Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина и фиксирующий все изменения в его трудовой истории. При первом оформлении трудовой книжки работодатель обязан сделать запись о её выдаче (подаче) работнику. В статье подробно рассматривается, какие нормативные акты регулируют этот процесс, как правильно оформить запись и какие нюансы существуют при ведении бумажных и электронных трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

• Статья 66 ТК РФ – определяет форму, порядок ведения и обязательность трудовой книжки для всех работающих граждан.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует электронную трудовую книжку (ЭТК) и порядок её использования.
• Приказ Минтруда России от № 332н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 456 «Об обязательном предоставлении сведений о трудовой деятельности в СФР».

Все вышеуказанные документы требуют, чтобы при выдаче трудовой книжки в неё вносилась запись о её передаче работнику.

Что такое трудовая книжка?

2.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, состоящий из нескольких листов в твердой обложке. В него вносятся записи о:

• приёме на работу;
• переводах, командировках, обучении;
• отпуске, больничных;
• увольнении.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР). Основные преимущества:

• отсутствие риска потери или повреждения;
• удобный доступ через личный кабинет;
• автоматическое формирование записей о приёме, переводе и увольнении.

Работник может выбрать форму ведения трудовой книжки, если не подал заявление об отказе от бумажного варианта (ст. 66.1 ТК РФ).

Когда и кому выдаётся трудовая книжка?

1. Работнику, впервые принимающему на работу (не имевшему ранее оформленной трудовой книжки).
2. Сотруднику, который переходит из организации, где использовалась только электронная форма, в организацию, где применяется бумажный вариант – в этом случае выдается бумажная копия.
3. При восстановлении трудовой книжки после её утраты (по заявлению работника).

Порядок выдачи и обязательная запись о подаче

4.1 Шаги для работодателя

1. Подготовка документа. Убедиться, что трудовая книжка (бумажная или электронная) соответствует требованиям формы, утверждённой приказом Минтруда.
2. Согласование с работником. Предъявить книжку работнику, уточнить способ её ведения (бумажный/электронный) и получить подпись о получении.
3. Внесение записи о выдаче. В первую страницу (или в электронный журнал) делается запись о том, что книжка передана работнику.
4. Регистрация в СФР (для ЭТК). Через форму ЕФС‑1 вносится информация о выдаче ЭТК.
5. Хранение оригинала (для бумажных книжек) – оригинал остаётся у работника, а копия (если требуется) хранится в кадровом отделе.

4;2 Как выглядит запись о выдаче (пример)

Для электронной трудовой книжки запись выглядит аналогично, но фиксируется в системе СФР автоматически. В электронном журнале указывается дата, тип записи («выдача ЭТК») и подтверждающие подписи (цифровые).

Особенности оформления записи в разных формах

5.1 Бумажная трудовая книжка

• Запись делается чернильной ручкой (черный или синий цвет).
• Заполняются все обязательные реквизиты: дата, номер записи, текст записи, подписи.
• Запись ставится в первой странице (вкладка «Выдача»), если такой раздел предусмотрен формой.

5.2 Электронная трудовая книжка

• Запись создаётся в системе СФР автоматически после подтверждения работодателем в личном кабинете.
• Для подтверждения используется электронная подпись (ЭЦП) организации.
• Работнику отправляется уведомление о том, что ЭТК создана и передана ему.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие записи о выдаче. Это приводит к тому, что последующие записи (приём, перевод, увольнение) могут быть признаны недействительными. Решение: проверять наличие первой записи перед внесением любых последующих.
2. Неправильный формат даты. В бумажных книжках допускаются только форматы «ДД.ММ.ГГГГ». Решение: использовать шаблоны;
3. Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается неполной. Решение: всегда просить работника подписать страницу выдачи.
4. Неучёт электронных записей в СФР. При использовании ЭТК необходимо ввести данные в форму ЕФС‑1 в течение 3 рабочих дней. Решение: назначить ответственного за своевременную загрузку данных;
5. Утрата оригинала бумажной книжки. По закону работник обязан хранить оригинал, но в случае утери обязан немедленно сообщить работодателю. Решение: вести копию в кадровом отделе.

Вопросы и ответы (FAQ)

7.1 Нужно ли делать запись о выдаче, если работник уже имеет электронную трудовую книжку?

Да. При переходе с бумажной формы на электронную в системе СФР фиксируется запись «перевод в электронную форму», а при первой выдаче ЭТК – запись о её создании и передаче.

7.2 Можно ли оформить запись о выдаче без подписи работника?

Нет. По ст. 66 ТК РФ запись считается полной только при наличии подписи обеих сторон.

7.3 Как оформить запись, если работник отказывается от бумажной книжки?

Работник подаёт письменное заявление об отказе от бумажной формы. В этом случае в бумажной книжке запись о выдаче не делаеться, а в системе СФР фиксируется только электронная запись.

7.4 Сколько времени даётся работодателю на внесение записи о выдаче?

Запись должна быть внесена в день выдачи книжки или в течение 1 рабочего дня после её передачи работнику.

Запись о выдаче трудовой книжки – обязательный элемент кадровой документации, который гарантирует законность всех последующих записей о трудовой деятельности работника. Соблюдение требований ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ, а также правильное использование электронных сервисов СФР позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Помните: без корректно оформленной записи о выдаче трудовой книжки последующие записи могут быть признаны недействительными, а это может отразиться на расчёте пенсионных прав, трудовом стаже и других социальных гарантиях.

Дата публикации: