Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), а бумажный вариант сохраняется для тех, кто начал работать до этой даты или выбрал его добровольно. Ниже подробно описано, как оформить трудовую книжку впервые, кто отвечает за её ведение, какие формы и сроки необходимо соблюдать, а также как получить, исправить и посмотреть сведения в ЭТК.

Содержание статьи

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
Кто должен оформлять трудовую книжку
Как оформить трудовую книжку для нового сотрудника
Как создать электронную трудовую книжку (ЭТК)
Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку
Как исправить данные в ЭТК
Юридические аспекты и частые ошибки
Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка фиксирует:

личные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
наименования работодателей;
даты приёма на работу, переводов, увольнений;
информацию о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях (при наличии).

На основании сведения из трудовой книжки рассчитывается страховой стаж, который влияет на размер пенсии и другие социальные выплаты.

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ в виде небольшого книжечки, который ведётся работодателем и хранится у сотрудника. Оформляется в течение пяти рабочих дней после приёма на работу (за исключением особых случаев, предусмотренных ТК РФ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в базе Социального фонда России (СФР). ЭТК появилась с 1 января 2020 года и содержит те же сведения, что и бумажный вариант, но доступна в личном кабинете на порталах Госуслуги и СФР.

Преимущества ЭТК:

Отсутствие риска потери или повреждения документа;
Мгновенный доступ к выписке через интернет;
Автоматическое обновление данных при подаче формы ЕФС‑1;
Снижение административной нагрузки на работодателя.

Недостатки и риски:

Необходимость наличия доступа к интернету и подтверждённой учётной записи на Госуслугах;
Возможность технических сбоев в системе СФР (редко, но требует контроля);
Некоторые работники всё ещё предпочитают бумажный вариант из‑за привычки.

Кто должен оформлять трудовую книжку

Согласно Трудовому кодексу РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н):

Работодатель оформляет трудовую книжку для newly hired сотрудника (первое трудоустройство) и отвечает за её ведение и хранение, если сотрудник выбрал бумажный вариант;
Если работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель после подачи формы ЕФС‑1 в СФР выдаёт ему бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за её дальнейшее ведение;
Работник может самостоятельно получить выписку из ЭТК через личный кабинет, но не может сам создать или изменить запись в книжке – это делает только работодатель (или уполномоченное лицо) через форму ЕФС‑1.

Как оформить трудовую книжку для нового сотрудника

Процесс оформления зависит от выбранного вида книжки. Ниже представлен универсальный алгоритм, который можно адаптировать под бумажный или электронный формат.

Шаг 1. Подготовка документов

Для заполнения формы ЕФС‑1 (основной документ для внесения сведений в ЭТК) потребуется:

Паспорт гражданина РФ;
СНИЛС;
ИНН (по желанию, но часто требуется для взаимодействия с СФР);
Трудовой договор или приказ о приёме на работу;
Заявление работника о выборе вида трудовой книжки (бумажная/электронная) – если он хочет ЭТК.

Шаг 2. Заполнение формы ЕФС‑1

Форма ЕФС‑1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от № 245п. В её подразделе 1.1 указываются:

Личные данные работника;
Дата приёма на работу;
Наименование работодателя, его ИНН и КПП;
Должность, структурное подразделение;
Основание приёма (трудовой договор, перевод и т.д.).

Форма заполняется в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале СФР или через специализированное ПО (1С, КонсультантПлюс и др.).

Шаг 3. Подача формы ЕФС‑1 в СФР

Срок подачи – не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник подал заявление о приёме на работу (п. 2 ст. 2 Закона от № 439‑ФЗ, п. 40 Порядка, утв. приказом СФР от № 2281).

Шаг 4. Получение подтверждения

После приёма формы СФР формирует электронную трудовую книжку и направляет извещение работодателю. Если сотрудник выбрал бумажный вариант, работодатель выдаёт ему трудовую книжку на руки в течение пяти рабочих дней.

Шаг 5. Внесение последующих изменений

При переводе, увольнении, награждении или иных изменениях трудовой деятельности работодатель снова заполняет форму ЕФС‑1 (соответствующий подраздел) и подаёт её в СФР в установленные сроки.

Как создать электронную трудовую книжку (ЭТК)

Создание ЭТК происходит автоматически после первой подачи формы ЕФС‑1 в СФР. Работодатель не должен самостоятельно «заводить» книжку в системе – достаточно корректно оформить и отправить форму.

Если работник ранее не имел официальной трудовой деятельности (первое трудоустройство после 1 января 2020 года), его ЭТК будет создана с нуля и будет содержать только первую запись о приёме на работу.

Для сотрудников, у которых уже была бумажная трудовая книжка до 2020 года, переход на ЭТК осуществляется следующим образом:

Работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку (можно через Госуслуги или непосредственно работодателю).
Работодатель вносит сведения из бумажной книжки в форму ЕФС‑1 (подраздел 1.2 – «Сведения из бумажной трудовой книжки»).
После подачи формы СФР формирует ЭТК, перенося все ранее записанные сведения.
Работодатель выдаёт работнику бумажную книжку на руки и освобождается от её дальнейшего ведения.

Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку

Получить выписку из ЭТК можно несколькими способами:

Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР) – после авторизации через ЕСИА (Госуслуги) доступен раздел «Электронная трудовая книжка».
Единый портал государственных услуг (gosuslugi.ru) – в разделе «Справки и выписки» выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки».
Мобильное приложение «Госуслуги» – аналогичная функция доступна в приложении.
Обращение в клиентскую службу СФР – можно получить бумажную выписку в офисе фонда.

Выписка содержит все записи, внесённые в ЭТК на момент запроса, и имеет юридическую силу как документ, подтверждающий трудовой стаж.

Как исправить данные в ЭТК

Если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка (неверная дата, опечатка в ФИО, неправильное наименование работодателя и т.д.), порядок исправления следующий:

Работник информирует работодателя о необходимости внесения исправления.
Работодатель готовит уточняющую форму ЕФС‑1 (в соответствующем подразделе указывается «Исправление сведений»).
Форма подаётся в СФР в установленные сроки (не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем выявления ошибки).
После обработки СФР вносит исправление в ЭТК и направляет извещение обеим сторонам.
Работник может получить обновлённую выписку через Госуслуги или личный кабинет СФР для подтверждения корректности данных.

Важно: исправления вносятся только работодателем (или уполномоченным лицом). Самостоятельное изменение записи в ЭТК невозможно.

Юридические аспекты и частые ошибки

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66).
Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О страховых пенсиях».
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Постановление Правления ПФ РФ от № 245п (форма ЕФС‑1).
Приказ СФР от № 2281 (сроки подачи форм).

Частые ошибки работодателей

Поздняя подача формы ЕФС‑1 (после 25‑го числа) – приводит к штрафам и задержкам в начислении стажа.
Неправильное указание СНИЛС или ИНН – вызывает отказ СФР в приёме формы.
Отсутствие заявления работника о выборе вида трудовой книжки – может привести к двойному ведению (бумажная + электронная) и путанице в данных.
Несвоевременное внесение изменений при переводе или увольнении – приводит к несоответствию данных в ЭТК и реальному трудовому пути.
Нарушение конфиденциальности personal data при передаче форм третьим лицам без согласия сотрудника.

Ответственность

За нарушение порядка ведения трудовых книжек (включая электронные) работодатель может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 руб для организаций).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить трудовую книжку самостоятельно через Госуслуги?: Нет. Создание и внесение записей в трудовую книжку (бумажную или электронную) осуществляется только работодателем. Работник может только получить выписку или подать заявление о переходе на ЭТК.
Что делать, если у меня никогда не было официальной работы и мне нужна трудовая книжка?: При первом трудоустройстве работодатель оформит трудовую книжку (бумажную или электронную) и подаст форму ЕФС‑1 в СФР. Если вы не работаете официально, трудовая книжка не создаётся, так как нет трудовой деятельности для отражения.
Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?: Да, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, ведётся только бумажный вариант. После подачи заявления и передачи данных в СФР работодатель выдаёт бумажную книжку на руки и далее ведёт только электронную.
Как узнать, уже создана ли у меня электронная трудовая книжка?: Авторизуйтесь на портале Госуслуг или в личном кабинете СФР. Если в разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются записи о вашей работе – ЭТК существует. Если раздел пустой – либо вы ещё не трудоустроились официально, либо данные не были переданы работодателем.
Сколько времени занимает создание ЭТК после приёма на работу?: При правильной и своевременной подаче формы ЕФС‑1 СФР формирует электронную трудовую книжку в течение одного‑двух рабочих дней. Выписку можно получить сразу после подтверждения приёма формы.
Нужно ли нотариально заверять выписку из ЭТК?: Нет. Выписка, полученная через Госуслуги или личный кабинет СФР, имеет юридическую силу без дополнительного заверения.

Создание трудовой книжки – важный этап в оформлении трудовых отношений. Для новых сотрудников после 1 января 2020 года предпочтительно оформлять электронную трудовую книжку, так как она обеспечивает надёжное хранение данных, быстрый доступ к выписке и минимизирует риск потери документа. Работодатель отвечает за своевременную и корректную подачу формы ЕФС‑1, а работник – за контроль своих данных через личный кабинет и своевременное подачу заявлений о выборе вида книжки или исправлении ошибок.

Соблюдение установленных сроков, точное заполнение форм и взаимодействие с Социальным фондом России позволяют избежать штрафов, обеспечить корректный расчёт страхового стажа и гарантировать защиту социальных прав работника.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу, а также используйте официальные источники: портал Госуслуг, сайт Социального фонда России и нормативные акты, указанные выше.