствии с формой, утверждённой Приказом Минтруда № 320н.
• Записи в книгу вносятся работодателем (или уполномоченным лицом) в оригинале.
• Книга хранится у работника и может быть предъявлена в любой момент.

Электронный вариант

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в системе Госуслуги и доступна через личный кабинет. Преимущества:

• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа.
• Автоматическое формирование отчётов (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1).
• Упрощённый процесс передачи данных при смене работодателя.

Для перехода в электронный формат работник должен подать письменное заявление, а работодатель – внести соответствующую запись в бумажный документ (вкладку) о переходе.

Образцы заявлений работника

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Заявление
о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Я, ФИО полностью, паспорт: серия, номер, выдан кем и когда,
трудовой договор № номер договора от дата,
прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде.

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Я, ФИО полностью, паспорт: серия, номер, выдан кем и когда,
трудовой договор № номер договора от дата,
на основании Федерального закона № 439‑ФЗ прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат
(ЭТК) и вести её в системе «Госуслуги».

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Заявление
о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Я, ФИО полностью, прошу предоставить мне копию сведений о моей трудовой деятельности,
включая все записи о приёме, переводе, повышении квалификации и увольнении,
в виде:
☐ бумажного документа
☐ электронного файла (PDF)

Примеры записей в трудовую книжку (база)

Приём на работу

Перевод на другую должность

Увольнение по собственному желанию

Выдача награды

Порядок действий работодателя

Приём заявления от работника

1. Получить от работника заявление в оригинале.
2. Проверить корректность заполнения (ФИО, паспортные данные, дата).
3. Внести запись в вкладку трудовой книжки о выбранном способе ведения (бумажный/электронный).
4. Если выбран электронный вариант – оформить перевод в системе «Госуслуги» (подать заявку в ПФР).

Оформление записей в трудовую книжку

1. Заполнять ьный лист (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, дата выдачи).
2. В разделе «Сведения о трудовой деятельности» вносить записи в хронологическом порядке, используя чернильную ручку (для бумажного варианта) и шрифт Times New Roman, размер 12 (для электронного).
3. При переводе в электронный формат – загрузить скан‑копию всех страниц в личный кабинет работника.
4. Сохранить копию всех записей в архиве организации (не менее 5 лет).

Предоставление сведений в ПФР

Сведения о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ‑ТД. При этом:

• Для работников с бумажной книжкой – данные берутся из записей в книге.
• Для работников с ЭТК – данные автоматически выгружаются из системы «Госуслуги».

Хранение и контроль

Ответственным за корректность заполнения трудовых книжек в организации является специалист отдела кадров или начальник отдела персонала. Его обязанности включают:

• Регулярную проверку соответствия записей действующим нормативным актам.
• Контроль за своевременным получением заявлений от новых сотрудников.
• Ведение реестра всех электронных и бумажных трудовых книжек.

Где скачать готовые бланки и образцы

Все необходимые формы доступны для бесплатного скачивания:

• Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде (DOCX)
• Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (DOCX)
• Вкладка в трудовую книжку (PDF)
• Примеры записей в трудовую книжку (Excel)

Все документы соответствуют требованиям Приказа Минтруда РФ № 320н от .

Ведение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений в России. С 2020 года каждый работник обязан выбрать форму её ведения и официально заявить о своём выборе. Правильное оформление заявлений, своевременный ввод записей и корректная передача данных в ПФР позволяют избежать юридических рисков как для работника, так и для работодателя.

Следуйте приведённым образцам, используйте актуальные нормативные акты и не забывайте обновлять реестр трудовых книжек в соответствии с изменениями законодательства.

Автор статьи: юридический отдел «Консалт‑Труд», 2026 г.