Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника в России. В 2026 году она остаётся обязательной, но к ней применяются новые правила, связанные с переходом на электронные версии и изменениями в законодательстве. В этой статье разберём, что такое оригинал трудовой книжки, почему он важен, как его оформить и какие нюансы стоит учитывать при работе с ним.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, а также сведения о начисленных отчислениях в пенсионный фонд. Внутри неё содержатся:

• Записи о приёме на работу и о смене должности;
• Записи о переводе, смене места работы, увольнении;
• Сведения о начисленных отчислениях в пенсионный фонд;
• Сведения о начисленных отчислениях в Фонд социального страхования.

Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя и выдаётся работнику по его запросу.

Зачем нужен оригинал?

Оригинал трудовой книжки имеет юридическую силу, подтверждающую ваш стаж и права на социальные гарантии. Он обязателен для:

• Подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования РФ;
• Проверки работодателем при смене работы;
• Подачи заявления на получение пенсии или других социальных выплат.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования.

Как получить оригинал трудовой книжки?

При приёме на работу

При приёме на работу в 2026 году все необходимые документы уже находятся в распоряжении службы кадров. Запись о приёме вносится в оригинал трудовой книжки в обычном порядке, но с обязательной отметкой о совместительстве, если это применимо.

По запросу сотрудника

Если сотрудник не увольняется, но просит выдать оригинал, это возможно при условии, что:

• Работник не находится в процессе увольнения;
• Работодатель согласен передать оригинал под подпись.

В 2023 году было уточнено, что в случае запроса сотрудника оригинал может быть выдан, если он не увольняется и не находится в процессе увольнения.

При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

После внесения всех данных в электронную трудовую книжку, оригинал бумажной трудовой книжки, которая хранится у работодателя, выдается работнику под подпись; Это правило закреплено в 2021 году, когда была принята практика перехода на ЭТК.

Как заверить копию трудовой книжки?

Копия трудовой книжки, заверенная надлежащим образом, имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Для заверения копии можно:

• Получить копию через портал Госуслуг;
• Получить копию в отделении Фонда пенсионного и социального страхования;
• Получить копию в отделе кадров работодателя, где она будет заверена печатью и подписью.

В 2026 году такой документ считается действительным и принимается большинством государственных и коммерческих структур.

Где хранится оригинал трудовой книжки?

Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя до момента его выдачи сотруднику. В 2025 году в КонсультантПлюс отмечаеться, что оригинал остается у работника как архивный документ после выдачи.

Как купить оригинальную трудовую книжку?

Если вам нужно приобрести оригинальный бланк трудовой книжки, вы можете сделать это в Москве, Санкт-Петербурге и других городах. На площадках типа Ozon и специализированных интернет‑магазинах продаются оригинальные бланки актуальной серии (например, ТК‑VII). Важно убедиться, что вы покупаете оригинальный бланк, подтверждающий ваш трудовой стаж в полном соответствии с законодательством РФ.

Что изменилось в 2023–2026 годах?

• В 2023 году уточнено, что работодатель обязан выдавать оригинал трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования.
• В 2024 году появились новые формы и образцы актов, связанных с выдачей оригинала трудовой книжки.
• В 2025 году было закреплено правило, что после обработки заявления работодатель выдаст бумажную трудовую книжку на руки.
• В 2026 году введены новые образцы заполнения трудовой книжки, включая обязательную отметку о совместительстве.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой эквивалент бумажной. Для оформления ЭТК:

1. Получите доступ к порталу Госуслуг.
2. Заполните форму с вашими данными.
3. Сканируйте оригинал трудовой книжки и загрузите его в систему.
4. Подтвердите данные и получите электронный сертификат.

После этого оригинал бумажной трудовой книжки, хранящийся у работодателя, выдается работнику под подпись.

Практические советы

• Всегда храните копию вашей трудовой книжки в надёжном месте.
• Периодически проверяйте, что все записи в трудовой книжке корректны.
• Если вы сменили работу, убедитесь, что новая трудовая книжка содержит правильные даты и сведения.
• При переходе на электронную трудовую книжку обязательно сохраните оригинал бумажной версии.

Оригинал трудовой книжки остаётся важным документом, подтверждающим ваш трудовой стаж и права на социальные гарантии. В 2026 году он сохраняет свою юридическую силу, но к нему применяются новые правила, связанные с электронными версиями и изменениями в законодательстве. Следуйте рекомендациям, указанным выше, и вы будете уверены, что ваш документ в порядке и готов к использованию в любой ситуации;