Обновлено: 23 мая 2026 года
Самое главное помнить: Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Её отсутствие может создать проблемы как для сотрудника, так и для работодателя при оформлении пенсии, получении льгот или при устройстве на новую работу․
Почему работник может не принести трудовую книжку
Существует несколько причин, по которым сотрудник может не предоставить трудовую книжку при приёме на работу:
- Отсутствие трудовой книжки: Если это первое место работы, у сотрудника может не быть трудовой книжки (ст․ 66 ТК РФ)․
- Электронная трудовая книжка: С 2020 года в России введена электронная форма трудовой книжки․ Сотрудник может выбрать бумажный или электронный формат (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Утеря или порча: Работник мог потерять или испортить трудовую книжку․
- Нежелание предоставлять: В редких случаях сотрудник может умышленно не предоставлять трудовую книжку․
Что говорит закон
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), а именно статьям 66 и 66․1:
Важно: Если у сотрудника ранее не было трудовой книжки (например, при первом трудоустройстве), она оформляется работодателем в электронной форме․ Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социльного фонда России (СФР)․
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Вести трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности в электронном формате) для всех сотрудников, работающих по трудовому договору․
- Подавать сведения о трудовой деятельности в СФР (форма ЕФС-1)․
- Не отказывать в приёме на работу из-за отсутствия трудовой книжки․
Обязанности работника
Работник обязан:
- Предоставить трудовую книжку при приёме на работу, если она есть в наличии․
- Сообщить работодателю о выборе формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)․
Что делать работодателю, если сотрудник не приносит трудовую книжку
Пошаговая инструкция
- Уточните причину отсутствия:
- Спросите сотрудника, почему он не предоставил трудовую книжку․
- Узнайте, есть ли у него трудовая книжка вообще или он выбрал электронный формат․
- Объясните правила ведения трудовой книжки:
- Расскажите о возможности ведения трудовой книжки в электронном формате․
- Объясните, что сведения о трудовой деятельности будут храниться в базе СФР․
- Оформите трудовую книжку (если необходимо):
- Если у сотрудника нет трудовой книжки, оформите её в электронном формате․
- Внесите запись о приёме на работу в базу СФР (форма ЕФС-1)․
- Составьте акт об отсутствии трудовой книжки:
- Если сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку или не может этого сделать, составьте акт в присутствии двух свидетелей․
- В акте укажите причину отсутствия трудовой книжки и дайте сотруднику возможность подписать его․
- Не отказывайте в приёме на работу:
- Запрещается отказывать в приёме на работу из-за отсутствия трудовой книжки (ст․ 64 ТК РФ)․
- Оформите трудовой договор и внесите запись о приёме на работу в базу СФР․
Что делать, если сотрудник отказывается оформлять электронную трудовую книжку
Если сотрудник не хочет переходить на электронный формат, работодатель обязан:
- Вести трудовую книжку в бумажном формате․
- Вносить записи о трудовой деятельности в бумажную трудовую книжку․
- Подавать сведения о трудовой деятельности в СФР (форма ЕФС-1)․
Очень важно: Работодатель не может заставлять сотрудника выбирать электронный формат; Это его право․
Какие последствия могут быть, если не оформить трудовую книжку
Если работодатель не оформит трудовую книжку или не внесёт записи о трудовой деятельности, это может привести к:
- Проблемы для сотрудника: Трудности при оформлении пенсии, получении льгот или при устройстве на новую работу․
- Штрафы для работодателя: Административная ответственность за нарушение трудового законодательства (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Судебные разбирательства: Сотрудник может обратиться в суд с требованием оформить трудовую книжку․
Рекомендации для работодателя
Чтобы избежать проблем с оформлением трудовой книжки, следуйте этим рекомендациям:
- Объясните сотруднику: Все правила ведения трудовой книжки при приёме на работу․
- Составьте акт: Если сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку, составьте акт об этом․
- Ведите учёт: Храните все документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника․
- Своевременно подавайте отчёты: Подавайте сведения о трудовой деятельности в СФР (форма ЕФС-1)․
Отсутствие трудовой книжки у сотрудника, это не повод для отказа в приёме на работу․ Работодатель обязан:
- Уточнить причину отсутствия трудовой книжки․
- Объяснить сотруднику правила ведения трудовой книжки․
- Оформить трудовую книжку в электронном или бумажном формате․
- Внести запись о приёме на работу в базу СФР․
Соблюдение этих правил поможет избежать проблем как для сотрудника, так и для работодателя․
Важно: Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки, обратитесь к юристу или в службу труда и занятости․
Дата публикации: 23 мая 2026 года