Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка все еще остается актуальной для многих сотрудников. Но что делать, если при трудоустройстве или в процессе работы работнику по каким-то причинам не завели трудовую книжку? Кто несет за это ответственность и как исправить ситуацию? Разберемся во всех нюансах подробно.
Законодательные нормы: когда трудовая книжка не нужна?
Прежде чем бить тревогу, важно уточнить: всегда ли работодатель обязан заводить бумажную трудовую книжку? Ответ зависит от даты первого трудоустройства сотрудника.
В соответствии с п. 8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, на лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. В таких случаях формируются только сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (электронная трудовая).
Если ваш сотрудник относится к этой категории, вы имеете полное право не делать записи в бумажной книжке и не отражать данные о ней в журнале учета. В этом случае отсутствие бумажного бланка — не нарушение, а соблюдение закона.
Если трудовая книжка должна быть, но ее не завели
Совсем иная ситуация складывается, если сотрудник начал свою трудовую деятельность до 1 января 2021 года и сохранил право на бумажную трудовую книжку, либо если трудовой договор заключается впервые (до указанной даты). Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
Если работодатель принял на работу сотрудника с опытом, но у того нет трудовой книжки (он ее потерял или не предоставил), либо если это его первое рабочее место (до 2021 года), работодатель обязан завести или оформить новый бланк трудовой книжки.
Возможные причины отсутствия документа у кандидата:
- Кандидат потерял трудовую книжку при переходе с одного места работы на другое.
- Предыдущий работодатель не выдал документ при увольнении.
- Документ был испорчен или пришел в негодность.
Алгоритм действий: как исправить ошибку
Если выяснилось, что работнику, которому полагалась бумажная трудовая книжка, ее не завели, действовать нужно по следующему плану:
- Получение заявления от работника. В случае утери или отсутствия документа, сотрудник должен обратиться к работодателю (нынешнему или последнему) с заявлением, составленным в свободной форме, с просьбой оформить новый бланк или выписать дубликат.
- Сбор подтверждающих документов. Важно помнить: выписать дубликат имеет право последний работодатель, а вот поиск подтверждающих документов — это обязанность сотрудника, вне зависимости от того, кто или что стало причиной утраты документа. Работник должен предоставить справки, выписки, договоры с предыдущих мест работы, чтобы подтвердить свой стаж.
- Оформление документа. Работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента приема на работу (если это первое рабочее место) или в кратчайшие сроки после получения заявления (в случае утери).
Ответственность работодателя: чем грозит невыдача или отсутствие книжки
Ответственность за ведение трудовых книжек полностью лежит на кадровике и руководстве организации. Если на него возложена ответственность, то в случае нарушения законодательства он будет наказан. Если работнику не завели или не выдали трудовую книжку вовремя, работодателю придется отвечать сразу по двум направлениям:
Перед государством
За нарушение трудового законодательства (отсутствие оформленной трудовой книжки, неверные записи, задержка выдачи) предусмотрены административные штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц и ИП штраф может составить от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Перед работником (материальная ответственность)
Это самое серьезное последствие. По существующим нормам закона (ст. 234 ТК РФ), работодатель вынужден возмещать работнику неполученный им заработок за все время задержки трудовой книжки. Это связано с тем, что днем увольнения в данном случае будет считаться день фактической выдачи работнику трудовой книжки.
Однако здесь есть важный нюанс: для взыскания компенсации работник должен будет доказать, что именно отсутствие трудовой книжки не позволило ему трудоустроиться на новую работу и получать доход. Если работник не смог этого доказать, суд может отказать во взыскании заработка за время задержки.
Что делать, если работник не забирает трудовую книжку?
Часто бывает и обратная ситуация: трудовая книжка оформлена, но при увольнении сотрудник за ней не явился. В этом случае работодателю не нужно просто хранить документ у себя и ждать. Чтобы обезопасить себя от возможных исков о задержке выдачи, необходимо:
- Направить работнику уведомление. Оно должно быть составлено на бланке организации и включать следующую информацию: указание на то, что трудовой договор расторгнут, а также необходимость явиться за трудовой книжкой и другими документами, либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Если работник все же обратится позже, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (в письменной форме).
Отсутствие заведенной трудовой книжки у работника, для которого она предусмотрена законом — это серьезное нарушение, которое может обернуться для компании крупными финансовыми потерями. Главное помнить:
- На сотрудников, впервые устроившихся на работу после , бумажную трудовую не нужно заводить.
- Если книжка должна быть, но ее нет — оформляйте дубликат по заявлению работника.
- При увольнении обязательно выдайте документ в день увольнения, а если сотрудник не забрал его, незамедлительно отправьте уведомление о необходимости явиться за документом.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать судебных споров, штрафов и выплаты компенсаций за вынужденный прогул работника.