Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудовой деятельности, стаж работы и квалификацию работника. В ней фиксируются все изменения в трудовом статусе: начало работы, перевод, увольнение, получение наград, военная служба и другие события, которые могут повлиять на права и льготы сотрудника.

Что такое трудовая книжка?

• Официальный документ – выдается работодателем и хранится в его распоряжении.
• Содержит сведения о дате начала работы, должности, наименовании организации, дате окончания работы и причине увольнения.
• Может быть печатной (папка с листами) или электронной (СЗВ-ТД).
• Обязательный документ для всех работников, включая временных, контрактных, стажеров и т.д.

Юридические основы внесения записей

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 115–122)
• Приказ Минтруда РФ от № 61 «Об утверждении Порядка ведения трудовой книжки»
• Приказ Минтруда РФ от № 67 «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек»
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об электронных документах и электронных сообщениях»

Согласно ТК РФ, запись в трудовой книжке должна быть внесена в течение 10 календарных дней с момента начала работы. При увольнении – в течение 10 дней с даты увольнения. В случае перевода – в течение 10 дней с даты перевода.

Переход на электронную трудовую книжку

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД). Однако в некоторых случаях (например, при работе в отдалённых регионах, при работе с иностранными компаниями) допускается ведение бумажной версии.

Для работы с СЗВ-ТД необходимо:

1. Получить письменное согласие работника на внесение данных в электронную систему.
2. Внести данные в систему в течение 10 дней с момента начала работы.
3. Сохранить копию записи в бумажном виде в течение 30 лет.

Как правильно внести запись?

Ниже приведён пошаговый алгоритм внесения записи в трудовую книжку (печатную и электронную).

Внесение записи о приёме на работу

1. Заполнить первую страницу трудовой книжки:
• Дата начала работы
• Наименование организации
• Должность
• Образование/профессиональная квалификация (если применимо)
2. Подписать запись работодателем и работником.
3. Внести запись в СЗВ-ТД, если используеться электронная система.

Внесение записи о переводе

• Внесите запись о дате перевода и новой должности.
• Укажите причину перевода (например, «переход на другую должность»).
• Подпишите запись и сохраните в СЗВ-ТД.

Внесение записи о увольнении

• Запись должна содержать:
• Дата увольнения
• Причина увольнения (по желанию работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.)
• Сумма компенсации (если применимо)
• Период работы в организации
• Подписать запись работодателем и работником.
• Внести запись в СЗВ-ТД.

Внесение записи о военной службе

• Укажите дату начала и окончания военной службы.
• Укажите тип службы (контрактная, резервная).
• Подпишите запись и внесите в СЗВ-ТД.

Внесение записи о награде или грамоте

• Укажите дату вручения, название награды, и краткое описание.
• Подпишите запись и внесите в СЗВ-ТД.

Как исправить ошибку в записи?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неправильная дата, неверное название должности и т.д.), необходимо:

1. Составить письменное заявление о исправлении.
2. Подписать заявление работодателем и работником.
3. Внести исправление в печатную трудовую книжку (на отдельной странице) и отметить, что это исправление.
4. Внести исправление в электронную трудовую книжку.

Особые случаи и нюансы

• Пропущенная запись о переводе после увольнения: в случае, если перевод произошёл после увольнения (например, работник был уволен, а затем вновь принят), необходимо внести две записи: первую – о переводе, вторую – о новом приёме.
• Работник в удалённом режиме: при работе на удалённом месте работодатель обязан получить письменное согласие работника на внесение записей в электронную трудовую книжку.
• Сотрудники, работающие по контракту: при истечении контракта необходимо внести запись о завершении контракта и дату окончания работы.
• Международные сотрудники: при работе с иностранными компаниями необходимо учитывать требования обеих стран и, при необходимости, вести двойную трудовую книжку.

Срок хранения и доступ к трудовой книжке

• Трудовая книжка должна храниться в течение 30 лет после окончания трудовых отношений.
• Работодатель обязан предоставить работнику копию трудовой книжки по его запросу.
• При увольнении работник имеет право получить копию трудовой книжки в течение 10 дней с даты увольнения.
• В случае утраты трудовой книжки работодатель обязан оформить справку о трудовой деятельности.

Практический пример записи в трудовой книжке

Ниже приведён пример оформления записи о приёме на работу в печатной трудовой книжке:

Аналогичная запись в электронной системе выглядит так (пояснения в скобках):

Дата начала работы: 
Наименование организации: ООО «РосТех»
Должность: Инженер-строитель
Образование: Бакалавр инженерных наук (Технический университет)
Подпись работодателя: [Электронная подпись]
Подпись работника: [Электронная подпись]

• Внесение записей в трудовую книжку – обязанность работодателя, но работник имеет право контролировать правильность данных.
• Соблюдайте сроки (10 дней) и формальные требования (подписи, даты, причины).
• При переходе на электронную трудовую книжку обязательно получите письменное согласие работника.
• Храните трудовую книжку в надёжном месте и предоставляйте копии по запросу.
• При ошибках оперативно вносите исправления, чтобы избежать конфликтов и проблем при проверках.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки, что поможет избежать юридических рисков и обеспечит прозрачность трудовых отношений.