Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Порядок её заполнения долгое время регулировался Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69. Несмотря на то, что с 2020 года активно внедряются электронные трудовые книжки, а сама Инструкция 69 утратила силу в 2021 году, её принципы и логика остаются основой для понимания процесса. Эта статья объясняет, что было в «старой» инструкции, как изменились правила и как правильно заполнять документ сегодня.

Исторический контекст: что такое Инструкция 69?

Инструкция № 69 была принята в развитие Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225). Она детально регламентировала:

• Порядок внесения записей о приёме, увольнении, переводе.
• Формулировки оснований для записей (с обязательным указанием номера и даты документа).
• Требования к четкости записи (запрет сокращений, использование чернил определенного цвета).
• Оформление вкладышей и дубликатов.

Ключевые требования Инструкции 69 (на примере устаревших норм):

1. Запрет сокращений: Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение». Пишется полностью.
2. Должность: Указывалась точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием или квалификационным справочником (например, «Ведущий специалист отдела кадров»).
3. Основание для записи: Обязательно указывалось: «Принят на работу/уволен по приказу (распоряжению) № … от …». Без ссылки на документ запись недействительна.
4. Подпись: Запись завершалась подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров) и печатью организации.

Кардинальные изменения с 2020-2021 годов

С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). 31 октября 2021 года Приказом Минтруда России № 588н была утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая отменила действие Инструкции 69. Основные отличия:

Отмена привязки должности к штатному расписанию

Теперь в записи указывается профессия, должность, специальность в соответствии с трудовым договором. Это даёт работодателю и работнику больше гибкости. Например, можно указать «Менеджер по проектам» даже если в штате такая формулировка отсутствует, если она прописана в договоре.

Упрощение формулировок

В записях об увольнении достаточно указать основание, предусмотренное Трудовым кодексом РФ (например, «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ»), без дословного цитирования текста статьи.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года Пенсионный фонд (ПФР) ведёт электронные сведения о трудовой деятельности. Работник может получить:

• Электронную трудовую книжку (данные в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте ПФР).
• Бумажный выписку из ЭТК (на бланке новой формы) по запросу.

Важно: Если у работника на уже была бумажная книжка, работодатель продолжает её вести в соответствии с новыми правилами. Новая бумажная книжка оформляется только на тех, кто впервые устраивается на работу после этого date и отказался от ЭТК.

Как правильно заполнять трудовую книжку сегодня (на основе новой инструкции)

Общие правила (актуальные):

• Записи вносятся аккуратно, разборчиво, чернилами синего или черного цвета (гелевая, шариковая, перьевая ручка).
• Сокращения не допускаются (кроме общепринятых, например, «г.» для года).
• Все записи нумеруются по порядку в каждом разделе.
• Дата указывается в формате: день.месяц.год (например, ).

Структура записи о приёме на работу (столбцы в книжке):

1. Дата приема на работу (дата подписания трудового договора или дата, с которой работник фактически приступил к работе, если она позже).
2. ФИО работника (как в паспорте).
3. Дата рождения.
4. Наименование организации (полное или сокращенное, как в уставе).
5. Профессия (должность) (в соответствии с трудовым договором).
6. Основание приема (номер и дата приказа/распоряжения или трудового договора). Пример: «Трудовой договор от » или «Приказ № 45-к от ».

Структура записи об увольнении (столбцы в книжке):

1. Дата увольнения (дата последнего рабочего дня или дата издания приказа/распоряжения об увольнении).
2. ФИО работника.
3. Наименование организации.
4. Профессия (должность) (такая же, как в записи о приёме).
5. Основание увольнения (номер и дата приказа/распоряжения и пункт части 1 статьи 77 ТК РФ). Пример: «Приказ № 120-к от , п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон)».

Практический пример заполнения (актуальный формат)

Запись о приёме:

Иванова Анна Петровна

ООО «Вектор»
Специалист по работе с клиентами
Трудовой договор от

Запись об увольнении:

Иванова Анна Петровна
ООО «Вектор»
Специалист по работе с клиентами
Приказ № 120-к от , п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ (по соглашению сторон)

Особые случаи: вкладыши и дубликаты

Вкладыш

Если в книжке закончились страницы для записей, работодатель обязан оформить вкладыш — дополнительный бланк, который пришивается (или вклеивается) в книжку. Вкладыш имеет ту же юридическую силу. Записи на нём ведутся по тому же принципу.

Дубликат трудовой книжки

Оформляется при утере, порче или заполнении всех страниц. Основанием является заявление работника и акт о порче/утрате. Дубликат заполняется на основании имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки, выписки из ЭТК). В дубликате делается запись: «Дубликат трудовой книжки серии … № … выдан … в связи с …». Все последующие записи вносятся в дубликат.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Как заполнить электронную трудовую книжку?

Ответ: Работодатель не заполняет ЭТК напрямую. Он обязан:

1. В течение 5 рабочих дней с даты приёма/увольнения/перевода направить в ПФР сведения о кадровом событии по форме СЗВ-ТД.
2. При приёме на работу — заключить трудовой договор и при необходимости оформить бумажную книжку (если работник откажется от ЭТК).
3. При увольнении — также отправить форму СЗВ-ТД. Работник впоследствии увидит запись в своём личном кабинете на портале Госуслуг.

Вопрос: Когда нужно заполнить трудовую книжку?

Ответ: Запись о приёме вносится в день приема на работу (или в день издания приказа, если он позже). Запись об увольнении вносится в день увольнения (в день издания приказа об увольнении). Задержка более 3-5 дней недопустима и может повлечь ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Вопрос: Как оформить увольнение при переходе на электронную книжку?

Ответ: Процедура не меняется:

1. Издаётся приказ (распоряжение) об увольнении.
2. В тот же день вносятся записи в бумажную трудовую книжку (если она есть).
3. Немедленно (в течение 5 дней) подаётся форма СЗВ-ТД в ПФР с указанием даты увольнения и основания.
4. Работник в своём личном кабинете ПФР увидит соответствующую запись.

Если бумажная книжка была, её нужно вернуть работнику в день увольнения вместе с трудовой книжкой (или её дубликатом, если она утеряна).

Типичные ошибки и как их избежать

• Использование сокращений: «прик.», «увол.». Пишите полностью.
• Неточное указание основания: Только «Уволен по собственному желанию» без ссылки на п. 3 ч. 1 ст. 78 ТК РФ и номера приказа.
• Несоответствие должностей: В записи об увольнении должность должна полностью совпадать с той, что была указана при приёме.
• Задержка внесения записей: Вносите записи строго в день события.
• Использование карандаша или пастельных чернил: Записи должны быть постоянными и читаемыми.

Несмотря на утрату силы Инструкции 69, её логика и многие требования сохранились в новой редакции. Основные принципы: точность, полнота, отсутствие сокращений, обязательная ссылка на кадровый документ (приказ/распоряжение/договор) и норму ТК РФ.

Для актуальной информации всегда обращайтесь к:

• Трудовому кодексу РФ (статьи 67, 77, 78, 84.1).
• Постановлению Минтруда России от № 588н (действующая Инструкция).
• Федеральному закону от № 266-ФЗ (о проведении эксперимента по ЭТК в отдельных регионах).
• Официальным ресурсам Пенсионного фонда России (ПФР) по вопросам ЭТК и формы СЗВ-ТД.

Примечание: Данная статья носит справочно-информационный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или официальными органами.