Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако даже при современном переходе на электронные форматы (Сведения о трудовой деятельности)‚ бумажные трудовые книжки по-прежнему активно используются. Частая ситуация‚ с которой сталкиваются кадровики и сотрудники: в трудовой книжке закончились свободные страницы. Как правильно поступить в таком случае‚ кто должен оплачивать новый бланк и как избежать ошибок, подробно разбираем в этой статье.
Что делать‚ если закончились страницы в разделе «Сведения о работе»?
Если в трудовой книжке заполнились все страницы в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»‚ продолжать делать записи на обложке‚ в пустых графах других разделов или на полях категорически запрещено.
В соответствии с нормативными актами‚ если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов‚ в нее вшивается вкладыш. Он оформляется и ведется работодателем в том же порядке‚ что и сама трудовая книжка.
Основные правила оформления вкладыша
- Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой. Сам по себе‚ без вшитой трудовой‚ он не имеет юридической силы.
- Без сокращений. Любую запись во вкладыш следует вносить обязательно без сокращений‚ как и в самой трудовой книжке.
- Проставление отметки. При выдаче каждого вкладыша на ьном листе трудовой книжки делается специальная отметка. Если у работодателя нет штампа «Выдан вкладыш»‚ то необходимо написать эту фразу вручную и обязательно указать серию и номер выданного вкладыша.
Кто должен покупать вкладыш: работодатель или работник?
Это один из самых частых вопросов‚ вызывающих споры. Согласно законодательству:
- Если человек устраивается на работу впервые в жизни‚ плата за бланк самой трудовой книжки взимается с сотрудника.
- Если у действующего сотрудника закончились все страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»‚ плата за бланк вкладыша также взимается с работника.
Работодатель обязан купить вкладыш и оформить его‚ но имеет полное право удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника (с его согласия) или попросить работника принести чистый бланк самостоятельно (однако на практике работодатели предпочитают выдавать свои бланки строгой отчетности‚ чтобы избежать подделок).
Как правильно вшить вкладыш?
Строгих законодательных требований о том‚ в какое именно место трудовой книжки нужно вшивать вкладыш‚ не существует. Наиболее распространенная практика:
- Вкладыш вшивается в самом конце трудовой книжки.
- Однако некоторые кадровики рекомендуют вшить или прикрепить его в середину первого вкладыша (или самой книжки)‚ где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждениях. Это делает документ более удобным для чтения и предотвращает путаницу.
Важно: вкладыш должен быть вшит (пришит нитками)‚ а не просто вложен в книжку или приклеен скотчем. Это обеспечивает сохранность документа и предотвращает утерю вкладыша.
Что делать‚ если закончился и первый вкладыш?
Бывает и так‚ что сотрудник такой активный‚ что страницы заканчиваются даже в первом вкладыше. В таком случае алгоритм остается прежним: оформляется новый (второй и последующий) вкладыш. На ьном листе трудовой книжки делается отметка о выдаче второго вкладыша с указанием его серии и номера.
Типичные ошибки и сложные ситуации
Запись случайно внесли в раздел «Сведения о награждениях»
Иногда кадровик по невнимательности продолжает вносить записи о работе в раздел о награждениях‚ когда место в разделе о работе закончилось. Поступать так нельзя! Если страницы раздела «Сведения о работе» закончились‚ работодатель должен оформить новый вкладыш и перенести запись туда. Если запись уже сделана в разделе о награждениях‚ ее не зачеркивают‚ а признают недействительной‚ а в вкладыше создают правильную запись.
Пропущена страница или нарушена нумерация
Если в трудовой книжке пропустили страницу и внесли запись‚ образуется часть записи без номера. Нормативные акты не устанавливают четкого порядка действий в такой ситуации. Полагаем‚ что в данном случае запись (должность‚ подпись) лучше перенести на новую страницу или во вкладыш‚ а ошибочную запись признать недействительной в установленном порядке.
Потеря трудовой книжки
Если работник заявляет‚ что трудовая книжка ранее оформлялась‚ но он ее потерял‚ ему следует обратиться к последнему работодателю с заявлением‚ составленным в свободной форме. Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.
Электронная трудовая книжка (СТД) и бумажный вкладыш
С 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки (Сведения о трудовой деятельности). Однако если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат и решил остаться на бумажном носителе‚ работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую. И если в ней закончились страницы — оформляется вкладыш.
При приеме на работу сотрудник может предоставить выписку из СТД вместо бумажной книжки‚ но если он сохранил бумажный вариант и он полон‚ без вкладыша не обойтись.
Краткий чек-лист для кадровика
- Обнаружили‚ что в трудовой закончилось место — не пишите на полях и в других разделах.
- Приобретите вкладыш за счет работника (удержав стоимость из зарплаты или получив деньги наличными).
- Заполните ьный лист вкладыша актуальными данными (сверьте с паспортом и дипломом).
- Поставьте на ьном листе трудовой книжки штамп или рукописную отметку «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Вшейте вкладыш в трудовую книжку (в конец или между разделами).
- Продолжайте нумерацию записей во вкладыше по порядку‚ начиная с номера‚ который следовал за последней записью в трудовой.
Соблюдение этих простых правил поможет избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит работнику непрерывный‚ юридически чистый трудовой стаж.