Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную биографию. В неё вносятся сведения, которые имеют юридическую силу и влияют на расчёт пенсии, выплаты при увольнении и другие социальные гарантии. В статье подробно рассмотрим, какие данные обязаны фиксировать работодатели, какие записи допускаются, а какие – запрещены.

Правовая база

Все правила заполнения трудовой книжки закреплены в Трудовом кодексе РФ (статья 66) и в нормативных актах, издаваемых Министерством труда и социальной защиты. Ключевые положения:

• В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (ТК РФ, ст. 66).
• Записи делаются только на основании приказа работодателя (приём, перевод, увольнение, награждение и т.п.).
• С 2022 года допускается электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант остаётся обязательным, если у работника уже есть старый документ.

Электронная трудовая книжка

С 2025 года все сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в ПФР для хранения. При этом:

1. Работодатель обязан обеспечить достоверность данных.
2. Работник может запросить печатный дубликат при необходимости.
3. Электронный вариант полностью заменяет бумажный, если работник согласен на его ведение.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

При первичном оформлении (раздел «Сведения о работе»)

При открытии трудовой книжки вносяться:

• Фамилия, имя, отчество, дата рождения (по паспорту).
• Сведения о месте рождения (по желанию работника).
• Образование (высшее, среднее и т.д.) – при желании работника.
• Серия и номер паспорта (по желанию).

Записи о трудовой деятельности

Каждая запись делается в отдельной строке и содержит:

Переводы и изменения условий труда

В книжку вносятся только постоянные переводы (смена должности, подразделения, места работы). Временные командировки и проекты фиксируются в иных документах.

• Дата перевода.
• Новое место работы (наименование организации, если перевод в другое юридическое лицо).
• Новая должность и условия труда.
• Приказ о переводе (номер, дата, подпись).

Увольнение

Запись об увольнении обязательна и должна содержать:

1. Дата увольнения.
2. Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.).
3. Номер и дата приказа об увольнении.
4. Подпись руководителя и печать организации;

Награждения и поощрения

В трудовую книжку могут вноситься сведения о:

• Грамотных наградах (грамоты, медали, знаки отличия), полученных в результате официального приказа.
• Повышении квалификации, получении профессионального звания.

Важно: регулярные премии, надбавки и бонусы в книжку не вносятся – они фиксируются в расчётных листах и справках о доходах.

Другие допустимые записи

• Сведения о прохождении профессионального аттестационного контроля.
• Записи о восстановлении в должности после увольнения.
• Сведения о переводе в другую форму занятости (например, из штатного в совместительство).

Что НЕ вносится в трудовую книжку

• Сведения о временных командировках, проектах, стажировках без официального трудового договора.
• Регулярные выплаты (премии, надбавки, компенсации).
• Личные комментарии работодателя (оценки, замечания).
• Информация о судимостях, медицинских ограничениях, семейном положении – такие данные не относятся к трудовой деятельности.

Технические нюансы заполнения

Формат записей

Записи делаются чернильной ручкой (чёрный цвет) в блокноте, предусмотренном для трудовой книжки. При электронном варианте используется система ПФР, где каждая запись имеет аналогичный набор полей.

Заполнение свободных строк

Если в бумажной книжке закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе», необходимо оформить вкладыш того же формата и прикрепить его к последней странице. Оформление новой книжки допускается только при полном износе старой (разрушение, утрата).

Проверка записей

Работник имеет право проверять правильность записей в любой момент. При обнаружении ошибок работодатель обязан исправить их, подписав исправление и указав причину.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить в книжку запись о премии?

Нет. Премии и надбавки фиксируются в расчётных листах и справках о доходах, а не в трудовой книжке.

Что делать, если в книжке нет свободных строк?

Оформить официально утверждённый вкладыш и продолжить запись в нём. При полном износе книжки – оформить новую по текущей форме.

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да, если у работника уже есть электронная трудовая книжка в ПФР и он дал согласие на её ведение. При этом необходимо подписать согласие в установленной форме.

Какие документы нужны работодателю для внесения записи?

Приём – приказ о приёме, трудовой договор; перевод – приказ о переводе; увольнение – приказ об увольнении; награждение – приказ о награждении с указанием вида награды.

Можно ли вносить запись о временной работе (подряд, фриланс) в книжку?

Только если между работником и заказчиком заключён трудовой договор, а не гражданско‑правовой (ГПХ). В противном случае запись недопустима.

Трудовая книжка – документ, в который вносятся только официальные сведения о трудовой деятельности: приём, постоянные переводы, увольнение, награждения и другие кадровые перемещения, подтверждённые приказами работодателя. Регулярные выплаты, премии и личные комментарии в книжку не включаются. С 2022 года допускается электронный вариант, однако правила заполнения остаются теми же.

Помните: правильное и своевременное ведение трудовой книжки защищает ваши права, упрощает расчёт пенсии и гарантирует юридическую чистоту отношений с работодателем.

Статья составлена на основе актуальных нормативных актов (ТК РФ, Приказ Минтруда РФ № 308н от ) и рекомендаций ведущих правовых сервисов (КонсультантПлюс, Контур) на дату 23 мая 2026 г.