Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажная версия остаётся востребованной, а знание правил её заполнения необходимо как работодателям, так и сотрудникам. В данной статье мы подробно рассмотрим, что такое трудовая книжка, зачем она нужна, кто её выдаёт, какие сведения в неё вносятся, а также порядок оформления и заполнения в соответствии с действующими нормативными актами.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также о периодах работы, стаже и профессиональной деятельности. Основные функции:

• Подтверждение трудового стажа – необходимо для назначения пенсии, пособий по безработице и других социальных выплат;
• Документальное подтверждение опыта работы – требуется при приёме на новую работу, повышении квалификации, получении кредитов и т.д.;
• Контроль соблюдения трудового законодательства – позволяет отслеживать соблюдение сроков испытательных периодов, порядка увольнения и т;п.;
• Исторический архив трудовой деятельности – сохраняет информацию о всех местах работы сотрудника на протяжении всей его карьеры.

Кто выдаёт трудовую книжку

Выдача трудовой книжки осуществляется:

1. Первичная выдача – при первом трудоустройстве гражданина. Книжку выдаёт работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) в течение пяти рабочих дней с даты приёма на работу;
2. Дубликат – в случае утери, порчи или уничтожения книжки; Дубликат выдаёт текущий работодатель по месту последней работы;
3. Электронная трудовая книжка – формируется в системе Пенсионного фонда РФ (СФР) и доступна через личный кабинет гражданина на портале «Госуслуги».

С основные требования к ведению и хранению трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых приказом Минфина России от № 320н (далее – Правила).

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

В соответствии с Правилами и Трудовым кодексом РФ в трудовую книжку вносятся следующие данные:

• Личные сведения работника: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта;
• Сведения о приёме на работу: дата приёма, наименование организации, структурное подразделение, должность ( профессия, специальность), трудовой договор (номер и дата);
• Сведения о переводах: дата перевода, причина (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон), новая должность и подразделение;
• Сведения об увольнении: дата увольнения, основание (пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона), формулировка причины увольнения;
• Информация о наградах и поощрениях (при наличии): наименование награды, дата награждения;
• Сведения о периодах работы, не включённых в трудовую книжку (например, работа по совместительству, гражданско‑правовые договоры) – вносятся по желанию работника в отдельный раздел «Сведения о работе, не отражённой в трудовой книжке».

Важно: записи о причинах увольнения должны вноситься точно в соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Любые отклонения могут повлечь признание записи недействительной.

Бумажная и электронная трудовая книжка: особенности и порядок использования

С 2021 года в России действует возможность одновременного использования бумажного и электронного вариантов трудовой книжки. Основные положения:

• Переход к электронному формату добровольный. Работник может оставить бумажную книжку, если не подаст заявление об отказе от неё;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги». Она не имеет физического носителя;
• Одновременное применение допустимо, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае оба варианта ведутся параллельно;
• Обязательные сведения в ЭТК идентичны тем, что вносятся в бумажную книжку. При приёме на работу впервые (с 2024 года) гражданину оформляется электронная трудовая книжка, если он не выразил иное желание;
• Подтверждение наличия ЭТК – работник может предоставить выписку из личного кабинета СФР или справку, полученную через МФЦ.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки в 2026 году

Ниже представлен алгоритм, который следует соблюдать кадровому специалисту или ответственному лицу в организации.

Подготовка бланка

1. Получить актуальный бланк трудовой книжки (форма ТД‑1, утверждённый Приказом Минтруда России от № 697н).
2. Проверить, что бланк не повреждён, все страницы пронумерованы и имеют защитные элементы.
3. При необходимости подготовить электронную версию бланка для внесения данных в систему СФР (если используется ЭТК).

Внесение личных данных работника

1. На первой странице заполнить поле «Личные сведения»: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта, код подразделения.
2. Подпись работника и дата заполнения ставятся в соответствующих полях.

