Ситуация, когда соискатель или новый сотрудник предъявляет сразу две трудовые книжки, встречается достаточно часто. Причины могут быть разными: утеря старой книги, оформление дубликата, самостоятельный переход к новому работодателю без передачи предыдущей книги и т.д. В статье рассмотрим, какие нормы регулируют этот вопрос, какие риски существуют и как правильно действовать, чтобы не нарушить Трудовой кодекс РФ и обеспечить корректный учет трудового стажа.

Содержание

1. Правовая база: что говорит Трудовой кодекс РФ
2. Почему у работника может оказаться две книжки
3. Что должен сделать работодатель
4. Проверка достоверности записей
5. Как объединить стаж из двух книг
6. Влияние на пенсионные начисления
7. Судебная практика
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база: что говорит Трудовой кодекс РФ

• Статья 282 ТК РФ (п. 3) – работодатель обязан вести трудовую книжку у каждого работника, если иное не указано в договоре (например, совместительство).
• Статья 23 ТК РФ – трудовая книжка является официальным документом, фиксирующим трудовой стаж, и должна передаваться от работодателя к работодателю.
• Постановление Правительства РФ № 488 от (о введении нового образца трудовой книжки) – с обязательным является использование нового образца, однако старые книги могут оставаться в обращении до полного изъятия.
• Согласно п. 2 ст. 10 Закона «О пенсионном обеспечении», для расчёта пенсии учитываются все периоды трудовой деятельности, подтверждённые документально (трудовые книжки, справки, договоры).

Таким образом, наличие более одной трудовой книжки у работника не запрещено законом, но одновременно вести две книги в один и тот же период времени – незаконно.

Почему у работника может оказаться две (или более) трудовые книжки

Основные причины:

• Утеря или порча первой книги – работник оформил дубликат в органах исполнительной власти.
• Самовольный переход к новому работодателю – сотрудник оставил старую книгу дома и получил новую, не передав первую.
• Оформление совместительства – в некоторых случаях работник может иметь отдельную книгу для основного места работы и другую для совместителя (хотя в практике это редкость).
• Ошибка работодателя – в прошлом работодателю было выдано две книги по ошибке, и обе они заполнялись.

В любом случае, задача работодателя – установить, какие записи являются действительными, и обеспечить их корректную передачу в пенсионный фонд.

Что должен сделать работодатель, получив две трудовые книжки

Оформить акт приёма‑передачи

Составьте акт приёма‑передачи трудовой книжки (образец можно взять из Приказа Минтруда РФ № 322н). В акте указываются:

• ФИО работника;
• Серия и номер каждой книги;
• Дата выдачи и дата получения работодателем;
• Подписи сторон.

Выяснить, какая книга является «основной»

Попросите сотрудника объяснить, почему у него две книги. Обычно «основной» считается та, в которой отражён первый период трудовой деятельности (первая запись о приёме на работу). Если обе книги содержат разные периоды, обе могут быть использованы для подтверждения стажа.

Сравнить записи

Сравните записи в обеих книгах с документами, находящимися у вас:

• Трудовой договор;
• Трудовые листы, табели учёта рабочего времени;
• Справки из ФСС о страховых взносах.

Оформить запись в единой книге

Если у вас уже есть одна из книг, в неё вносится запись о приёме на работу, а вторая книга (если она не будет использоваться дальше) оформляется как дубликат или временный документ и передаётся работнику с отметкой «дубликат, не используется для расчёта стажа».

Уведомить ФСС

При необходимости (если вторая книга содержит периоды, не отражённые в вашей системе) отправьте в Фонд социального страхования запрос о подтверждении страховых взносов за указанные периоды.

