Дата актуализации:

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Нормативно‑правовая база (Н 225, 439‑ФЗ и др․)
3. Когда и в каких случаях запись обязательна
4. Какие документы нужны для заполнения
5. Пошаговая инструкция по заполнению записи о приёме
6. Образцы записей (бумажная и электронная книжка)
7. Особые случаи: перевод, совместительство, первая работа, дубликат
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, перевода, увольнения, сведения о квалификации, стаже, а также о начисленных социальных выплатах․ Книга служит подтверждением стажа при расчёте пенсий, пособий и при трудоустройстве на новую работу․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 225‑ФЗ «О трудовых книжках» (введён в действие 1 января 2024 г․), основной документ, регулирующий порядок заполнения, выдачи и хранения трудовых книжек․
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г․, устанавливает порядок ведения электронных трудовых книжек․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1, 68, 69), определяет обязательные реквизиты записей и сроки их внесения․
• Приказ Минтруда России от  № П‑15 «Об образцах записей в трудовой книжке» — содержит образцы и пояснения к каждому полю․

Когда запись о приёме на работу обязательна

Запись в трудовую книжку вносится в следующих случаях:

• Первичный приём на работу (если работник ранее не имел трудовой книжки);
• Перевод работника на другую постоянную должность в пределах той же организации․
• Перевод в другую организацию (при выдаче дубликата или вкладыша)․
• Приём на работу по совместительству, если у работника уже есть основная трудовая книжка․
• Восстановление записи в случае утраты оригинала (выдача дубликата)․

Какие документы нужны для заполнения записи

Для корректного внесения записи о приёме на работу необходимо подготовить один из следующих пакетов документов:

Пошаговая инструкция по заполнению записи о приёме

1. Подготовка ьного листа (если это первая книжка или дубликат)
   • ФИО работника, дата рождения, пол, гражданство․
   • Серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС․
   • Дата выдачи книжки (заполняется в журнале учёта бланков)․
2. Определение формы записи

   Для бумажной книжки используется вкладка № 1 (для первой записи)․ Для электронного варианта – онлайн‑форма в системе «Электронная трудовая книжка»․

3. Заполнение полей записи (см․ образец ниже)
   • Дата – фактическая дата приёма (не позже даты подписания приказа)․
   • Номер приказа – полностью, включая серию․
   • Наименование организации‑работодателя – полное официальное название․
   • Должность, разряд, квалификационная категория – согласно ТК РФ․
   • Основание приёма – трудовой договор, контракт, приказ о переводе․
   • Подписи – руководитель организации (или уполномоченный) и работник․
4. Проверка записи
   • Все поля должны быть заполнены чернилом (чёрным или синим) без исправлений․
   • Отметьте штампом организации (если он предусмотрен)․
5. Внесение записи в журнал учёта трудовых книжек

   Записывается номер книжки, дата выдачи, ФИО работника․ Это обязательный шаг, иначе запись считается недействительной․

6. Передача книжки работнику

   Работнику вручают книжку, подписывают акт приёма‑передачи и фиксируют дату в журнале․

Образцы записей

Бумажная трудовая книжка (вкладка № 1)

Дата 
Номер приказа 12/2026 от 
Наименование организации ОАО «Технопром», ИНН 7701234567
Должность инженер‑конструктор
Разряд, квалификационная категория 2 разряд, 1‑я кв․кат․
Основание приёма трудовой договор № 45/2026 от 
Подпись руководителя ___________________ /И․И․ Иванов/
Подпись работника ___________________ /А․А․ Петров/

Электронная трудовая книжка (запись в системе)

В системе вводятся те же поля, но дополнительно указывается идентификатор записи (UUID) и время внесения в формате ISO‑8601․ После заполнения система автоматически генерирует электронную подпись руководителя․

Запись о приёме при совместительстве

Номер приказа: 45/2026 от 
Организация: ЗАО «Сервис‑Тех», ИНН 7709876543
Должность: специалист по обслуживанию (совместитель)
Основание: приказ о совместительстве № 45/2026
Подпись руководителя: ___________________ /С․С․ Сидоров/
Подпись работника: ___________________ /М․М․ Кузнецова/

Особые случаи

Перевод на другую постоянную работу

Запись вносится в особом порядке (см․ п․ 5 Н 225‑ФЗ): в той же книжке делается новая запись, а в графе «Основание» указывается «перевод» с указанием приказа о переводе․

Первая работа (когда книжка ещё не выдана)

Согласно ч․ 8 ст․ 2 ФЗ 439‑ФЗ, если работник впервые поступает на работу, бумажную книжку в момент приёма не заполняется․ ьный лист заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша․

Дубликат трудовой книжки

Для выдачи дубликата необходимо:

1. Подать заявление работника․
2. Предоставить справку из Фонда о трудовой деятельности․
3. Заполнить ьный лист дубликата (дата заполнения фиксируется в журнале)․
4. Внести запись о приёме в дубликат в течение 5 календарных дней со дня получения справки․

Электронная трудовая книжка

С 2025 года электронные книжки стали обязательными для большинства работодателей․ Процедура аналогична бумажной, но запись делается в онлайн‑системе, а подписи заменяются квалифицированными электронными подписями․

Типичные ошибки и как их избежать

• Заполнение дат задним числом․ Дата записи не может предшествовать дате подписания приказа․
• Использование исправлений․ Любые исправления вносятся только в журнале, а в самой книжке запись пишется заново․
• Отсутствие подписи работника․ Подпись обязательна, иначе запись считается недействительной․
• Неправильный номер приказа․ Указывайте полностью: номер, серию (если есть), дату․
• Неучёт перевода в другую организацию․ При переводе в другую компанию запись делается в дубликате, а в старой книжке ставится отметка «перевод»․
• Задержка более 5 дней․ По закону запись должна быть внесена в течение 5 календарных дней с момента приёма․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заполнить запись в трудовую книжку позже, чем через 5 дней?

Теоретически допускается только при наличии уважительных причин (болезнь, командировка) и с согласия инспекции по труду․ В противном случае запись считается нарушающей ТК РФ․

Что делать, если в книжке была допущена ошибка?

Запись аннулируется в журнале, а в книжку вносится новая запись с указанием «аннулировано» и ссылкой на номер записи в журнале․

Нужна ли запись о приёме, если работник работает по гражданско‑правовому договору (ГПХ)?

Нет․ Трудовая книжка заполняется только при наличии трудового договора, контракта или иного трудового отношения, предусмотренного ТК РФ․

Можно ли использовать электронную подпись руководителя без сертификата?

Для электронных трудовых книжек требуется квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром․

Как оформить запись, если работник уже имеет электронную трудовую книжку, а компания выдает только бумажную?

В этом случае необходимо согласовать с работником перевод данных в бумажный формат и оформить запись в бумажной книжке, указав в поле «Основание» – «перевод из электронной трудовой книжки»․

Корректное оформление записи о приёме на работу в трудовую книжку — важный элемент кадровой документации, от которого зависят права работника на пенсию, пособия и дальнейшее трудоустройство․ Следуйте нормативным требованиям, используйте образцы из официальных приказов и проверяйте каждую запись на наличие подписи и корректных дат․ При возникновении сомнений обращайтесь к специалисту по кадрам или в инспекцию по труду․

Помните: своевременное и правильное заполнение трудовой книжки защищает интересы как работодателя, так и работника․