Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его права и обязанности. При приёме нового работника в организацию необходимо правильно оформить и заполнить её, чтобы избежать проблем с пенсионным обеспечением, налоговыми органами и при дальнейшем трудовом праве.

Что такое трудовая книжка?

• Формат – бумажный или электронный (с 2023 г. в России действует переходный период).
• Назначение – фиксировать начало и конец трудовых отношений, сведения о должности, зарплате, отработанных днях.
• Обязанность – хранить в организации, где работник имеет трудовой договор.

Кто хранит трудовую книжку?

Трудовые книжки работников подлежат хранению в той организации, которая является работодателем по трудовому договору. При смене работодателя сотрудник передаёт книжку новому работодателю, а новый работодатель обязан сохранить её в своём архиве.

Как правильно заполнить трудовую книжку при приёме?

Сведения о сотруднике

1. ФИО, дата рождения, место жительства.
2. СНИЛС, паспортные данные.
3. Сведения о предыдущих трудовых договорах (если есть).

Сведения о работе в организации

1. Дата начала работы.
2. Должность и должностные обязанности.
3. Уровень заработной платы.
4. Сведения о стаже (если применимо).

Порядок заполнения

• Заполняется в первой строке трудовой книжки.
• Вводится в блоке «Сведения о трудовой деятельности» (СЗВ‑ТД).
• После заполнения сотрудник подписывает, а руководитель – подтверждает.

Сроки и порядок уведомления

После приёма на работу новичка можно уведомить о выборе способа ведения трудовых книжек (бумажной или электронной). Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, то ему необходимо отдать бумажную копию на руки и оформить электронную запись в системе ПФР.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Переход на ЭТК

• С 2023 г. в России переход на электронные трудовые книжки осуществляется в рамках программы «Электронная трудовая книжка».
• Новые бланки и электронные записи должны оформляться в соответствии с требованиями ПФР.

Как заполнить ЭТК?

1. Войдите в личный кабинет работодателя в системе ПФР.
2. Выберите пункт «Заполнить сведения о трудовой деятельности».
3. Введите данные о сотруднике и его должности.
4. Подтвердите запись и сохраните копию.

Когда заполнять?

• При приёме на работу – сразу после подписания трудового договора.
• При изменении должности, зарплаты, стажа – в течение 10 рабочих дней.
• При увольнении – в течение 3 рабочих дней после даты увольнения.

Ошибки при заполнении и их последствия

• Неправильное заполнение может привести к снижению размера пенсии или отсрочке выплат.
• Отсутствие записи о стаже может повлиять на расчёт пенсионного обеспечения.
• Неправильные даты могут вызвать конфликт с ПФР и налоговыми органами.

Как оформить увольнение в трудовой книжке

1. Заполнить строку о прекращении трудовых отношений: дата увольнения, причина.
2. Подписать сотрудник и руководитель.
3. Передать копию сотруднику и сохранить оригинал в архиве.
4. Внести запись в электронную систему ПФР в течение 3 рабочих дней.

Рекомендации для работодателя

• Проводить регулярный аудит трудовых книжек.
• Обучать персонал правилам заполнения и хранению.
• Использовать электронный формат для упрощения учёта.
• Проверять наличие всех необходимых подписей и печатей.
• Соблюдать сроки внесения изменений в ПФР.

Правильное заполнение трудовой книжки – ключевой элемент соблюдения трудового законодательства. Приём новых сотрудников и последующее ведение записей в бумажной или электронной форме требуют внимательности и соблюдения установленных сроков. Следуя рекомендациям, вы обеспечите надёжный учёт трудовой деятельности ваших работников и избежите возможных юридических и финансовых рисков.