Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж, сведения о работе, переводах, награждениях и основаниях прекращения трудового договора․ С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки, а с 1 января 2026 года завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․

Правовая база

• Статья 66 ТК РФ – регламентирует порядок ведения трудовой книжки, перечень обязательных записей и сроки их внесения․
• Приказ Минтруда № 320н от  г․ – детализирует порядок заполнения бумажных и электронных трудовых книжек, порядок исправления ошибок․
• Статья 57 ТК РФ – позволяет включать в трудовой договор дополнительные условия, не ухудшающие положение работника․
• Постановление Правительства РФ № 1405 от  г․ – устанавливает сроки и порядок перехода на электронные трудовые книжки․

Виды трудовых книжек

1. Трудовая книжка бумажного образца (старый) – действительна до полного перехода на ЭТК; может использоваться, если она не утрачена и не испорчена․
2. Трудовая книжка нового бумажного образца – обязательна при утере, порче старой книжки или при первом трудоустройстве, если работник отказывается от ЭТК․
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основной формат с 2023 года; оформляется через портал Госуслуги и хранится в личном кабинете работника․

Кто обязан вести трудовую книжку?

Обязанность вести трудовую книжку возлагается на работодателя․ Приём на работу, перевод, изменение условий труда, увольнение – все эти события фиксируются в книжке․

Работник имеет право:

• получить копию трудовой книжки по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней;
• требовать исправления ошибок в течение трёх дней после их обнаружения․

Порядок заполнения трудовой книжки

Приём на работу

Запись вносятся в раздел «Сведения о работе» (стр․ 2‑3) в следующем виде:

Графа 1 – Дата приема: 
Графа 2 – Наименование организации: ООО «Пример», ИНН 7701234567
Графа 3 – Наименование должности (должностных обязанностей): инженер‑технолог
Графа 4 – Срок работы: с по – (если бессрочно, ставится «по настоящее время»)
Графа 5 – Основание приема: трудовой договор № 12 от 
 

Перевод на другую должность или в другое подразделение

Вносятся новые записи в отдельные строки того же раздела․ При этом в графе 5 указывается «перевод», а в графе 6 – «по согласованию сторон»․

Увольнение

Запись делается в той же графе «Сведения о работе», но в графе 4 указывается конечная дата, а в графе 5 – основание увольнения․

Графа 1 – Дата увольнения: 
Графа 2 – Наименование организации: ООО «Пример»
Графа 3 – Должность: инженер‑технолог
Графа 4 – Срок работы: с по 
Графа 5 – Основание увольнения: увольнение по собственному желанию (заявление от )
 

Изменение наименования организации

Согласно пункту 13 Порядка заполнения, запись вносится отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе»:

Графа 3 – Наименование организации: с ООО «Пример» по ЗАО «Пример‑Инвест»
Графа 4 – Дата изменения: 
 

Награждения и поощрения

Записываются в отдельный раздел «Награждения», указывая дату, название награды и основание․

Оформление электронных трудовых книжек (ЭТК)

1. Работодатель регистрирует организацию в системе ЭТК и получает сертификат электронной подписи․
2. Создаёт запись о приёме на работу через Личный кабинет работодателя․ Все поля аналогичны бумажному образцу․
3. Работник получает уведомление на электронную почту и подтверждает запись своей электронной подписью․
4. При изменениях (перевод, увольнение) работодатель вносит новые записи, а работник подписывает их․
5. ЭТК автоматически формирует отчёт о трудовом стаже, который можно выгрузить в формате PDF․

Исправление ошибок в трудовой книжке

Согласно приказу Минтруда № 320н, исправления допускаются только в следующих случаях:

• Опечатка или неверно указанные данные (дата, наименование организации, должность)․
• Отсутствие подписи ответственного лица․

Процедура исправления:

1. Работник подаёт письменное заявление о необходимости исправления․
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней вносит исправление, ставя зачёркнутый неверный текст и подпись с указанием даты исправления․
3. Если ошибка существенная (например, неверный срок работы), требуется оформление дополнительного приказа с указанием причины исправления․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять бумажную трудовую книжку, если я получил электронную?

Нет․ При наличии ЭТК работник может отказаться от бумажного варианта․ Если же у работника уже есть бумажная книжка, она сохраняет юридическую силу до полного перехода на электронный формат․

Как оформить трудовую книжку для иностранного гражданина без бумажного экземпляра?

Для иностранных граждан, не имеющих бумажной трудовой книжки, оформляется ЭТК․ Приём на работу фиксируется в системе, а в случае необходимости выдаеться временный бумажный вкладыш с указанием основных сведений․

Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию трудовой книжки?

Работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию с письменным заявлением․ По закону работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней․

Примеры типовых записей (2026 г․)

Приём на работу

Увольнение по собственному желанию

Перевод на другую должность

Как скачать актуальный бланк и вкладыш

Бланки нового образца и вкладыши доступны на официальном сайте Минтруда России․ Для скачивания:

1. Перейдите в раздел «Документы» → «Бланки и формы»․
2. Выберите «Трудовая книжка нового образца (2023‑2026)»․
3. Нажмите кнопку «Скачать PDF»․

Корректное оформление трудовой книжки – залог защиты прав работника и работодателя․ С 2023 года вводятся новые требования к содержанию записей, а к 2026 году полностью переходим на электронный формат․ Соблюдая нормы ТК РФ и приказа Минтруда № 320н, вы избежите ошибок, которые могут привести к уменьшению пенсионных выплат или к административной ответственности․

Помните: своевременное и точное внесение сведений в трудовую книжку – ваша гарантия правовой защищённости на протяжении всей трудовой жизни․

Автор статьи – юридический консультант по трудовому праву․