Важное примечание: Данная статья представляет собой обобщённое практическое руководство на основе типовых правил. Актуальное и обязательное к применению законодательство Украины (в первую очередь, Трудовой кодекс Украины и постановления Кабинета Министров) может меняться. Перед применением настоящей инструкции обязательно сверяйтесь с действующими нормативными актами и, при необходимости, консультируйтесь с юристом.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка (ТК), это основной документ о трудовой деятельности работника, который ведётся с момента первого приёма на работу и до её окончания (включая периоды работы у других работодателей). Её главные функции:
- Подтверждение стажа работы (для назначения пенсии, отпусков, льгот).
- Фиксация всех этапов трудовой биографии: приёма, перевода, увольнения, награждений.
- Юридическое доказательство трудовых отношений.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Работодатель (юридическое или физическое лицо) обязан:
- Оформлять трудовую книжку для каждого впервые принимаемого на работу сотрудника (если у него её нет) на основании его заявления.
- Вести (заполнять) трудовую книжку в течение всего периода работы сотрудника.
- При увольнении сотрудника — правильно оформить запись об увольнении и выдать книжку под расписку.
- Хранить трудовые книжки уволенных сотрудников в архиве в течение 75 лет (согласно ст. 24 ЗУ «Об архивном деле в Украине»).
Кто получает трудовую книжку?
Трудовая книжка выдаётся:
- Впервые принимаемым на работу гражданам Украины, иностранцам и лицам без гражданства (при наличии разрешения на работу).
- Лицам, у которых ранее была утеряна или испорчена книжка (по их заявлению выдается новая).
Исключение: Лица, работающие по гражданско-правовым договорам (договоры подряда, оказания услуг), не получают трудовую книжку. Их трудовая деятельность фиксируется иными способами.
Как правильно заполнить трудовую книжку? Пошаговая инструкция
Оформление новой книжки
При приёме на работу нового сотрудника, у которого нет ТК:
- На ьном листе заполняются все данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, специальность по диплому).
- На первом развороте (страницах 1-2) делается запись о выдаче книжки: «Трудовая книжка № … выдана … (дата)». Сотрудник и представитель работодателя ставят подписи.
- Далее начинается основной раздел — «Сведения о работе».
Запись о приёме на работу
Запись делается не позднее дня приёма на работу на основании приказа (распоряжения) о приёме. Обязательные реквизиты:
- Дата приёма на работу.
- Наименование предприятия, учреждения, организации.
- Подразделение (цех, отдел, участок).
- Профессия (должность) с указанием квалификации/разряда/категории в соответствии со штатным расписанием.
- Основание: номер и дата приказа (распоряжения) о приёме.
- Подписи: работник (с расшифровкой) и должностное лицо, ведущее книжку (обычно начальник отдела кадров или уполномоченный), с печатью организации.
Пример записи:
«Принят на работу в ООО «Техносервис» на должность инженера отдела разработки (квалификационная категория 2) на основании приказа № 45-к от .»
Подпись работника: _________________ / Іванов І.І. /
Подпись лица, ведущего книжку: _________________ / Петрова М.В. /
Печать организации
Записи о переводах, повышениях, награждениях
Любое изменение условий трудового договора (перевод, повышение в должности, изменение оплаты труда) или поощрение (премия, награда) обязательно отражается в ТК на основании соответствующего приказа. Указываются дата, суть изменения/награждения, номер и дата приказа, подписи.
Запись об увольнении (самая ответственная!)
Запись делается в день увольнения на основании приказа об увольнении и заявления работника (если увольнение по инициативе работника). Критически важно правильно указать:
- Дату увольнения (последний рабочий день).
- Номер и дату приказа об увольнении.
- Правовое основание увольнения, точная формулировка статьи Трудового кодекса Украины (например, «по соглашению сторон (ст. 36 ТК Украины)», «по инициативе работника (ст. 38 ТК Украины)», «в связи с истечением срока трудового договора (ст. 40 ТК Украины)» и т.д.).
- Подписи работника и лица, ведущего книжку.
Ошибка в основании увольнения может привести к восстановлению работника в суде!
Заполнение при увольнении по сокращению штата или ликвидации предприятия
В этих случаях (ст. 40, 45 ТК Украины) в графе «Основание» обязательно указывается: «в связи с сокращением штата (ликвидацией предприятия) на основании приказа № … от …».
Особые случаи и частые ошибки
Совместительство
Если сотрудник работает по совместительству на другом предприятии, это не отражается в его трудовой книжке у основного работодателя. Записи о совместительстве ведутся в ТК у того работодателя, где эта работа является основной.
Работа по срочному трудовому договору
При увольнении по истечении срока срочного договора (если он не был заключен на время выполнения временных работ) в ТК указывается основание «в связи с истечением срока трудового договора (ст. 40 ТК Украины)».
Частые ошибки
- Неточное указание должности/профессии (например, «менеджер» вместо «менеджер по продажам, 2-я категория»);
- Отсутствие ссылки на приказ (номер, дата).
- Неправильная формулировка основания увольнения («уволен по собственному желанию» вместо «по инициативе работника»).
- Пропуск даты в записи.
- Заполнение карандашом или неразборчивый почерк.
- Исправления и помарки в уже сделанных записях. Любое исправление должно быть заверено подписью и датой.
Хранение, выдача и утеря трудовых книжек
Хранение
Трудовые книжки действующих сотрудников хранятся у работодателя (в отделе кадров) в запертом шкафу. После увольнения — передаются в архив на срок 75 лет.
Выдача сотруднику
Работник имеет право получить свою трудовую книжку для ознакомления или для предоставления в государственные органы (например, для оформления пенсии). Выдача производится по расписке, в которой указывается дата выдачи и цель.
Утеря или порча трудовой книжки
- Работник обязан немедленно заявить об утере/повреждении работодателю (последнему месту работы).
- Работодатель на основании заявления работника и справки из милиции (полиции) о факте утери/краже оформляет дубликат трудовой книжки.
- Дубликат оформляется по всем правилам, как новая книжка, но в графе «Серия и номер» указывается «Д» и присваивается новый номер. В первой записи делается отметка: «Дубликат трудовой книжки № … выдан … (дата) взамен утерянной (повреждённой)».
- Если утеряна книга с записями о работе у предыдущих работодателей, работник должен самостоятельно получить от них справки о трудовой деятельности (по форме, утверждённой законодательством) для внесения этих сведений в дубликат.
Ведение трудовых книжек, это не формальность, а строго регламентированная юридическая обязанность работодателя. Грамотное и аккуратное ведение ТК защищает интересы как работника, так и самого работодателя при разрешении возможных трудовых споров, оформлении социальных выплат и проверках государственными органами (Государственная служба Украины по вопросам труда, Пенсионный фонд).
Напоминание: Данная инструкция носит справочно-информационный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к тексту Трудового кодекса Украины и иных нормативно-правовых актов.