Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, при приеме на работу сотрудник обязан предъявить её работодателю. Но на практике часто встречаются ситуации, когда новый сотрудник появляется без этого документа. Как действовать руководству, какие права есть у соискателя и как оформить отношения по закону? Разберем все сценарии подробно.

Почему сотрудник может прийти без трудовой книжки?

Перед тем как принимать решение, работодателю следует выяснить причину отсутствия документа. Чаще всего встречаются следующие ситуации:

• Документ утерян. Сотрудник потерял трудовую книжку дома, при переезде или она была украдена.
• Трудовая книжка находится на предыдущем месте работы. Например, бывший работодатель задерживает выдачу документа или не уволил сотрудника официально.
• Это первое место работы. У соискателя просто еще нет трудовой книжки.
• Сотрудник работает по совместительству. По закону совместители не обязаны приносить трудовую книжку основному работодателю.
• Трудовая книжка имеет физические повреждения. Испорченный документ (порван, залит, испачкан) работодатель не имеет права принимать.

Обязанности работодателя: что говорит закон?

Согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка входит в обязательный пакет документов при заключении трудового договора. Если соискатель не может её предоставить, работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если причина отсутствия документа объективна (например, утеря или первое место работы). Отказ в приеме на работу по этой причине будет незаконным.

Сценарий 1: Для сотрудника это первое место работы

Если человек устраивается на работу впервые, обязанность по оформлению трудовой книжки полностью ложится на работодателя. Сотруднику не нужно ничего покупать или оформлять самостоятельно.

• Работодатель закупает чистые бланки трудовых книжек (учреждение оплачивает их самостоятельно, а затем удерживает стоимость из зарплаты работника).
• Книжка оформляется в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней со дня его выхода на работу.

Сценарий 2: Трудовая книжка утеряна

Если сотрудник заявил об утере, у него есть два пути:

1. Восстановить стаж через ПФР или МФЦ. Работник может запросить выписку о своем стаже из пенсионного фонда и предоставить её новому работодателю.
2. Попросить нового работодателя оформить дубликат. Если работник не хочет обращаться в ПФР, он пишет заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку с указанием причины «взамен утраченной». Работодатель обязан завести новый документ.

Важное примечание: Работодатель не обязан разыскивать предыдущие места работы сотрудника. В новую (дубликат) трудовую книжку вносится запись об общем или непрерывном стаже на основании предоставленных работником документов (справок, выписок из ПФР). Если таких документов нет — стаж просто не вписывается, и книжка начинается с записи о приеме на текущую работу.

Сценарий 3: Работа по совместительству

Если ваш новый сотрудник — совместитель, он приносит трудовую книжку только по своему желанию. По основному месту работы она уже хранится. В этом случае:

• Вы просто заключаете трудовой договор.
• Запись о работе по совместительству может быть внесена в трудовую книжку по основному месту работы, если совместитель предоставит вам справку и попросит внести запись.

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Многие работодатели, чтобы избежать бюрократии, предлагают оформить такого сотрудника по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Это грубая ошибка и нарушение закона.

Если работник выполняет фиксированные обязанности, подчиняется внутреннему распорядку и получает регулярную зарплату, отношения могут быть только трудовыми; Оформление по договору ГПХ грозит штрафами от трудовой инспекции и доначислением налогов.

Что делать, если книжку задерживает бывший работодатель?

Частая проблема: сотрудник уволился, но старый работодатель под разными предлогами не отдает трудовую книжку. В этом случае:

1. Новый работодатель имеет полное право принять сотрудника без этого документа на время. В день, когда сотрудник наконец принесет трудовую, вы просто внесете в неё запись о приеме на работу к себе.
2. Сотруднику следует направить бывшему работодателю письменное заявление о выдаче трудовой книжки заказным письмом с уведомлением. По закону, документ должны выдать в течение 3 рабочих дней.
3. Если бывший работодатель продолжает удерживать документ, сотрудник может обратиться в суд. В этом случае бывший работодатель будет обязан выплатить сотруднику средний заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): меняет ли это ситуацию?

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Однако это не отменяет бумажный вариант для тех, кто не подавал заявление о переходе на ЭТК.

• Если сотрудник перешел на ЭТК, он должен предоставить новому работодателю выписку из СЗИ-ТД (ее можно заказать через Госуслуги или в ПФР) или распечатку сведений о трудовой деятельности.
• Если сотрудник сохранил бумажную книжку, правила остаются прежними: он обязан принести её в бумажном виде.

Пошаговая инструкция для кадровика

Если к вам пришел сотрудник без трудовой книжки, действуйте по следующему алгоритму:

1. Узнайте причину. Попросите сотрудника написать объяснительную записку или заявление с указанием причины отсутствия документа (утеря, первое место работы и т.д.).
2. Заключите трудовой договор. Отсутствие трудовой книжки не является основанием для откладывания подписания договора.
3. Допустите к работе. Издайте приказ о приеме на работу.
4. Оформите документ. В течение 5 дней закажите бланк и оформите новую трудовую книжку (или дубликат).
5. Удержите стоимость бланка. Стоимость чистой трудовой книжки можно удержать из первой зарплаты сотрудника (если это не первое его место работы, по закону для впервые устраивающихся бланк предоставляется бесплатно).

Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника — это не повод для паники и не законное основание для отказа в трудоустройстве. Главное для работодателя — соблюсти формальности: получить письменное объяснение от работника, оформить отношения через трудовой договор и завести новый документ в установленные законом сроки. Соблюдение этих простых правил защитит компанию от штрафов ГИТ, а работнику обеспечит полноценное пенсионное страхование и учет стажа.