Дата подготовки материала: 22 мая 2026 г.
Содержание статьи
- Что такое трудовая книжка и какие сведения в неё вносятся
- Запрет на внесение дисциплинарных взысканий
- Какие поощрения заносятся в трудовую книжку
- Почему закон запрещает фиксировать взыскания
- Исключение: увольнение как дисциплинарное взыскание
- Электронная трудовая книжка
- Практические рекомендации для работодателей
- Что делать, если запись о взыскании всё же внесена
Что такое трудовая книжка и какие сведения в неё вносятся
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся сведения о:
- приёме на работу и переводах;
- должностях, профессиях и специальностях;
- периодах работы;
- поощрениях (наградах, благодарностях, премиях за достижения);
- увольнении (основание, дата, статья ТК РФ).
Важно понимать, что перечень допустимых запитей закрыт и установлен законодательно (ст. 66 ТК РФ). Любая иная информация, не предусмотренная этим перечнем, считается незаконной.
Запрет на внесение дисциплинарных взысканий
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ):
«Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение».
Это означает, что замечание, выговор, строгий выговор, лишение премии и иные меры дисциплинарного воздействия не должны фиксироваться в трудовой книжке.
Такое положение подтверждается и в комментариях к ТК РФ (издание под ред. О. А. Шевченко, 2022 г.), а также в numerous разъяснениях контролирующих органов (Роструд, Минтруд).
Какие поощрения заносятся в трудовую книжку
В отличие от взысканий, поощрения expressly permitted. К ним относятся:
- благодарность объявленная приказом руководителя;
- грамота, благодарственное письмо от профсоюза или отраслевого органа;
- премия за высокие показатели работы (если премия оформлена как поощрение);
- знак отличия, медаль, орден и другие государственные или ведомственные награды;
- иные формы поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами организации;
Запись о поощрении оформляется в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ: указывается наименование поощрения, дата и основание (приказ, распоряжение).
Почему закон запрещает фиксировать взыскания
Основные цели данного запрета:
- Защита прав работника. Трудовая книжка служит документом, подтверждающим профессиональный опыт. Внесение негативных сведений может создать «чёрную метку», затрудняющую дальнейшее трудоустройство и карьерный рост.
- Разграничение функций документов. Диплинарные взыскания фиксируются в локальных актах организации (приказы о выговоре, замечании) и в личном деле сотрудника, а не в трудовой книжке.
- Предотвращение дискриминации. Запрет исключает возможность использования трудовой книжки как инструмента давления на работника.
- Соблюдение принципа конфиденциальности. Сведения о дисциплинарных проступках относятся к внутренней информации работодателя и не должны быть доступны третьим лицам без согласия сотрудника.
Таким образом, закон стремится сохранить трудовую книжку нейтральным и объективным отражением трудового пути, а не средством наказания.
Исключение: увольнение как дисциплинарное взыскание
Единственное дисциплинарное взыскание, которое может быть отражено в трудовой книжке, – это увольнение по статье ТК РФ, связанное с нарушением трудовой дисциплины (например, п. 6 ст. 81 ТК РФ – увольнение за прогул, п. 7 ст. 81 – за неоднократное невыполнение трудовых обязанностей без уважительной причины).
В этом случае запись оформляется как обычная запись об увольнении:
Уволен по статье 81 ТК РФ (прогул) от . Приказ № 123‑к от .
Важно: запись делается не о самом взыскании (выговоре, замечании), а о факте расторжения трудового договора по указанному основанию.
Электронная трудовая книжка
С введением электронной трудовой книжки (ЕТК) норма ст. 66 ТК РФ остаётся неизменной. В ЕТК также:
- вносятся только сведения о приёме, переводах, поощрениях и увольнении;
- записи о дисциплинарных взысканиях (выговоре, замечании) не допускаются;
- исключение – запись об увольнении по дисциплинарному основанию.
Работодатели, использующие ЕТК, должны обеспечивать соответствие этих правил в своих кадровых системах (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и др.).
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать нарушений трудового законодательства, рекомендуется:
- Оформить внутренний приказ о порядке ведения трудовых книжек, в котором чётко прописать запрет на внесение сведений о дисциплинарных взысканиях.
- Обучить кадровых специалистов положениям ст. 66 ТК РФ и разъяснениям Роструда.
- Вести отдельное личное дело (или электронное досье), где фиксируются все замечания, выговоры и иные дисциплинарные меры.
- При увольнении по дисциплинарному основанию оформлять запись строго в соответствии с требованиями ст. 64 и ст. 81 ТК РФ (указание статьи, даты, номера приказа).
- Проверять электронные системы на отсутствие автоматического добавления полей для дисциплинарных взысканий при формировании ЕТК.
- Хранить копии приказов о взысканиях в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов);
Что делать, если запись о взыскании всё же внесена
Если по ошибке или умыслу в трудовую книжку была внесена запись о замечании, выговоре или ином дисциплинарном взыскании, необходимо:
- Составить акт о недостоверной записи (в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй – у работодателя).
- Изменить запись путём её аннулирования: в трудовой книжке ставится пометка «Запись недействительна», указывается дата исправления и ссылка на акт.
- Внести корректную запись (если требуется) – например, запись о поощрении или об увольнении, если таковое имело место.
- Уведомить сотрудника о проведённых исправлениях под подпись.
- Сообщить в государственные органы (при необходимости) – например, в инспекцию труда, если нарушение носит системный характер.
Важно помнить, что любые изменения в трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек (утверждённой Приказом Минтруда России № 697н от ).