Проверка достоверности записей

Для избежания ошибок рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Сверка с выпиской из ПФР – запросите у работника выписку о страховом стаже (форма СЗ‑В-1). Сравните её с данными из обеих книг.
2. Контрольные копии – сделайте фотокопии всех страниц обеих книг и храните их в личном деле сотрудника.
3. Проверка подписи работодателя – убедитесь, что подписи и печати в записях соответствуют действующим реквизитам (название организации, ИНН, ОКПО).
4. Обращение в отдел кадров предыдущего работодателя – если возникнут сомнения, запросите подтверждение записей у предыдущего работодателя.

Как объединить стаж из двух книг

Если обе книги содержат разные периоды трудовой деятельности, их суммирование производится автоматически в ПФР при расчёте пенсионных прав. Однако для работодателя важно:

• Убедиться, что все периоды отражены в единой трудовой книжке (или в одной из книг, которую работник будет использовать в дальнейшем).
• Если вторая книга содержит «пробелы», оформить в ней запись о переводе в вашу организацию с указанием даты начала работы.
• При необходимости оформить справку о трудовом стаже (по образцу Форма № Т-2), где указать суммарный стаж, подтверждённый обеими книгами.

В случае, когда одна из книг является дубликатом (оформлена после утери), её записи считаются юридически эквивалентными оригиналу, и обе могут использоваться для подтверждения стажа.

Влияние на пенсионные начисления

Судебная практика (см. определения КСОЮ) показывает, что суды признают стаж из второй трудовой книжки, если он подтверждён документально. Примеры:

• Определение КСОЮ от № 88‑23329/2023 – отказ в признании стажа из второй книги.
• Определение КСОЮ от № 88‑4570/2024 – признание стажа и назначение досрочной пенсии.

Следовательно, правильное документирование всех периодов в одной из книг (или в обеих с отметкой «дубликат») гарантирует, что ПФР учтёт весь трудовой стаж при расчёте пенсии.

Судебная практика

Ниже – краткая таблица типовых решений судов по делу о двух трудовых книжках:

Часто задаваемые вопросы

Можно ли официально работать на двух местах одновременно, имея две трудовые книжки?

Да, но только если одно из мест является совместительством, о чём должно быть явно указано в трудовом договоре (п. 3 ст. 282 ТК РФ). В этом случае вторая книжка не ведётся – все записи делаются в одной основной книге.

Что делать, если работник отказывается отдать одну из книг?

Работодатель имеет право потребовать передачу основной трудовой книжки в соответствии с п. 3 ст. 282 ТК РФ. При отказе следует оформить протокол отказа и, при необходимости, обратиться в инспекцию по труду.

Нужно ли менять старую книжку на новую образцовую?

С обязательным является использование нового образца. Если у работника есть только старая книжка, он может оформить дубликат нового образца. Старая книжка может оставаться в архиве, но не должна использоваться для новых записей.

Как оформить запись о переводе из одной книги в другую?

В основной книге делается запись: «Перевод в (название организации) с (дата)», а в второй – «Перевод из (название организации) с (дата)». Обе записи подписываются работодателем и работником.

Как отразить в бухгалтерском учёте наличие двух книг?

В бухгалтерском учёте это не влияет на расчёт заработной платы. Главное – корректно вести кадровое дело и обеспечить правильную передачу данных в ФСС.

• Наличие у сотрудника двух трудовых книжек – не редкость, но одновременно вести их в один и тот же период запрещено (ТК РФ).
• Работодатель обязан оформить акт приёма‑передачи, выяснить, какая книга является основной, и сверить записи с документами (договор, справки из ФСС, выписка из ПФР).
• Для корректного учёта стажа следует объединить записи в одну книгу или оформить дубликат, а все подтверждающие документы хранить в личном деле сотрудника.
• При правильном документировании все периоды труда будут учтены при расчёте пенсионных прав, что подтверждаеться судебной практикой.
• В случае сомнений или конфликтов рекомендуется привлекать юридическую службу или обращаться в инспекцию по труду.

Соблюдая указанные рекомендации, вы избежите правовых рисков, обеспечите корректный учёт трудового стажа и сохраните доверительные отношения с сотрудником.

Дата публикации: