Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовых отношениях.
Она фиксирует все события, связанные с трудовой деятельностью сотрудника: от даты приёма на работу до увольнения, перевода на другую должность, получения наград и т.д.
В этой статье разберёмся, когда и как вести трудовую книжку, какие требования к ней предъявляет законодательство РФ, а также как работает электронная трудовая книжка (ЭТК).

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника (статья 66 Трудового кодекса РФ). В ней содержаться:

• Сведения о приёме на работу (дата, должность, оклад, режим работы);
• Сведения о переводе на другую должность или в другую организацию;
• Сведения об увольнении и основаниях его прекращения;
• Сведения о наградах и признании заслуг;
• Сведения о стаже работы, включая периоды работы по разным договорам.

Трудовая книжка является доказательством трудовых отношений и обязательна для большинства видов трудовой деятельности.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Обязанность вести трудовую книжку возлагается на работодателя (за исключением индивидуальных предпринимателей, которые могут вести книгу самостоятельно). Согласно пункту 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ:

• Если работник проработал у работодателя более 5 дней и работа у него является основной, работодатель обязан вести трудовую книжку;
• Для всех остальных случаев – ведение книги не требуется.

Таким образом, если вы работаете по срочному трудовому договору и ваш работодатель – юридическое лицо, то запись в трудовой книжке обязательна.

Ключевые моменты:

1. Период работы: более 5 дней;
2. Основной вид занятости;
3. Обязанность работодателя – вести книгу и хранить её в строгой отчётности.

Как вести трудовую книжку?

Порядок ведения трудовой книжки закреплён в Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». Ниже перечислены основные правила:

• Записи в книжке делаются без сокращений и в порядке их поступления;
• Каждая запись получает порядковый номер в соответствующем разделе;
• После внесения записи работодатель обязан ознакомить работника с копией записи под подпись в личной карточке;
• Книга хранится в течение 10 лет после окончания трудовых отношений;
• При увольнении работник получает копию трудовой книжки.

Ниже приведён пример заполнения раздела «Сведения о работе»:

После каждой записи работодатель подписывает её, а работник ставит подпись в личной карточке.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки, которая позволяет вести запись о трудовых отношениях в цифровом виде. Основные особенности:

• ЭТК создаётся автоматически при приёме на работу после 31 декабря 2020 г.;
• Работодатель может выбрать формат ведения – бумажный, электронный или комбинированный;
• При выборе электронного формата работодатель обязан вести бумажную книгу параллельно, но хранить её как бланк строгой отчётности;
• Все сведения о трудовых событиях передаются в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде;
• ЭТК упрощает работу с пенсионными начислениями и обеспечивает более быстрый доступ к данным.

Для работы с ЭТК необходимо пройти регистрацию в системе «Пенсионный фонд России» и получить доступ к порталу работодателя. После этого можно:

1. Внести данные о приёме, переводе, увольнении;
2. Отправить отчёт о начисленных пенсионных взносах;
3. Получить электронный сертификат о стаже.

Если работник предпочитает бумажный вариант, работодатель обязан предоставить ему копию трудовой книжки в бумажном виде.

Основное место работы и несколько мест работы

В трудовом праве существует понятие основного места работы – это организация, где хранится трудовая книжка работника. Работник может иметь несколько мест работы, но только одно из них считается основным. Остальные места работы считаются сопутствующими (по совместительству) и не требуют ведения отдельной трудовой книжки.

Пример:

• Основное место работы – ООО «Розовый рынок» (трудовая книжка ведётся здесь);
• Сопутствующее место работы – ИП «Кузнец» (работа по совместительству, трудовая книжка не ведётся).

Практические рекомендации для работодателей

• Проверяйте, сколько дней работник проработал у вас, чтобы определить необходимость ведения трудовой книжки;
• Обеспечьте своевременное внесение всех записей в соответствии с законодательством;
• Соблюдайте порядок подписей и копирования записей в личной карточке работника;
• Гарантируйте хранение трудовой книжки в течение 10 лет после окончания трудовых отношений;
• Если вы используете ЭТК, регулярно проверяйте корректность передаваемых данных в Пенсионный фонд;
• Обучайте персонал, ответственный за ведение трудовой книжки, правилам заполнения и хранению.

Краткая чек‑лист:

1. Проверьте длительность работы (более 5 дней – ведите книгу);
2. Выберите формат ведения (бумажный, электронный, комбинированный);
3. Внесите запись о приёме, переводе, увольнении;
4. Подпишите запись и дайте работнику копию;
5. Отправьте данные в Пенсионный фонд (если используете ЭТК);
6. Храните книгу в течение 10 лет.

Что делать, если работник не получил запись в трудовой книжке?

Если работник обнаружил, что в трудовой книжке отсутствует запись о приёме, переводе или увольнении, он имеет право потребовать её внесения. В случае отказа работодателя работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Важно помнить, что неведение трудовой книжки может повлечь за собой штрафы для работодателя и потери прав работника (например, на пенсионные выплаты).

Трудовая книжка – это не просто бумажный документ, а запас информации о трудовой истории работника. Она обеспечивает прозрачность трудовых отношений, защищает права обеих сторон и упрощает расчёт пенсионных начислений. Ведение трудовой книжки – обязанность работодателя, а запись о приёме, переводе и увольнении – обязательна для всех сотрудников, работающих более 5 дней, если работа является основной.

С переходом к электронным форматам, работа с трудовой книжкой становится более удобной и прозрачной, но при этом сохраняется юридическая надёжность и доступность данных.

Если вы – работодатель, следите за соблюдением всех требований законодательства. Если вы – работник, убедитесь, что ваш трудовой стаж корректно отражён в трудовой книжке.