Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она имеет установленную форму и является обязательной для всех работающих граждан. В современном мире процесс ведения этой важнейшей документации претерпел значительные изменения, связанные с цифровизацией.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения).
• Все места работы с указанием должностей и периодов занятости.
• Причины увольнения.
• Награждения и поощрения.

Основное назначение: подтверждение трудового стажа для назначения пенсии, получение льгот, оформление кредитов, устройство на новую работу.

Две формы трудовой книжки: бумажная и электронная

С 1 января 2020 года в России параллельно существуют два формата:

Бумажная трудовая книжка (ТК)

• Физический документ в обложке установленного образца.
• Ведется работодателем путем рукописных или машинных записей с подписью и печатью.
• Выдается работнику при увольнении или по требованию.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Цифровой аналог, хранящийся в базе данных Службы государственной регистрации, учета и контроля (СГРК, ранее ПФР).
• Сведения вносятся работодателем в электронном виде в форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности).
• Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через портал Госуслуг или лично в СФР.

Кто и как ведет трудовые книжки?

Работодатель несет прямую ответственность за корректное и своевременное ведение документации.

Порядок действий при приеме на работу

• Если работник уже имеет стаж:
  1. Принять заявление о ведении ЭТК или о сохранении бумажной ТК.
  2. При наличии бумажной ТК — сделать первую запись о приеме на работу.
  3. Внести сведения в ЭТК (если выбрана эта форма) через систему СФР.
• Если работник принимается впервые (ранее не работал по ТК):
  1. Открыть новую электронную трудовую книжку в СФР (обязательно).
  2. Если работник письменно отказался от ЭТК — оформить бумажную книжку.

Порядок действий при увольнении

• Внести запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ).
• Подписать запись и поставить печать.
• Для бумажной ТК: выдать книжку работнику в день увольнения.
• Для ЭТК: сведения автоматически поступят в базу СФР. Работник может получить выписку.

Обязанности работодателя: что нельзя забывать

Закон возлагает на работодателя четкие обязанности:

• Вносить точные и своевременные записи о приеме, переводе, увольнении.
• Подавать в СФР сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 в течение 3 рабочих дней с даты события.
• Предоставлять работнику по его требованию:
  • Копию трудовой книжки (для бумажной, заверенную, для ЭТК — выписку).
  • Сведения о трудовой деятельности в письменной форме (при отказе от ЭТК).
• Хранить уволенные бумажные трудовые книжки в течение 75 лет;

Актуальные изменения и новости 2026 года

Система продолжает развиваться:

• Полный переход на цифру? Глава Роструда Юрий Герций в январе 2026 года высказался против полной отмены бумажных трудовых книжек, подчеркнув важность сохранения выбора для граждан.
• Упрощение процедур: Интеграция систем между работодателями, СФР и порталом Госуслуг позволяет быстрее и прозрачнее обмениваться данными.
• Контроль: Роструд усиливает проверки правильности ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Особенности ведения трудовых книжек в Украине (для сравнения)

С 10 июня 2021 года в Украине также действуют электронные трудовые книжки. Основные отличия:

• Обязательное ведение только в электронном виде для всех работодателей.
• Бумажная форма не выдается, но работник может получить печатную выписку из электронной системы.
• Хранение и ведение полностью возложено на государственную систему.

Ответственность за нарушения

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность для работодателя и должностных лиц по КоАП РФ (ст. 5.27):

• Штрафы для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.
• Штрафы для ИП и должностных лиц — от 5 000 до 50 000 рублей.
• Возможна дисквалификация.

Трудовая книжка остается ключевым документом для каждого работника в России. Система, основанная на выборе между бумажной и электронной формой, дает гибкость, но возлагает на работодателя повышенную ответственность за точность и сроки внесения данных. Цифровизация упрощает контроль и доступ к информации, но не отменяет необходимости внимательного отношения к этому документу со стороны обеих сторон трудовых отношений.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и новостей на май 2026 года. Для получения персональной консультации обращайтесь в Роструд или к юристу по трудовому праву.