В процессе работы сотрудник может столкнуться с ситуацией, когда трудовая книжка заканчивается – заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или весь документ полностью исчерпан. В таком случае необходимо правильно оформить вкладыш или оформить новую книжку, а также соблюсти требования законодательства при выдаче трудовой книжки при увольнении. Ниже подробно рассматриваем все этапы и варианты действий.
Что происходит, когда закончилась трудовая книжка?
Согласно КонсультантПлюс, если в книжке заполнены все страницы одного из разделов, в неё вшивается вкладыш. Вкладка оформляется тем же порядком, что и основная книжка, и служит продолжением записи о работе.
- Вкладка может быть вшита в середину первого вкладыша, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждении.
- Если же книжка полностью заполнена, её можно заменить на новую, оформив соответствующую запись в журнале учёта.
Как правильно оформить вкладыш?
Вкладка оформляется в следующем порядке:
- На ьной странице вкладыша указывается надпись «Вкладыш к трудовой книжке».
- В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
- В графе 2 – дата выдачи вкладыша.
- В графе 3 – запись о направлении письменного заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
- В графе 4 – заявление работника с указанием даты и номера его регистрации.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы. Это требование закреплено в пункте 2 рекомендаций по выдаче.
- В графе 1 заносится порядковый номер записи о увольнении.
- В графе 2 – дата выдачи.
- В графе 3 – отметка о получении заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- В графе 4 – подпись работника и дата его регистрации.
Работник подписывается в журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей, что подтверждает получение документа.
Что делать, если работник не забрал книжку?
Согласно КонсультантПлюс, в случае, когда сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан:
- Выдать её в последний рабочий день.
- Сделать отметку о выдаче в журнале учёта.
- При необходимости отправить книжку по почтовому адресу, но только после получения письменного заявления работника.
Как продолжить запись, если закончилась книжка?
Если в книжке закончилось место, но работа продолжается, следует выполнить следующие действия:
- Оформить вкладыш и вшить его в середину первого вкладыша, где заканчиваются сведения о работе.
- Внести новые записи в вкладыш в том же порядке, что и в основной книжке.
- Если вкладыш также заполнен, оформить новый вкладыш и вшить его в аналогичное место.
В случае полного исчерпания всех страниц книжки допускается:
- Оформить новую трудовую книжку.
- На ьной странице указать, что это вкладыш к предыдущей книжке или «Новая трудовая книжка (вкладка)».
- Внести в неё все необходимые сведения, соблюдая нумерацию и порядок записей.
Обязанности работодателя по ведению журнала учёта
Пункт 40 Порядка ведения журнала учёта движения трудовых книжек и вкладышей предписывает:
- Вести журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
- Фиксировать дату выдачи, номер записи и подпись работника.
- Сохранять документы в архиве не менее 5 лет.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
С 2023 года в РФ вводится электронная форма трудовой книжки. Чтобы подтвердить её наличие, работодатель может:
- Предоставить работнику подтверждение о регистрации в системе электронного документооборота.
- Предоставить доступ к электронному файлу через личный кабинет на портале TrudovayaKnjizka.ru (или аналогичном).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если закончилась трудовая книжка, а работник хочет продолжить работать?
Ответ: Оформить вкладыш и вшить его в книжку, либо выдать новую книжку и оформить соответствующую запись в журнале.
Вопрос: Как правильно оформить выдачу трудовой книжки при увольнении?
Ответ: В последний рабочий день в графе 1 заносится номер записи об увольнении, в графе 2 – дата выдачи, в графе 3 – отметка о получении заявления, в графе 4 – подпись работника.
Вопрос: Можно ли выдать копию трудовой книжки вместо оригинала?
Ответ: Нет, оригинал должен быть выдан лично работнику под подпись в журнале учёта. Копии могут использоваться только в исключительных случаях и только после согласования с работником.
Чтобы корректно решить вопрос «Заканчивается трудовая книжка что делать», необходимо:
- Оформить вкладыш или новую книжку, соблюдая порядок нумерации и подписей.
- В последний день работы выдать трудовую книжку работнику, оформив её в журнале учёта.
- Сохранить все документы (вкладыш, журнал, заявления) в архиве не менее 5 лет.
- При необходимости использовать электронную форму трудовой книжки, подтвердив её наличие через соответствующие каналы.
Соблюдение этих требований позволяет избежать юридических рисков, обеспечить прозрачность отношений с сотрудником и соблюсти нормы Трудового кодекса РФ.
Автор статьи: HR‑консультант, 2026‑05‑23.