Ситуация, когда соискатель при приеме на работу не предъявляет трудовую книжку, является типовой и требует от работодателя четкого понимания действующего законодательства. С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), что изменило подходы к приему документов. Данная статья разберет, какие действия законны, а какие — нет, и как правильно оформить сотрудника без «бумажной» трудовой.

Ключевое правило: что требует ТК РФ при приеме на работу?

Согласно части 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить:

• Трудовую книжку (бумажный вариант) и/или
• Сведения о трудовой деятельности (электронный вариант, выданные в форме ЭТК).

Важное исключение: Данное требование не распространяется на лиц, заключающих трудовой договор впервые (т.е. никогда ранее не были официально трудоустроены).

Когда трудовая книжка не ведется? (Исключения по закону)

Существуют случаи, когда на работника вообще не ведется трудовая книжка (часть 5 ст. 65 ТК РФ). К ним относятся:

1. Работа по совместительству (если основное место работы уже имеет трудовую книжку).
2. Сезная работа (до 1 месяца).
3. Работа на условиях гражданско-правового договора (если не заключается трудовой договор).
4. Иные случаи, прямо предусмотренные федеральными законами.

Если сотрудник попадает под одно из этих исключений, требовать у него трудовую книжку незаконно.

Ситуация 1: Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Это наиболее частая причина отсутствия бумажного документа. Если работник ранее был трудоустроен и его данные переданы в Пенсионный фонд, у него может не быть бумажной книжки.

Что делать работодателю:

• Запросить у соискателя Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде. Это может быть:
  • Выписка из ЭТК, оформленная через Госуслуги или портал Работа в России.
  • Документ, выданный предыдущим работодателем (форма СТД-Р).
  • Справка из Пенсионного фонда (СТД-ПФР).
• Принять указанный документ и прикрепить его к личному делу сотрудника.
• Не требовать от сотрудника заявления о согласии или отказе от ведения ЭТК. ТК РФ не обязывает предоставлять такой документ при приеме.

Ситуация 2: У сотрудника нет трудовой книжки по другой причине (утрата, утеря и т.д.)

Если у работника есть стаж, но бумажная книжка утеряна, а он не оформил ЭТК, действует разъяснение Минтруда (Письмо от № 14-6/ООГ-3682).

Правильный порядок действий:

1. Принять работника на работу без трудовой книжки. Отказ в приеме на этом основании незаконен.
2. В трудовом договоре и приказе о приеме сделать соответствующую запись об отсутствии документа.
3. Не учитывать предыдущий стаж при расчете непрерывного трудового стажа, оплаты отпусков и т.д., так как подтвердить его документально невозможно.
4. По инициативе работодателя или работника можно инициировать процедуру восстановления трудовой книжки через суд или обращение в архив, но это длительный процесс.

Важно: Если сотрудник предоставит «пустую» трудовую книжку (без записей о предыдущей работе), это не считается подложным документом, но и не подтвердит его стаж.

Ситуация 3: Сотрудник принимается впервые (первая работа)

Если человек никогда не был официально трудоустроен, он не обязан иметь трудовую книжку или ЭТК.

• Оформляем его как первичное трудоустройство.
• В личном деле делаем отметку об отсутствии документа в связи с первым трудоустройством.
• После приема на работу работодатель обязан впервые оформить ему трудовую книжку (бумажную или электронную).

Практический алгоритм для отдела кадров при отсутствии трудовой книжки

Пошаговая инструкция на 2026 год:

1. Уточнить у соискателя: Почему нет документа? (ЭТК, утеря, первая работа).
2. Запросить альтернативный документ: СТД-Р, СТД-ПФР или выписку из ЭТК.
3. Проверить: Если документ есть, убедиться в его подлинности (проверить реквизиты, печати, ЭЦП).
4. Оформить приказ о приеме с указанием: «Трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности не представлены в связи с [указать причину: переходом на ЭТК, утерей, первичным трудоустройством]».
5. Принять документы (СТД или заявление об отсутствии) в личное дело.
6. При первом трудоустройстве — оформить новую трудовую книжку (бумажную или запросить создание ЭТК через ПФР).

Чего НЕ должен делать работодатель?

• Требовать заявление об отказе от ЭТК. Это прямо противоречит закону.
• Отказывать в приеме только из-за отсутствия бумажной трудовой книжки, если есть иные подтверждающие документы (СТД) или законные исключения.
• Учитывать стаж без документов. Предыдущий опыт работы без подтверждения не засчитывается в непрерывный стаж.
• Принимать «листовки» или справки не установленного образца. Документ должен соответствовать формам СТД-Р или СТД-ПФР.

Ответственность работодателя

Необоснованный отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки может быть обжалован в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд. Работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы).

Кроме того, если работник докажет, что его стаж мог быть учтен, но не был из-за вины работодателя, это может привести к перерасчету пособий, оплаты отпусков и иных гарантий.

1. Приоритет — электронные сведения. В 2026 году основной документ — это Сведения о трудовой деятельности (ЭТК).
2. Бумажная книжка — альтернатива. Если ЭТК нет, принимайте бумажную книжку, если она есть.
3. Отсутствие обоих документов — не препятствие для приема. Оформляйте, но стаж не учитывайте.
4. Документируйте все. Делайте четкие записи в приказе и личном деле о причине отсутствия документа.
5. Не усложняйте процедуру. Не требуйте лишних заявлений и справок. Ваши действия должны быть прозрачными и соответствовать ТК РФ.

Следите за изменениями в законодательстве. С 2021 года система ЭТК постоянно совершенствуется, а с 2024 года все работодатели обязаны передавать сведения в ПФР. Наиболее правильный подход — постепенный переход к безбумажному документообороту в кадровом делопроизводстве.

Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66.1), Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-3682, практика КонсультантПлюс, разъяснения Пенсионного фонда.