В России трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Однако в реальной практике встречаются ситуации, когда работник не может предоставить бумажную трудовую книжку: она потеряна, украдена, не была выдана в прошлом, либо работник предпочитает использовать электронный формат. В этом случае работодателю и сотруднику необходимо знать, как действовать, чтобы соблюсти законодательство и избежать штрафов.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий вопросы трудовой книжки. В частности, статья 234 ТК РФ устанавливает обязанности работодателя по выдаче и хранению трудовой книжки.
• Положение о электронной трудовой книжке (Постановление Минтруда РФ № 123 от 2024 г.) предусматривает возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Положения о проверке инспекторов ГИТ (Государственная инспекция труда) – при выявлении нарушения работодатели могут быть оштрафованы на сумму от 30 000 руб.

Что происходит, если работодатель принимает на работу без трудовой книжки?

Ситуация, когда работодатели предлагают не оформлять трудовые отношения, в первую очередь, невыгодна самому работнику, хотя его зарплата при этом может быть выше, чем при легальном трудоустройстве. Если при проверке инспектор ГИТ выяснит, что работодатель принимает на работу сотрудников без трудовой книжки, а для этого нет законных оснований, компания оштрафуется на сумму от 30 000 руб. (02 Февраля 2024).

Несмотря на это, отсутствие трудовой книжки не освобождает работодателя от выполнения обязанностей по ТК РФ: своевременной оплаты труда, предоставления льгот и гарантий. Трудовое право требует, чтобы трудовые отношения оформлялись в письменной форме, а трудовая книжка – как минимум, в электронном виде.

Как оформить трудовые отношения без бумажной трудовой книжки?

1. Письменное заявление работника – работник должен подать работодателю письменное заявление о том, что у него нет бумажной трудовой книжки. В заявлении указывается причина отсутствия (потеря, не выдана в прошлом и т.п.).
2. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) по этому заявлению. Это подтверждается статьей 234 ТК РФ.
3. Если работник не подал заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Работник может в любой момент, даже при трудоустройстве, подать заявление о восстановлении трудовой книжки.

В 2025 г. Судебная практика (ГАРАНТ.РУ) уточнила, что при рассмотрении требований работника о взыскании заработной платы на основании статьи 234 ТК РФ, обстоятельства, имеющие значение для их разрешения, включают наличие или отсутствие трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка – как это работает?

• Для перехода на электронный формат необходимо подать работодателю одно из письменных заявлений по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве.
• После получения заявления работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку и передать сведения в систему «Единый реестр трудовой деятельности».
• Электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, и может использоваться при проверках инспекторов, при подаче заявлений в органы социальной защиты и т.д.

Что делать, если при увольнении работник не забрал свою трудовую книжку?

Согласно Минтруда РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника. Если работник не получил её, он может потребовать возмещения не полученного заработка за время задержки (статья 234 ТК РФ). Однако работник должен доказать, что именно отсутствие трудовой книжки не позволило ему трудоустроиться на новую работу.

Практические рекомендации для работодателя

• Всегда запрашивайте у кандидата письменное заявление о наличии/отсутствии трудовой книжки до подписания трудового договора.
• Если заявлено отсутствие бумажной трудовой книжки, оформляйте электронную трудовую книжку в течение 10 рабочих дней.
• Храните копии всех заявлений и электронных записей в соответствии с требованиями ТК РФ.
• Обучайте персонал отдела кадров о возможных штрафах и юридических рисках, связанных с неоформлением трудовой книжки.

Практические рекомендации для работника

• Если у вас нет бумажной трудовой книжки, подавайте письменное заявление работодателю с указанием причины отсутствия.
• Попросите работодателя оформить электронную трудовую книжку и убедитесь, что сведения о вашей трудовой деятельности занесены в реестр.
• Храните копию вашего заявления и подтверждение о переходе на электронный формат.
• Если при увольнении вы не получили трудовую книжку, обратитесь в отдел кадров в течение 3 рабочих дней и требуйте её выдачи.
• В случае задержки вы можете потребовать компенсацию за время, когда вы не могли трудоустроиться из‑за отсутствия трудовой книжки.

Отсутствие бумажной трудовой книжки не освобождает ни работника, ни работодателя от соблюдения требований ТК РФ. Важно быстро оформить электронную трудовую книжку, чтобы избежать штрафов и сохранить права на трудовые гарантии. При возникновении конфликтов всегда ориентируйтесь на законодательные нормы и судебную практику, а также храните все необходимые документы и заявления.