Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Однако не все сведения о работе и поощрениях должны отражаться в ней. Ниже приведён подробный перечень информации, которая не вносится в трудовую книжку, а также пояснения, почему такие записи запрещены.
Основные нормативные положения
Согласно пункту 9 Инструкции по ведению трудовых книжек (утверждённой Приказом Минтруда России) и разъяснениям Минтруда, в трудовую книжку вносятся только:
- сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- информация о приёме на работу, переводах, увольнениях;
- сведения о награждении ( ордена, медали, почётные звания);
- данные о периодах работы, стаже и продолжительности трудовой деятельности.
Все остальные сведения, не указанные в перечне выше, считаются излишними и не должны фиксироваться в документе.
Что именно не вносится в трудовую книжку
Дисциплинарные взыскания (за исключением увольнения)
Записи о замечаниях, выговорах, строгих выговорах и других видах взысканий не вносятся в трудовую книжку. Исключение составляет только случай, когда дисциплинарным взысканием является увольнение по статье – тогда запись об увольнении делается в обычном порядке.
Премии и другие элементы системы оплаты труда
Сведения о премиях, надбавках, вознаграждениях, выплатах за сверхурочную работу, а также о любых регулярных и разовых поощрениях, предусмотренных системой оплаты труда, не фиксируются в трудовой книжке. Это связано с тем, что такие выплаты относятся к расчётной части трудовых отношений и не влияют на стаж.
Краткосрочные отпуска и отпуска без сохранения заработной платы
Информация о отпусках по уходу за ребёнком, учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и других краткосрочных отсутствиях не вносится в трудовую книжку. В документе отражаются только фактические периоды работы.
Сведения о больничных листах и нетрудоспособности
Даты выдачи листков нетрудоспособности, продолжительность больничного и причины нетрудоспособности не записываются в трудовую книжку. Эти данные фиксируються в медицинской документации и в расчётных листках.
Информация о прохождении военной службы (в гражданской трудовой книжке)
Сведения о службе в вооружённых силах, альтернативной гражданской службе или учебных сборах не вносятся в обычную трудовую книжку. Они отражаются в отдельном документе – военном билете или справке о прохождении службы.
Данные о награждении, не связанные с трудовой деятельностью
Если награждение связано с общественной, спортивной, культурной или иной внерабочей деятельностью, такие сведения также не вносятся в трудовую книжку. В документе фиксируются только награды, полученные за трудовые достижения (например, ордена «Трудовая слава», почётные звания «Заслуженный работник»).
Сведения о переобучении, повышении квалификации и курсах (если не привели к изменению профессии)
Краткосрочные курсы, семинары и тренинги, не приведшие к изменению квалификации или профессии, не отражаются в трудовой книжке. Только если обучение привело к присвоению новой профессии или квалификации, запись вносится в раздел о профессии.
Почему эти сведения исключаются?
Основная цель трудовой книжки – подтверждение трудового стажа и непрерывности работы для расчёта пенсии, пособий и других социальных гарантий. Включение в документ посторонней информации:
- засоряет документ, усложняя его чтение;
- может привести к ошибочному учёту стажа при назначении выплат;
- противоречит принципу конфиденциальности личных данных (например, информация о дисциплинарных взысканиях).
Поэтому законодатель чётко ограничил перечень вносимых сведений, а всё остальное считается избыточным и не подлежит записи.
Практический совет для работодателей и сотрудников
При оформлении трудовой книжки следует:
- Проверять, относится ли запись к одному из разрешенных пунктов (приём, перевод, увольнение, изменение профессии, награждение за труд).
- Если сомневаетесь – уточнять в Инструкции по ведению трудовых книжек или запрашивать разъяснения у отдела кадров.
- Вести отдельные учётные формы для премий, больничных листов, отпусков и иных данных, которые не вносятся в трудовую книжку.
В трудовую книжку не вносяться сведения о дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения), премиях и других выплатах по системе оплаты труда, краткосрочных отпусках, больничных листах, военной службе, внерабочих наградах и краткосрочном обучении, не приведшем к изменению профессии. Соблюдение этих правил обеспечивает корректный учёт трудового стажа и защищает права работников.