Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат всё ещё остается актуальным для многих сотрудников. Работодателю крайне важно правильно вносить записи в этот документ, так как любые ошибки могут привести к проблемам с назначением пенсии и подтверждением стажа.
В этой статье мы подробно разберем, какую именно информацию необходимо фиксировать в трудовой книжке, а также затронем нововведения, связанные с электронной формой документа.
Основные сведения, вносимые в трудовую книжку
Согласно действующему законодательству (Правила ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку работника вносятся следующие основные сведения:
- Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность.
- Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основания и причины этих действий.
- Сведения о награждениях: награждение государственными наградами, почетными грамотами, присвоение званий и другие поощрения за трудовые заслуги.
Что НЕ нужно вносить в трудовую книжку?
Часто у кадровиков и работодателей возникают спорные ситуации. Важно помнить, что далеко не вся информация о деятельности сотрудника подлежит фиксации в трудовой книжке.
Военная служба и служба по контракту
Один из самых частых вопросов — нужно ли вносить запись о прохождении военной службы? Минтруд и Роструд дают на это однозначный ответ. В трудовую книжку не вносятся записи о прохождении военной службы по контракту или срочной службы. Этот период подтверждается военным билетом, и работодатель не обязан делать об этом отметку в трудовой книжке работника.
Награждение почетной грамотой
На Онлайнинспекции часто задают вопрос о почетных грамотах. Здесь важно различать характер поощрения. Если это государственная награда или почетная грамота от имени работодателя за трудовые заслуги, запись вносить нужно. Если же грамота носит исключительно внутренний характер (например, грамота к 8 Марта или юбилею компании без привязки к особым трудовым достижениям), запись делать не обязательно.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад и сразу привлекла внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. ЭТК избавляет от проблем с утерей бумажного бланка и упрощает процесс учета стажа.
Завершение переходного периода в 2026 году
Ключевое событие в этой сфере: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж граждан теперь будет вестись преимущественно в цифровом формате. По данным ТАСС, на сегодняшний день около 24 млн работников в России уже переведены на электронный формат.
Тем не менее, бумажные трудовые книжки тех сотрудников, которые ранее выбрали их сохранение, продолжают вести параллельно с ЭТК.
Новые сведения в ЭТК
С внедрением цифрового формата расширяется и перечень информации, которую можно фиксировать. Глава комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов предложил включать в сведения электронной трудовой книжки дополнительные данные, которые ранее в бумажный вариант не вносились, чтобы сделать учет стажа более полным и прозрачным.
Правила внесения записей: на что обратить внимание
При заполнении бумажной трудовой книжки работодатель должен соблюдать строгие правила:
- Сроки: Запись о приеме на работу или увольнении должна быть внесена не позднее недельного срока со дня соответствующего события (при увольнении — в день увольнения).
- Формулировки: Все записи должны строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ и приказов работодателя.
- Ссылки на документы: Обязательно указание реквизитов приказа или распоряжения работодателя.
- Отсутствие сокращений: Слова нельзя сокращать (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
Ведение трудовой книжки — это ответственная задача, требующая от кадровых специалистов и работодателей внимательности и знания актуальных норм. Главное помнить базовые принципы: фиксируется только информация о работе, переводах, увольнениях и официальных трудовых награждениях. Военная служба и внутренние некарьерные поощрения в документ не вносятся.
С завершением в 2026 году перехода на ЭТК процесс учета стажа становится более современным, однако до полного отказа от бумажных носителей еще далеко, и аккуратность в работе с бумажными бланками остается крайне важной.