Запись о приёме на работу

1. В разделе «Сведения о приёме на работу» указать:
   • дата приёма (день, месяц, год);
   • полное наименование организации;
   • структурное подразделение (отдел, служба и т.д.);
   • должность ( profession, specialty) согласно штатному расписанию;
   • номер и дата трудового договора.
2. Запись завершается подписью ответственного лица (кадровика, руководителя подразделения) и печатью организации (если предусмотрена).

Запись о переводе (если имеется)

1. Указать дату перевода.
2. Указать основание перевода (пункт статьи ТК РФ, например, ст. 72.1 – перевод по инициативе работника).
3. Указать новую должность и подразделение.
4. Подпись и печать.

Запись об увольнении

1. Указать дату увольнения.
2. Указать основание увольнения согласно ТК РФ (например, п. 1 ст. 81 – по инициативе работника; п. 2 ст. 81 – по соглашению сторон; п. 3 ст. 81 – сокращение штата и т.д.).
3. Сформулировать причину увольнения точно как в нормативном акте (без сокращений и произвольных трактовок).
4. Подпись ответственного лица и печать.

Внесение сведений о наградах и поощрениях (по желанию)

1. Указать наименование награды, дату награждения, основание (приказ, распоряжение).
2. Подпись и печать.

Подсчёт трудового стажа

Для подтверждения стажа (например, при обращении в Пенсионный фонд) необходимо:

1. Выписать все периоды работы из трудовой книжки (дата приёма – дата увольнения для каждого места работы).
2. Для каждого периода вычислить продолжительность как разность между датой увольнения и датой приёма (в днях, месяцах, годах).
3. Сложить все полученные интервалы, вычитая периоды отпусков без сохранения заработка, если они не включаются в стаж по законодательству.
4. Полученный итоговый стаж указывается в справке о трудовой деятельности или в заявлении о назначении пенсии.

Что делать при утере, порче или уничтожении трудовой книжки

Согласно Правилам, работник обязан:

• Немедленно сообщить о потере или порче трудовой книжки своему работодателю по месту последней работы;
• Предоставить письменное заявление о утере (или порче) в двух экземплярах;
• Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт дубликат трудовой книжки, в котором делаются записи о всех предыдущих местах работы на основании предоставленных документов (трудовые договоры, приказы, справки).

Если утеряна электронная трудовая книжка, работник восстанавливает доступ через личный кабинет на портале «Госуслуги» или обращается в МФЦ/ПФР для восстановления доступа к данным.

Нормативно‑правовая база, регулирующая оформление трудовой книжки

Основные документы, которые следует иметь под рукой:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 65‑66, 81‑84, 132‑133).
• Приказ Минфина России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» (для подтверждения стажа).
• Методические рекомендации Пенсионного фонда РФ по работе с электронной трудовой книжкой.

Полезные советы для работодателей и сотрудников

• Регулярно проверяйте актуальность бланков – используйте только формы, утверждённые последними приказами.
• Ведите журнал выдачи и приёма трудовых книжек – это упрощает контроль и восстановление документов при необходимости.
• Обучайте кадровый персонал – проводите краткие инструктажи по изменениям в порядке заполнения (особенно после обновления нормативных актов).
• Используйте электронный документооборот – при наличии ЭТК уменьшается риск потери бумажного носителя и упрощается предоставление справок.
• Сохраняйте копии всех приказов о приёме, переводе и увольнении – они служат основанием для внесения записей в трудовую книжку и могут потребоваться при восстановлении дубликата.

Оформление трудовой книжки – процесс, требующий внимательности и знания действующего законодательства. Правильное заполнение документа гарантирует защиту прав работника, упрощает взаимодействие с пенсионным фондом и социальными службами, а также обеспечивает прозрачность трудовых отношений для работодателя. Следуя представленному руководству, вы сможете без ошибок оформить как бумажную, так и электронную трудовую книжку, а также корректно рассчитать трудовой стаж для любых целей.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву, а также используйте официальные разъяснения Минтруда и Пенсионного фонда РФ, доступные на их сайтах.