Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж гражданина. Согласно законодательству Российской Федерации, её выдача осуществляется работодателем при приёме на работу, а также при увольнении, переводе на другую работу и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом.

Правовая основа выдачи трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (выдача трудовой книжки при приёме на работу и при увольнении).
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение и хранение трудовых книжек в контексте пенсионного обеспечения.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает образец трудовой книжки и порядок её заполнения.
• Приказ Минтруда России от № 697н – вводит электронную форму трудовой книжки (ЕФС-1) и порядок её выдачи при увольнении.

Согласно части первой ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента подачи работником письменного заявления о её выдаче (при приёме на работу) или с дня увольнения.

Кто и когда выдаёт трудовую книжку?

При приёме на работу

Если у newly hired сотрудника нет трудовой книжки (например, первый job или восстановление после утери), работодатель выдаёт новый бланк трудовой книжки установленного образца и делает первую запись о приёме на работу.

При увольнении

При расторжении трудового договора работник получает трудовую книжку с записью об увольнении. Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, ему выдаётся справка о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) в электронном виде.

При переводе на другую работу внутри организации

Трудовая книжка остаётся у работника; в неё вносится запись о переводе (изменение должности, структурного подразделения). Выдача нового документа не требуется.

Дубликат трудовой книжки

С 1 января 2024 года изменён порядок оформления дубликата трудовой книжки (сообщение БЕЛТА от 12 декабря 2023 г.). Дубликат выдаётся:

• при утере или порче оригинала;
• по заявлению работника;
• в течение трёх рабочих дней после получения заявления.

При выдаче дубликата делается отметка «Дубликат» и указывается номер и серия оригинального документа.

Содержание трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. ьный лист – ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность.
2. Сведения о работе – последовательные записи о приёме, переводах, увольнениях (название организации, должность, период работы, основание записи).
3. Сведения о наградах и поощрениях (при наличии).
4. Сведения о повышении квалификации (курсы, аттестация).

Все записи должны быть сделаны чёрными чернилами, заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она предусмотрена).

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)

С введением электронного формата трудовой книжки (приказ Минтруда № 697н) работник может получить:

• Выписку из электронной трудовой книжки в виде PDF‑документа;
• Справку о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) при увольнении, если он отказался от ведения бумажного варианта.

Электронный документ имеет равную юридическую силу с бумажным и используется для:

• подтверждения стажа при назначении пенсии;
• предоставления потенциальному новому работодателю;
• получения социальных выплат и льгот.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение сроков и правил выдачи трудовой книжки влечёт:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц);
• возможное возмещение ущерба работнику (например, задержка выплаты пособия по безработице из‑за отсутствия документа).

Рекомендуется вести внутренний журнал выдачи/приёма трудовых книжек, фиксировать даты заявлений и выдачи, а также хранить копии заявлений в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли выдавать трудовую книжку, если работник работает по договору ГПХ?

Нет. Трудовая книжка ведётся только при трудовых отношениях, оформленных трудовом договором. При гражданско‑правовом договоре выдаётся справка о выполненных работах.

Можно ли отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и получать только электронную?

Да. Работник имеет право отказаться от бумажного варианта и получать справку ЕФС-1 при увольнении. При этом работодатель обязан обеспечить доступ к электронному лицевому счёту в ПФР.

Что делать, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении?

Сначала направить письменную претензию с требованием выдачи в срок, установленный ст. 62 ТК РФ. Если ответ не получен – обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Нужно ли заверять трудовую книжку печатью организации?

Печать ставится только если у организации есть обязательное требование о её использовании (например, для бюджетных учреждений). Для большинства коммерческих организаций достаточно подписи уполномоченного лица.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж гражданина. Её выдача работодателем регламентирована трудовым законодательством и требует строгого соблюдения сроков и порядка оформления. С учётом внедрения электронных форм (ЕФС-1) процесс стал более гибким, однако бумажный вариант по‑прежнему имеет юридическую силу и широко используется в практике.

Соблюдение всех норм по выдаче, хранению и внесению записей в трудовую книжку защищает права работника и минимизирует риски для работодателя, связанные с административной ответственностью и трудовыми спорами.