Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовых отношениях.
Она фиксирует стаж работы, условия труда, а также служит доказательством трудового стажа при оформлении пенсии, пособий и т.д.
В России в 2021 году была введена электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант до сих пор сохраняет юридическую силу.
Ниже разберём, в каких случаях требуется трудовая книжка, как её оформить и какие нюансы стоит учитывать работодателю и работнику.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – статья 66 (Трудовая книжка)
- Федеральный закон «О государственной регистрации трудовых книжек» (с 2021 г.)
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 1113 от 30 января 2021 г.)
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если данная работа является основной. Исключения: физические лица‑непроизводители, индивидуальные предприниматели, а также случаи, предусмотренные иными федеральными законами.
Бумажная трудовая книжка
До 1 января 2021 г. все работники получали бумажную трудовую книжку. После введения ЭТК, правила изменились:
- Новые сотрудники (с 1 января 2021 г.) получают только электронную трудовую книжку.
- Бумажный вариант сохраняет законную силу и может быть сохранён работником по желанию.
- Если работник не отказался от бумажной книжки, он может получить её в бумажном виде, даже если у него уже есть ЭТК.
- В случае потери, порчи или утраты бумажной книжки работник может запросить дубликат в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – цифровая версия бумажной трудовой книжки, доступная в системе «Госуслуги» и других государственных порталах. Она содержит все сведения о стаже, должностях, окладах и т.д.
- ЭТК обязательна для всех новых сотрудников, которые впервые устроились после 1 января 2021 г.
- При приёме на работу информация о сотруднике должна быть занесена в ЭТК не позднее рабочего дня после издания приказа о приёме.
- При увольнении работник получает выдачу из ЭТК (выписку), подтверждающую стаж.
- Если работник переходит на бумажную трудовую книжку (например, по желанию), это должно быть зафиксировано в системе.
Когда нужна трудовая книжка?
| Ситуация | Требуется бумажная | Требуется ЭТК | Оба варианта |
|---|---|---|---|
| Новый сотрудник после 1 янв. 2021 г. | Нет | Да | Нет |
| Сотрудник, уже имеющий бумажную книжку | Да (если не отказался) | Да (если не отказался) | Да (если не отказался) |
| Потеря/порча бумажной книжки | Да (дубликат) | Да (выдача выписки) | Да |
| Увольнение | Да (выдача) | Да (выдача выписки) | Да |
| Переход на другую страну (например, Узбекистан) | Да (если требуется в стране назначения) | Да (если требуется в стране назначения) | Да |
Как оформить трудовую книжку впервые
- Подготовить приказ о приёме или трудовой договор.
- Отправить данные в систему ЭТК не позже рабочего дня после издания приказа.
- Если работник выбирает бумажную трудовую книжку, запросить её в отделе кадров в течение 5 рабочих дней.
- Убедиться, что в ЭТК внесены все сведения: ФИО, дата рождения, место работы, должность, оклад.
Что делать при потере или порче
- Для бумажной книжки – подать заявление о дубликате в отдел кадров.
- Для ЭТК – получить выдачу (выписку) через портал «Госуслуги».
- При отсутствии бумажной книжки, но наличии ЭТК, можно использовать выписку как подтверждение стажа.
Ответственность сторон
Работодатель
- Обязан вести трудовую книжку (бумажную и/или электронную) для всех сотрудников, проработавших более пяти дней.
- Вносить записи о приёме, увольнении, изменении должности, оклада.
- Хранить бумажную книжку в течение 10 лет после увольнения.
- Обеспечить доступ к ЭТК и своевременное обновление данных.
Работник
- Обязан предоставить работодателю данные для заполнения трудовой книжки.
- Соблюдать сроки подачи заявления о потере/порче.
- При желании отказаться от бумажной трудовой книжки – подать заявление об отказе.
- Сохранять копию выписки из ЭТК для личных нужд.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я работаю в компании, где ведётся только ЭТК? – Да, работник может запросить бумажную книжку, если не отказался от неё.
- Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку, но у меня есть ЭТК? – Получите выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» и сохраните её как доказательство стажа.
- Нужно ли мне подавать заявление о приёме в отдел кадров, если я уже получил приказ о приёме? – Нет, информация о приёме автоматически передаётся в систему ЭТК.
- Сколько времени занимает выдача дубликата бумажной трудовой книжки? – Обычно до 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Можно ли использовать выписку из ЭТК как замену бумажной трудовой книжки при оформлении пенсии? – Да, выписка из ЭТК имеет юридическую силу и признаётся при расчёте пенсии.
Трудовая книжка остаётся важным документом, фиксирующим трудовой стаж и условия работы. В 2026 году она существует в двух формах: бумажной и электронной. Работодатель обязан вести обе формы, если работник не отказался от бумажной. Новые сотрудники после 1 января 2021 г. получают только ЭТК, но могут запросить бумажную, если захотят. При потере, порче или увольнении работник имеет право на дубликат или выписку. Соблюдение сроков и правильное заполнение гарантирует юридическую защиту и упрощает дальнейшие процессы, связанные с пенсионным и социальным обеспечением.