Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж и историю работы. С 2020 года в России начинается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажный формат всё ещё остаётся актуальным в некоторых случаях. В этой статье мы разберём, как получить, оформить и проверить как бумажную, так и электронную трудовую книжку, а также как получить выписку из неё.
Что такое трудовая книжка?
- Бумажная трудовая книжка — папочный документ, в котором работодатель фиксирует все кадровые события: приём на работу, увольнение, перевод, повышение, отпуск и т.д.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной, хранящийся в базе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступный через портал Госуслуги.
- С 1 июля 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только ЭТК, но в некоторых ситуациях допускается ведение бумажной.
- Переход на ЭТК начался в 2020 г. и в 2025 г. планируется завершить полностью.
Законодательные требования
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя вести трудовую книжку и передавать сведения о сотруднике в Пенсионный фонд. Отказаться от ведения ЭТК нельзя: даже если сотрудник просит не передавать данные, бизнес обязан это делать.
Как получить первую трудовую книжку (если её у вас нет)
- Обратитесь в МФЦ (Многофункциональный центр) или в отдел кадров вашего будущего работодателя.
- Заполните форму ЕФС1 (форма для выдачи трудовой книжки). В поле «Основание» укажите номер и дату приказа о приёме.
- Получите бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан выдать её вам на руки.
- Если вы согласны перейти на ЭТК, сделайте пометку о приёме в бумажной книжке и внесите запись о переходе на электронную.
Как оформить электронную трудовую книжку?
- Заполните форму ЕФС1 и отправьте в СФР (Служба Фонда Ресурсы). Фонд проверит отчёт и обновит цифровую карточку сотрудника.
- После проверки вы получите подтверждение о создании ЭТК. Сведения, внесённые ранее в бумажную, в электронную не будут автоматически перенесены.
- Старую бумажную трудовую книжку вы должны получить от работодателя.
- Проверьте данные в личном кабинете на портале Госуслуги или на портале ПФР.
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
Вы можете просмотреть сведения из ЭТК в:
- Личном кабинете на портале Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru)
- Портале Госуслуги (gosuslugi.ru)
- Через официальные приложения для смартфонов (например, «ПФР» и «Госуслуги»)
Как получить выписку из трудовой книжки?
Выписка из ЭТК может быть оформлена через несколько каналов:
- Госуслуги — в разделе «Электронная трудовая книжка» нажмите «Заказать справку (выписку)».
- Через ПФР — запросить через личный кабинет.
- В МФЦ — принести паспорт и заявление, после чего получите готовую выписку в разделе «Заявления».
- У работодателя — запросить у кадрового отдела.
Как проверить данные о страховых взносах
Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР содержит таблицу с суммами страховых взносов, выплаченных всеми вашими работодателями. Это позволяет проверить факт отчислений и рассчитать будущую пенсию.
Что делать, если у вас нет бумажной трудовой книжки?
- Попросите работодателя выдать дубликат бумажной трудовой книжки. Если в неё внесена запись о работе, вы вправе подать письменное заявление о выдаче дубликата.
- Если в вашей трудовой книжке отсутствует запись о работе, но вы хотите получить электронную, заполните форму ЕФС1 и отправьте в СФР.
- Проверьте наличие ЭТК в портале Госуслуги. Если её нет, обратитесь в ПФР с запросом о создании.
Как получить дубликат трудовой книжки?
- Подайте письменное заявление в отдел кадров работодателя или в МФЦ.
- Укажите причины, по которым нужна копия (например, потеря оригинала).
- Получите дубликат в течение 10–15 рабочих дней.
Переход на электронные трудовые книжки: плюсы и минусы
- Плюсы:
- Удобный доступ к данным из любого места через интернет.
- Автоматическое обновление сведений работодателем.
- Сокращение бумажной работы и экономия времени.
- Минусы:
- Проблемы с доступом к интернету или техническими сбоями.
- Необходимость наличия электронного паспорта и подписей.
- Возможные ошибки при вводе данных работодателем.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от ведения ЭТК? Нет, закон обязывает работодателя вести электронную трудовую книжку.
- Как узнать, есть ли у меня ЭТК? Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги или ПФР и посмотрите раздел «Электронная трудовая книжка».
- Что делать, если в ЭТК нет записи о работе в прошлом? Попросите работодателя внести данные в ЭТК через форму ЕФС1. Если данные отсутствуют, внесите только имеющиеся сведения.
- Можно ли передать трудовую книжку через бывших коллег? Нет, Минтруд подтвердил в письме от г. это недопустимо.
Трудовая книжка — это ваш ключ к подтверждению трудового стажа и расчёту будущей пенсии. С переходом на электронные трудовые книжки вы получаете более быстрый и удобный доступ к данным, но при этом обязаны соблюдать новые правила. Если вы не уверены, где находится ваша трудовая книжка или как получить выписку, воспользуйтесь порталами Госуслуги, ПФР и МФЦ. В случае отсутствия бумажной версии, не забывайте подавать заявление о дубликате и оформлять электронную трудовую книжку через форму ЕФС1.