Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Со временем, особенно у человека с длительной и многократной сменой мест работы, в ней могут закончиться отведенные страницы для записей. Эта ситуация вызывает вопросы: как правильно продолжить учет, не нарушая закон? В этой статье разберем все нюансы, основываясь на действующем законодательстве и практике.
Почему заканчивается место и что это значит?
Трудовая книжка (ТК) имеет строгую структуру. Она содержит:
- Сведения о работнике (первая страница).
- Раздел «Сведения о работе» (основные записи о приеме, увольнении, переводах).
- Раздел «Сведения о награждениях» (поощрения, награды).
- Раздел «Иные сведения» (например, обучение).
Каждому разделу отведено определенное количество строк. При активной трудовой деятельности эти строки могут быть заполнены полностью. Важно: закон не предусматривает «сворачивания» записей или написания их мелкими буквами. Каждая запись должна быть разборчивой и занимать свою строку.
Законное решение: вкладыш
Единственным правильным и законным способом решения проблемы является оформление вкладыша (дополнительного листа) к трудовой книжке.
Как это делается?
- Заявление работника. Работник должен написать заявление на имя руководителя организации (последнего или текущего работодателя) с просьбой оформить вкладыш к трудовой книжке в связи с отсутствием свободных строк.
- Оформление вкладыша. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Он имеет ту же нумерацию, что и основная книга, и содержит те же разделы: «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и т.д. Записи в нем ведутся в том же порядке, что и в основной книжке.
- Подпись и печать. Все записи во вкладыше завершаются подписью должностного лица (обычно кадровика) и печатью организации. На первом листе вкладыша ставится отметка о его прикреплении к трудовой книжке с указанием номера основного документа.
- Передача работнику. После оформления вкладыш вшивается в книжку, и она возвращается работнику. В акте о вручении (если такой ведется) делается отметка о дополнении документа вкладышем.
Кто и когда должен оформить вкладыш?
По общему правилу: вкладыш оформляет тот работодатель, у которого закончилось место для записи. То есть, если при увольнении выясняется, что свободных строк нет, текущий работодатель обязан перед выдачей трудовой книжки оформить вкладыш и внести в него запись об увольнении.
Важный нюанс: если свободных строк не оказалось при приеме на работу (новый работник принес книжку без свободных мест), новый работодатель не обязан оформлять вкладыш за предыдущие записи. Он вносит запись о своем приеме в первый свободный раздел (часто это раздел «Иные сведения» или вновь оформленный вкладыш). Однако для полноты картины стажа работнику рекомендуется самостоятельно у предыдущих работодателей оформить недостающие вкладыши.
Что НЕЛЬЗЯ делать: частые ошибки
Существует несколько опасных практик, которые нарушают правила ведения трудовых книжек и могут вызвать проблемы с Пенсионным фондом (СФР):
- Зачеркивать название раздела и писать другое. Например, в разделе «Сведения о награждениях» зачеркивать его и писать «Сведения о работе». Это строго запрещено. Разделы имеют фиксированное название, и менять их нельзя.
- Продолжать запись об увольнении/переводе в разделе «Сведения о награждениях». Это распространенная, но неправомерная практика. Раздел «награждений» предназначен только для этого. Записи о трудовой деятельности должны идти только в своем разделе, даже если для этого потребовался вкладыш.
- Писать продолжение записи на нижнем поле (под последней строкой) без вкладыша. Это также нарушение инструкции. Все записи должны быть размещены в отведенных строках.
Особый случай: переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года работники имеют право на электронную трудовую книжку. Если работник выбрал ЭТК, то бумажная трудовая книжка не ведется. Все сведения о стаже и трудовой деятельности формируются в виде электронного документа (форма СТД-ПФР).
Ключевой момент: при трудоустройстве человека с ЭТР (электронной трудовой книжкой) работодатель запрашивает у него выписку из СТД-ПФР. В этой выписке будет отражен полный трудовой стаж со всех предыдущих мест работы, даже если у работника нет бумажного документа. Таким образом, проблема «закончившегося места» для таких сотрудников отсутствует, стаж учитывается в безбумажном формате.
Если трудовая книжка утеряна
Ситуация, когда книжка не просто заполнена, а утеряна, решается иначе. В этом случае необходимо:
- Обратиться с письменным заявлением к последнему работодателю (или к тому, у которого она была на руках в момент утери) с просьбой о выдаче дубликата.
- Работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки на основании имеющихся у него сведений (из личного дела, бухгалтерских отчетов СЗВ-ТД и т.д.).
- Дубликат оформляется по форме, утвержденной Минтрудом. В него вносятся все сведения, которые были в оригинале, на основании документов, имеющихся у работодателя.
Важно: если предыдущие работодатели ликвидированы, восстановить их записи в дубликате будет невозможно. Информация о стаже за эти периоды будет учитыватся ПФР на основании других документов (справок, отчетных форм).
Резюме и ключевые выводы
- При заполнении всех строк в разделе «Сведения о работе» (или другом) необходимо оформить вкладыш. Это единственный законный способ.
- Запрещено менять название разделов и использовать раздел «награждений» для записей об увольнении/приеме.
- Оформлять вкладыш должен работодатель, у которого закончилось место для записи (чаще всего — при увольнении).
- Для сотрудников, перешедших на электронную трудовую книжку (ЭТК), проблема не актуальна — стаж отражается в безбумажном виде.
- При утере бумажной книжки оформляется дубликат по заявлению работника.
Соблюдение этих правил обеспечивает корректное отражение трудового стажа и исключает проблемы с его подтверждением в будущем, в т.ч. при назначении пенсии.