Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся сведения о приёме, переводе, увольнении, повышении квалификации, награждениях и других важных событиях в профессиональной жизни работника. Ниже подробно рассмотрено, что именно можно записывать в трудовую книжку, как это делать правильно и какие особенности существуют для бумажных и электронных вариантов.

Нормативная база

Основные положения о ведении трудовых книжек содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 66 – «Трудовая книжка»);
• Федеральном законе «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (для учёта стажа);
• Постановлениях Минтруда и Социального фонда России (например, порядок предоставления сведений по форме ЕФС‑1);
• Инструкциях по заполнению трудовых книжек, утверждённых Минтрудом (действуют с учётом изменений 2023‑2026 гг.).

Согласно ст. 66 ТК РФ, записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя или иного решения работодателя. Срок внесения – не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа, а запись об увольнении делается в день увольнения.

Что можно вносить в раздел «Сведения о работе»

В трудовой книжке предусмотрены отдельные разделы:

1. Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия и т.д.);
2. Сведения о работе – основной раздел, где фиксируются все трудовые события;
3. Сведения о награждениях и поощрениях;
4. Сведения о профессии, специальности, квалификации;
5. Сведения о приёме на работу по совместительству (по желанию работника).

В разделе «Сведения о работе» допускается запись следующих данных:

• Приём на работу (наименование организации, должность, дата приёма);
• Перевод на другую постоянную работу (внутри организации или в другую организацию);
• Изменение наименования организации (например, реорганизация, смена юридического лица);
• Повышение по службе, изменение должностного оклада;
• Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
• Работа по совместительству (вносится по инициативе работника, на основании документа, подтверждающего совместительство);
• Повышение квалификации, прохождение обучения, получение новых разрядов или разрядов (если это связано с изменением должности);
• Награждения, благодарности, грамоты, подарки и другие виды поощрения, если работник выразил желание их внести;
• Информация о периодах работы, которые необходимо учесть при расчёте пенсии (например, работа в условиях вредных производств, северные надбавки и т.д.).

Важно: любая запись должна быть подтверждена соответствующим документом (приказ, распоряжение, договор, справка о повышении квалификации и т.п.).

Порядок внесения записей

1. Подготовка основания – получаем приказ о приёме, переводе, увольнении или иное решение работодателя.
2. Формулировка записи – указываем:
   • порядковый номер записи;
   • дата события (число, месяц, год);
   • наименование организации (полное, как в учредительных документах);
   • должность, профессия, специальность;
   • краткое содержание события (например, «Принят на работу инженером‑механиком»);
   • номер и дата приказа (или иного документа), на основании которого сделана запись.
3. Внесение в книжку – запись делается чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений. Если ошибка допущена, следует оформить исправление согласно инструкции (зачёркнутая ошибочная запись, рядом – правильная, с указанием даты исправления и подписи ответственного лица).
4. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации (если она предусмотрена).
5. Сроки – не позднее пяти рабочих дней с даты приказа; запись об увольнении – в день увольнения.

При заполнении электронной трудовой книжки (ЭТК) порядок аналогичен, но данные вводятся в информационную систему, а подтверждающий документ прикрепляется в электронном виде.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

• Ведётся в виде бумажного бланка строгой отчётности;
• Требует ручного заполнения, хранения и учёта движения;
• Подходит для работников, которые не перешли на ЭТК или ведут её одновременно с бумажной (например, при совместительстве).

Электронная трудовая книжка

• Ведётся в информационной системе Социального фонда России (СФР);
• Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма ЕФС‑1) не реже одного раза в месяц;
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или обратившись в СФР;
• При приёме на работу работник, у которого ведётся ЭТК, представляет работодателю форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности).

Несмотря на рост использования ЭТК, бумажные трудовые книжки всё ещё широко применяются, особенно в небольших организациях и у работников старшего возраста. Поэтому важно знать правила ведения обоих вариантов.

Исправление ошибок и защита записей

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неправильное наименование организации, неверная дата, опечатка в должности), её следует исправить следующим образом:

1. Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы текст оставался читаемым;
2. Справа от зачёркнутого текста пишется правильная запись;
3. Под исправлением указывается дата исправления, подпись ответственного лица и печать организации;
4. Все исправления фиксируются в журнале движения трудовых книжек (если такой журнал ведётся).

Запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или другие способы полного стирания текста – это считается нарушением правил ведения трудовой книжки и может привести к недействительности документа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить сведения о работе по совместительству?

Да, но только по инициативе работника и на основании документа, подтверждающего совместительство (трудовой договор, приказ о приёме на совместительство). Запись делается в разделе «Сведения о работе» основной трудовой книжки.

Нужно ли указывать серию и номер бланка трудовой книжки?

Да, при первом заполнении и при выдаче дубликата необходимо указать серию и номер бланка, а также внести эти данные в журнал движения трудовых книжек.

Как быть, если организация переименована?

В трудовой книжке делается запись об изменении наименования работодателя на основании приказа о переименовании или решения учредителей. Старая запись не стирается, а добавляется новая с указанием даты изменения.

Можно ли вносить информацию о наградах и благодарностях?

Да, если работник выразил желание их внести. Запись делается на основании приказа о награждении или другого подтверждающего документа.

Какие сроки хранения трудовых книжек?

Трудовая книжка хранится у работника всю жизнь. После его смерти книжка передаётся наследникам или хранится в архиве организации в течение 75 лет (по законодательству о архивном деле).

Ответ на вопрос «Можно ли писать сведения о работе в трудовой книжке» – однозначно да. Трудовая книжка предназначена именно для фиксирования всех значимых событий в трудовой деятельности гражданина: приёма, переводов, увольнений, повышений квалификации, совместительства, наград и поощрений. Главное – соблюдать установленные нормы: основание в виде приказа или иного решения работодателя, своевременное внесение (не позднее пяти рабочих дней), правильное оформление записи и её заверение подписью и печатью.

С учётом перехода на электронные трудовые книжки, правила ведения остаются теми же, только процесс становится более автоматизированным: данные вводятся в информационную систему, а подтверждающие документы прикрепляются в электронном виде. Это снижает риск ошибок, упрощает получение выписок и ускоряет взаимодействие с Социальным фондом России.

Соблюдая изложенные рекомендации, работодатель обеспечит корректное ведение трудовых книжек своих сотрудников, а работник получит надёжный документ, подтверждающий его трудовой стаж и права на социальные выплаты;