Трудовая книжка, это основной документ, который подтверждает фактическую трудовую деятельность гражданина, его стаж и опыт работы. Она является ключевым инструментом для назначения пенсии, получения социальных выплат и подтверждения квалификации.

Основное назначение трудовой книжки

Главные функции документа:

• Подтверждение стажа, именно на основании записей в трудовой книжке (и/или её электронной версии) рассчитывается общий и непрерывный трудовой стаж для пенсии и других льгот;
• История занятости — документ содержит полную информацию о всех местах работы, должностях, основаниях приема и увольнения, а также о поощрениях.
• Юридическое доказательство — может использоваться в суде для подтверждения факта работы, условий труда, заработка.

Виды трудовых книжек в России (на 2026 год)

С 1 сентября 2021 года действует новая форма, утвержденная приказом Минтруда России от № 320н. Однако существуют два вида документа:

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Классический формат в виде booklet (бланка с отрывными листами).

• Кто может иметь:
  • Работники, которые подали заявление с отказом от перевода на электронную форму и указали на желание сохранить бумажный вариант.
  • Лица, которые еще не подали никакого заявления и не определились с выбором (переход на ЭТК не обязателен для всех).
• Важно: При увольнении работнику обязательно выдается его бумажная трудовая книжка (если она у него была) с внесенной записью об увольнении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровая версия, информация из которой хранится в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД) и автоматически передается в Социальный фонд России (СФР).

• Кто получает: Все вновь принимаемые на работу граждане с 1 января 2022 года, если они не заявили о желании получить бумажный вариант. Также по заявлению текущих работников при переходе с бумажной на электронную;
• Преимущества:
  • Автоматическое обновление и передача данных в СФР.
  • Нет риска утери, порчи или подделки.
  • Доступ к информации в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте СФР.
  • Не нужно нести бумажный документ при смене работы.

Как работает система: ключевые моменты

1. При приеме на работу (с 2022 г.):
   • Работник может выбрать: получить бумажную книжку или электронную.
   • Если выбор пал на бумажную — работодатель её оформляет и выдает.
   • Если на электронную — работодатель не выдает никакого бланка. Вся информация вносится в ЕГИС ТД.
2. При увольнении:
   • Для бумажной ТК: Работодатель обязан выдать книжку работнику с внесенной записью об увольнении (дата, причина, подпись, печать).
   • Для ЭТК: Работодатель вносит запись об увольнении в ЕГИС ТД в течение 3-х рабочих дней. Работник может проверить её в личном кабинете на Госуслугах или в СФР. Бумажный документ не выдается.
3. Переход с бумажной на электронную:
   • Работник пирует заявление работодателю.
   • При этом бумажную книжку ему не забирают. Она остается у него как архивная копия, но дальнейшие записи будут вноситься только в электронную систему.
   • В бумажную книжку вносится специальная запись о том, что работник перешел на ЭТК.

Что обязательно должно быть в записях?

В трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) работодатель обязан отражать:

• ФИО работника и его дату рождения.
• Наименование организации-работодателя (с указанием реквизитов).
• Дату приема на работу и конкретную должность/специальность.
• Основание для приема (приказ, договор).
• Дату увольнения и точную формулировку основания увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с истечением срока трудового договора» и т.д.).
• Подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать организации.

Важный нюанс: Поощрительные выплаты (премии) не отражаются в трудовой книжке. В неё вносятся только сведения о трудовых отношениях, а не о материальном вознаграждении.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В этом случае необходимо:

1. Обратиться в последнее место работы (работодателя), где была утеряна/испорчена книжка.
2. Написать заявление о выдаче дубликата.
3. Работодатель обязан в течение 15 дней выдать дубликат, для чего запросит сведения из архивов и ЕГИС ТД.
4. В дубликате будут внесены все записи, которые были в оригинале на момент утери.

Если работодатель ликвидирован: Заявление подается в архивное учреждение, которое хранит документы этой организации, или в территориальный орган СФР (если сведения передавались в электронном виде).

Права работника и контроль

Работник имеет право:

• Требовать от работодателя правильного и своевременного внесения записей.
• Проверять актуальность данных в ЕГИС ТД через личный кабинет на Госуслугах.
• Получить выписку из ЕГИС ТД по своему запросу.
• Обращаться с жалобами в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Социальный фонд России при нарушениях.

Краткий итог: главное, что нужно помнить

1. Трудовая книжка (бумажная или электронная) — ваше основное доказательство стажа.
2. Выбор формата (бумага/электронная) делается при первом трудоустройстве или по заявлению. Бумажный вариант можно сохранить, но новые записи в него вноситься не будут.
3. При увольнении бумажную книжку вам обязаны выдать, электронную — обязаны внести запись в систему.
4. Проверяйте правильность записей сразу после приема и увольнения; Ошибки нужно исправлять через работодателя.
5. Утерянную/испорченную книжку можно восстановить (дубликат) через последнего работодателя или СФР.
6. Все данные по электронной книжке доступны в личном кабинете на Госуслугах и сайте СФР.

Информация в статье актуальна на май 2026 года и основана на законодательстве РФ (Трудовой кодекс, приказ Минтруда № 320н). Для получения персональной консультации обращайтесь в Государственную инспекцию труда или Социальный фонд России.