Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В России она играет ключевую роль при оформлении пенсии, социальных выплат, трудоустройстве и подтверждении профессионального опыта․ Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовую книжку в строго определённых случаях, особенно когда работа является основной․
Когда работодатель обязан вести трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого работника, если:
- работник принят на работу на условиях постоянного трудового договора (бессрочного или на срок более 5 дней);
- работа является основной — то есть не является совместительством или временной деятельностью;
- работник трудится по трудовому договору (не по гражданско-правовому договору)․
То есть, если сотрудник работает на вас на постоянной основе, например, на должности бухгалтера, инженера, менеджера, водителя и т․д․ — и заключён трудовой договор, то работодатель обязан оформить и вести его трудовую книжку․
Важное уточнение: что значит «основная работа»?
Понятие «основная работа» означает, что трудовая деятельность является главной, постоянной и единственной для работника в рамках его трудовых отношений с данным работодателем․ Это отличает её от:
- совместительства — когда человек работает у другого работодателя на основной должности, а у вас — по совместительству;
- временной работы — если трудовой договор заключён на срок менее 5 дней (в этом случае трудовая книжка не ведётся);
- гражданско-правовых отношений — например, по договору подряда или оказания услуг (в таких случаях трудовая книжка не оформляется)․
Таким образом, если работник пришёл к вам на постоянную должность и работает по трудовому договору, это основная работа, и трудовая книжка обязательна․
Исключения и особенности
Электронные трудовые книжки (с 2020 года)
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С 2021 года работники могут выбрать: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную форму․
- Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․
- Если работник подал заявление о переходе, работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку и передавать сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР)․
- В обоих случаях обязанность работодателя сохраняется, вести учёт трудового стажа, независимо от формы․
Что делать, если работник уже имеет бумажную трудовую книжку?
Если при приёме на работу работник предъявил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести в неё все записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях․ Это — прямая обязанность работодателя по закону․
Можно ли использовать печать отдела кадров?
Да, согласно разъяснениям Роструда, в трудовую книжку можно ставить печать кадровой службы (или отдела кадров), если она является официальным реквизитом организации․ Главное, чтобы печать была официально зарегистрирована и соответствовала уставу организации․ Не обязательно использовать печать самого работодателя — печать кадрового отдела также является юридически значимой․
Что будет, если работодатель не ведёт трудовую книжку?
Нарушение обязанности по ведению трудовой книжки — это административное правонарушение․ Согласно статье 5․27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства, включая отсутствие трудовой книжки, работодатель может быть оштрафован:
- на сумму от 1 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц;
- от 30 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц․
Кроме того, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд, чтобы добиться:
- внесения записей в трудовую книжку;
- возмещения ущерба, связанного с утратой стажа или пенсии;
- признания факта трудовых отношений․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
С 2023 года при приёме на работу работодатель может запросить у кандидата:
- сведения из ПФР о наличии ЭТК (через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги);
- выписку из ЭТК, полученную через портал Госуслуг;
- или бумажную трудовую книжку, если работник ещё не перешёл на электронную форму․
Работодатель не вправе требовать одновременно и бумажную, и электронную книжку — достаточно одного варианта․
- Работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) для каждого работника, если он принят на основную работу по трудовому договору․
- Основная работа — это постоянная, не временная занятость, не совместительство и не гражданско-правовые отношения․
- Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, её нужно заполнять․ Если он выбрал ЭТК — нужно передавать данные в ПФР․
- Печать кадрового отдела допускается, если она официальная и зарегистрирована․
- Неведение трудовой книжки — нарушение закона, ведущее к штрафам и судебным искам․
Таким образом, независимо от того, используете ли вы бумажные или электронные формы, обязанность по ведению трудового стажа работника остаётся неотъемлемой частью трудовых отношений․ Игнорирование этой обязанности не только нарушает права работника, но и ставит работодателя под угрозу административной ответственности․
Совет работодателю: всегда проверяйте, какую форму трудовой книжки выбрал работник, и своевременно вносите в неё все изменения, это защитит вас и вашего сотрудника в будущем․